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Cadena de Suministro Lean y la tecnología – Parte II

¿Dónde aplicar Lean en una Cadena de Suministro?

Básicamente en todos los procesos, por ejemplo en la planificación, en la adquisición de materiales-aprovisionamiento, en la fabricación, transporte y distribución. El tema es muy extenso para desarrollar en un artículo, pero intentaré hacer una síntesis.

1. Planificación

A nivel estratégico se puede considerar la planificación a largo plazo. Por ejemplo el sitio/lugar donde se establece el negocio, una red fiable de proveedores y transportistas, planeamiento a largo plazo de mejoras e innovaciones para cumplir con las necesidades del cliente, planificación de inventario y gestión de productos a lo largo de su ciclo de vida, implementación de programas y sistemas de tecnología de la información para hacer los procesos más eficaces.

A nivel de planeamiento táctico a corto plazo, las decisiones juegan un papel importante en el control de costes y en la minimización de riesgos, el enfoque se centra en las demandas de los clientes y en lograr el máximo valor para el cliente. Prevenir problemas de distribución, variabilidad de la demanda, problemas de capacidad, seguridad, etc. Hay que preocuparse en los contratos de adquisición de materiales y servicios, planes de producción y pautas para alcanzar estándares de calidad y seguridad, soluciones para transporte y almacenamiento, logística de inventarios, etc.

A nivel de planeamiento operacional (procesos del día a día). Considerar los pronósticos diarios y semanales para satisfacer la demanda, operaciones de producción incluida la programación y la gestión detallada trabajo en progreso, seguimiento de la actividad logística para el cumplimiento de contratos y pedidos, llevar registro de daños o pérdidas con proveedores y clientes, gestión de materiales y productos entrantes y salientes, inventarios en mano.

Lean y las redes de suministro. De acuerdo al concepto de mejora continua de Lean, la optimización de las redes de suministro pueden ser reevaluadas, para tener en cuenta valor estratégico y aumentar la rentabilidad ya sea en nuevos mercados o simplemente aumentar optimizar el rendimiento de la cadena de suministro actual.

El proceso de optimización de la red de la cadena de suministro puede ayudar a obtener más valor y menos desperdicio, manteniendo los inventarios más bajos, manteniendo los niveles correctos de existencias y eligiendo los modos de transporte adecuados y las estrategias de almacenamiento en toda la red. Sin una red de cadena de suministro optimizada, resulta muy difícil ejecutar una estrategia lean.

Lean en el Pronóstico de la Demanda. Pronosticar, quizás más que otro proceso, necesita ser Lean y eficiente, o puede conducir a desperdicios a través de una organización a corto, mediano y largo plazo. La imprecisión del pronóstico a cualquier nivel puede conducir al despilfarro, afectando al cliente en términos de entrega insuficiente, tardía o nula (y por lo tanto, pérdida de ventas); mayores cantidades de inventario en stocks de seguridad (costos) para compensar la inexactitud de pronóstico; y potencialmente cualquiera de los otros ocho desechos, además de exceso de inventario.

Generalmente se considera el enfoque Lean para un Pronóstico de la Demanda cuando existen muchas actividades de procesos de pronóstico que no agregan valor. Un enfoque Lean consiste en recolectar datos, realizar análisis para agregar valor, comunicar los resultados a la administración y racionalizar y mejorar el proceso general de pronóstico. Como el objetivo es eliminar procesos o desechos sin valor agregado, es necesario identificar dónde se están gastando los recursos en el proceso existente.

Lean en la Planificación de los requerimientos de material (MPS). Es un software que planifica la producción y un sistema de control de inventarios. El fin es contar con los materiales requeridos en el momento oportuno para cumplir con la demanda de los clientes. La programación es muy importante cuando se fabrica algo, ya que se centra en ubicar los mínimos recursos necesarios en el momento adecuado para poder realizar las tareas a tiempo.

