Inventario & Almacén, Lean

Nuevas formas de almacenar, la evolución del almacenaje

Del Dark warehouse a las Dark Stores

El almacén es una constante en la logística. Denostado por unos, ignorado por otros y desconocido en su relevancia, siempre ha sido una fuente de retos, problemas y costes. ¿Hacia donde apuntan las nuevas formas de almacenar?
El enfoque en filosofías de corte lean siempre ha tratado de reducir al mínimo los procesos relacionados con el almacén, partiendo del hecho de que tener cero stock o trabajar con el justo a tiempo es el estado ideal, ignorando el hecho de que los almacenes no solo son necesarios tal y como están planteados, no son una fuente de “mudas” y son inevitables y necesarios. De hecho, prácticas como el Lean Warehousing son relativamente modernas y no muy extendidas, salvo que estén integradas en proyectos en los que la producción se esté gestionando con estas metodologías y haya un proyecto lean conjunto.
Por otro lado, históricamente el almacén ha sido ignorado en general por todo tipo de empresas en todo tipo de sectores. Una actividad esencial que en contadas ocasiones recibe las inversiones y recursos necesarios en comparación con el resto de los departamentos.
Siempre faltados de formación y de gestión optimizada, los equipos de almacén han luchado con la acepción “costes ocultos,” que siempre ha ido de la mano del almacén. Una circunstancia llamativa en el sentido en que, en un almacén correctamente gestionado y con los recursos adecuados, no existen los costes ocultos, solo costes conocidos y gestionables.
Finalmente, en muchos casos, el poco interés que despierta la gestión del almacén en la dirección de muchas empresas trae como consecuencia el desconocimiento de los costes reales del almacenaje o del funcionamiento mismo de la instalación, de lo que implican los errores o de la dimensión adecuada de los recursos para cada centro de trabajo, siendo poco conscientes de lo estratégicamente importante que es la logística y, en concreto, las operaciones de almacenaje.

La evolución de la gestión del almacén

En este contexto, los gestores han buscado fórmulas para optimizar la gestión de las operaciones y en ese sentido las soluciones se podrían concentrar en dos conjuntos de acciones:

  1. La mejora continua
  2. La tecnología

La mejora continua como expresión global de mejora en las operaciones o, lo que es lo mismo, en la búsqueda de la productividad y el coste a base de revisar y corregir errores, procesos y sistemas de trabajo, con o sin metodologías tipo lean.
Podemos considerar que la mejora de las operaciones es la tónica habitual a la hora de buscar salidas a los problemas que se plantean continuamente en la logística.
Los gestores tratan de analizar con diferentes herramientas convencionales o de corte lean los procesos que están fallando o los que necesitan ser modificados en función de la necesidad de cada empresa.
Un gestor eficiente tendrá implantados una serie de KPI y controlará de manera constante las actividades del almacén, estableciendo una línea de mejora continua en las operaciones que le ayudará a solucionar problemas y a encontrar nuevos enfoques.
Pero la mejora continua tiene sus limitaciones. Por un lado, llega un punto en que la mejora analítica de los procesos del almacén ya no puede ofrecer resultados transcendentes. Es decir, se puede agotar la fuente de mejoras. Por otro lado, no todas las empresas dedican tiempo, dinero y recursos a establecer planes de mejora o ni tan siquiera establecer unos indicadores mínimos, circunstancias que unidas a la creciente mejora de las operaciones por parte de la competencia llevan al camino de la automatización y a la transformación digital.
Se puede decir que una cosa es consecuencia de la otra, que la falta de resultados en las mejoras impulsa a adoptar soluciones automatizadas. Y en ocasiones sucede así. Existen empresas que directamente escogen el camino de en medio y sin plantearse otra cosa implantan tecnología y existen otras que primero intentan mejorar de manera convencional y cuando agotan la eficacia de este modelo pasan a la tecnología.
En cualquier caso, y como veremos a continuación, todos los caminos conducen a la tecnología.

La evolución del almacén a lo largo del tiempo se ha visto impactada por la tecnología. La entrada de las TIC ha supuesto un punto de inflexión en la mejora de las actividades logísticas. Las TIC han sido rápidamente asumidas por las empresas pasando a formar parte de sus modelos de gestión desde hace décadas. La implantación ha sido desigual, tanto en relación con las empresas como a los departamentos. Hoy en día siguen existiendo empresas que no han adoptado ningún tipo de tecnología relevante más allá de las conocidas soluciones Office y sus modelos de gestión son rígidos y convencionales, lo que supone un problema a la hora de controlar con eficacia la explotación del almacén y la competitividad. Otras empresas adoptan soluciones tecnológicas, pero solo desarrollan su potencial en un área de la empresa, que suele ser administración y ventas, generalmente, dejando de lado el desarrollo de las TIC en las áreas logísticas.
Sin duda, la solución más adoptada en el ámbito empresarial históricamente ha sido el ERP o Enterprise Resource Planning. Desde los años 50, como tecnología de gestión ha evolucionado hasta ser ampliamente implantada a partir de los 70 y con la denominación de ERP en los 90, llegando a todo tipo de empresas.
El ERP ha mejorado la gestión logística en general, gracias a los módulos diseñados a tal efecto integrados en todos los softwares, que cada vez son más especializados.
En el caso de los almacenes, la dificultad de base para desarrollar el potencial de los módulos de gestión de almacenes del ERP suele estar en la inversión que requiere hacer funcionar este modelo de gestión. Una inversión en forma de implantación de códigos de barras y lectores, formación para los operarios o conocimientos sobre técnicas de análisis de datos y control del uso efectivo del software en el almacén, lo que supone una barrera para muchas empresas que deciden centrarse en el uso del software únicamente en la parte más administrativa.
Al margen del ERP, otra TIC que ha mejorado decisivamente las operaciones del almacén es el SGA (Sistema