Lean requiere nivelar la programación de la producción para suavizar los momentos de mucha producción con los momentos de baja producción. Si queremos lograr Lean, debemos ser capaces de hacer cambios rápidos de un producto a otro y también ser capaces de producir en pequeños lotes. La mejor forma de hacerlo es contar con un sistema “pull” en lugar del tradicional sistema “push” para producción de grandes lotes. El concepto de “takt time” es crítico para lograr nivelar la producción y eliminar los cuellos de botella.

Lean en Sales and Operations Planning (S&OP). La planificación de ventas y operaciones (S&OP) es un proceso que una empresa usa para asegurar que la oferta pueda satisfacer la demanda. El S&OP busca el equilibrio entre la demanda y el suministro. Lean con S&OP forman una excelente combinación, ya que el primero tiende a ser más fuerte en el corto plazo y en la mejora del lugar de trabajo, mientras que el segundo en la toma de decisiones para el futuro. S&OP ofrece una visión a distancia que proporciona la capacidad de predecir la capacidad y los problemas de disponibilidad de material antes de que se conviertan en crisis.

2. Aprovisionamiento

La adquisición de materiales es el siguiente paso lógico después de completar el proceso de planificación. El proceso de compras se origina en la demanda o por necesidades para cubrir inventario o servicios.

Lean y la Planificación de Requerimiento de Materiales (MRP). Se creó para planificar la adquisición de piezas y materiales, así como también el establecimiento de diferentes fases en el tiempo de dicho proceso. El proceso puede ser ligado a una demanda dependiente (según el forecast) o a una demanda independiente (según un programa maestro de producción).

En general, un pensamiento clásico entre MRP y JIT es que MRP es generalmente mucho mejor para compañías que tienen muchas opciones de productos, frecuentes cambios de ingeniería, y un sistema variable de productos. JIT es mejor para entornos con menos opciones de productos, menos cambios de productos e ingeniería, y menos variabilidad en los niveles de demanda.

No es fácil combinar Lean con MRP, pero cuando se enlazan los objetivos de visibilidad y de alineación de recursos cerca de la demanda actual, los cuales mejoran el flujo, los software MRP pueden encontrar un terreno común con las propuestas de Lean Manufacturing.

Lean y Procurement: Lean “sourcing” o adquisiciones, es una manera diferente de ver y trabajar con los proveedores.

Procesos Lean

Otros aspectos a considerar es la utilización de procesos electrónicos para transmitir-recibir documentos en el proceso de adquisiciones, lo cual trae muchos beneficios. Una variedad de tecnologías están disponibles hoy en día para ayudar a una organización a automatizar y mejorar sus diversos procesos de adquisición.

3. Fabricación. Lean y los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)

Permiten la automatización e integración de muchos procesos de negocios, incluyendo finanzas, contabilidad, recursos humanos, ventas y entrada de pedidos, materias primas, inventario, compras, programación de producción y envío, recursos y planificación de producción y gestión de relaciones con clientes. Un sistema ERP comparte bases de datos y prácticas empresariales comunes para producir información en tiempo real y coordinar procesos de negocio que van desde la evaluación de proveedores hasta la facturación de clientes.

Muchos de los sistemas ERP actuales han ampliado sus aplicaciones adaptándose a los principios básicos de Lean, definiendo y especificando el valor, realizando el mapeo de la cadena de valor, flujo y sistema pull de demanda. Además, el ERP y la producción Lean ofrecen muchos de los mismos beneficios para una organización, como la reducción de inventario y tiempo de entrega (lead time), la mejora de la calidad y la mejora del servicio al cliente. Debe entenderse que los sistemas ERP soportan y permiten a Lean pero no lo conducen. Es la cultura Lean, el entrenamiento y las herramientas que lo hacen posible. Los sistemas ERP apoyan y ayudan a permitir iniciativas Lean.

Lean y los Sistemas de fabricación (MES). Es un sistema de control para gestionar y supervisar el proceso de trabajo en el piso de fábrica; realiza un seguimiento de la información de fabricación normalmente en tiempo real, recibiendo datos de robots, monitoreo de máquinas y empleados. El objetivo de un sistema de ejecución de fabricación es mejorar la productividad y reducir el tiempo de ciclo (es decir, el tiempo total para producir un pedido).

Un sistema MES contiene muchísima información que puede ser utilizada para identificar y eliminar los desperdicios o despilfarros. Mediante la integración de herramientas Lean la información histórica dentro de MES puede utilizarse para soportar o validar el análisis de VSM, al tiempo que el control de producción puede ser cambiado de un sistema “push” a “pull”. También los sistemas visuales utilizados en las herramientas Lean, pueden ayudar a regular los niveles de inventario y las actividades de producción.

Lean y Short-Term Scheduling. La Programación a Corto Plazo, tiene como objetivo principal asignar y priorizar la demanda (generada por previsiones o pedidos de clientes) a las instalaciones disponibles de la manera más eficaz y eficiente. Ventajas: movimiento más rápido de bienes hacia las instalaciones y también un mejor uso a menor costo, las entregas se hacen más confiables y más rápidas.

Lean y los “Sistemas Avanzados de Planificación y Programación” (APS). Con estos sistemas se puede superar la brecha entre los sistemas ERP y el pensamiento Lean. Pueden gestionar con precisión el tiempo, reaccionar ante los cambios en el nivel de operación y crear un calendario que sincronice de forma rápida y precisa múltiples restricciones. Un sistema APS es un proceso de gestión de fabricación por el cual las materias primas y la capacidad de producción se asignan óptimamente para satisfacer la demanda.

4. Transporte y Distribución

Lean y Distribution Requirements Planning (DRP).  La Planificación de Necesidades de Distribución (DRP) es una técnica utilizada para la entrega de bienes que implica la determinación de las cantidades de artículos, la ubicación y el calendario necesarios para satisfacer la demanda prevista. El objetivo de DRP es maximizar la disponibilidad del producto y reducir los costos de ordenar, transportar y mantener el producto en almacén.

DRP es ideal para las organizaciones que desean pasar de un sistema “push” a un sistema “pull”, para una cadena de suministro más eficiente tipo Lean. Sin embargo, DRP funciona sólo para empresas que tienen la filosofía y los procesos lean ya funcionando. Muchos vendedores de sistemas ERP han agregado el sistema DRP como un modulo, debido a la gran demanda por estos sistemas. Un software DRP es una continuación lógica de un MRP (Planificación de Requerimiento de Materiales) utilizándolo para el movimiento de bienes terminados desde las instalaciones de producción.

Lean y Transportation Management Systems (TMS). Un TMS ofrece beneficios a una organización como el control de cuentas y facturación automatizada, optimización de las operaciones y la mejora de la visibilidad. Estos sistemas suelen ayudar en la planificación, programación y control del sistema de transporte.

El uso de principios Lean junto con un TMS puede resultar en costos de transporte más bajos, mejora del servicio al cliente, niveles de inventario reducidos y mejores negocios. Se eliminan desperdicios y excesos en el transporte, mejora la colección de datos, mejora la toma de decisiones, optimización de procesos (carga y selección de rutas), comprendemos mejor los costos de servir a nuestros clientes, reducción del departamento de transporte de la empresa, menos gastos en combustible, menos almacenes son necesarios, etc.

Lean y los Sistemas de Cumplimiento de Pedidos. Un Sistema de Cumplimientos de Pedidos, es el proceso desde el punto de venta hasta la entrega de un producto al cliente. En general, se refiere a la forma en que las empresas responden a los pedidos de los clientes. Aquí voy a considerar los almacenes, los pedidos, las relaciones con los clientes, y los sistemas que se utilizan para administrar dichos procesos.

(I) Los Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS), son aplicaciones de software utilizadas para administrar la recepción, el movimiento y el almacenamiento de materiales dentro de las “cuatro paredes” de una instalación y procesar las transacciones necesarias para la recepción, el almacenamiento, la recolección (picking), el embalaje (packing) y el envío (shipping).

Muchos WMS sofisticados son capaces de utilizar tecnologías para la identificación automática de captura de datos, tales como escáneres de código de barras, computadoras móviles, y potencialmente RFID, para administrar y monitorear eficientemente el flujo de productos en un almacén.

(II) Un Sistema de Gestión de Pedidos (OMS), es un sistema informático utilizado en muchas industrias para la entrada y el procesamiento de pedidos. En la mayoría de los casos, es parte de un sistema ERP, WMS o de un sistema contable. Las aplicaciones de OMS gestionan procesos que incluyen entrada de pedidos, validación de créditos de clientes, precios, promociones, asignación de inventario, generación de facturas, comisiones de ventas e historial de ventas.

(III) Un Sistema de gestión de Ordenes de Distribución (DOM), se diferencia al de OMS en que administra la asignación de órdenes a través de una red de múltiples ubicaciones de producción, distribución y / o minoristas para asegurar que los costos logísticos y / o los niveles de servicio al cliente se optimicen.

(IV) Los Sistemas de Gestión de Clientes (CRM) se refieren a procesos, estrategias y las tecnologías que las empresas utilizan para administrar y analizar las interacciones y los datos de los clientes durante todo el ciclo de vida de los mismos. CRM es una aplicación de software que gestiona las interacciones de una empresa con clientes actuales y futuros. El ciclo que va desde que se hace efectivo un pedido de un cliente, hasta que dicho pedido se convierte en dinero, es una medida muy importante para Lean.

En un enfoque Lean, mejorar el proceso de cumplimiento de pedidos y acortar este ciclo es clave. Puede incluir funciones administrativas tales como la gestión de pedidos o la planificación y operaciones de almacén y transporte. Acortando el ciclo de procesamiento de pedidos, permite a una empresa acortar el tiempo de inactividad, resultando un mejor servicio al cliente por ser más rápido el cumplimiento de los pedidos. Esto también ayuda a reducir costes de transporte y puede crear las condiciones para acceder a una mayor cuota en el mercado.

Conclusiones

Las organizaciones están atrapadas en un ciclo constante que los empuja a mejorar sus negocios con el fin de obtener una ventaja competitiva. Existe un estrés y una constante presión para reducir los costos, el tiempo y el inventario. Una forma que ha demostrado mejorar sustancialmente una organización y los procesos de una cadena de suministro, es aplicar la metodología Lean.

Si bien al diseñar una cadena Lean nos protegemos de las redundancias y la Muda, hay que tener cuidado en no poder manejar la variabilidad. Es necesario tener la capacidad de manejar todos los productos, ya que algunos tendrán una demanda estable pero otros tendrán una demanda más volátil. Esto significa que lo ideal es ser lean (para productos de demanda estable) y ágil (para artículos de demanda volátil).

La filosofía Lean puede ser combinada con diferentes tecnologías, lo cual puede conformar una combinación que sin duda, da un plus y una ventaja competitiva a toda cadena de suministro. Como muchos otros aspectos de la filosofía Lean, en una cadena de suministro la tecnología puede ser un mejorador de los procesos, así como también puede ayudar a retener o ganar más clientes. Las mejoras que Lean proporciona a una cadena de suministro, pueden recibir la ayuda de diferentes tecnologías que actúan como un “lubricante” en la cadena, aumentando las mejoras considerablemente.

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Marcello Giordano
Master en EAE Business School (Barcelona- España) . Experto en Cadena de Suministro. Actualmente desempeño como consultor y asesor privado en Logística y Supply Chain Management, ofreciendo sus servicios tanto a empresas como a personas. Con una larga trayectoria internacional. He trabajado para organizaciones internacionales como por ejemplo Naciones Unidas, ocupando un alto puesto en el área logística en la misión de Haití. También forma parte de “Broker y Asociados”, brindando servicios de consultoría en Logística y Cadena de Suministro para los clientes de la empresa para diferentes países de Latinoamérica y Europa.

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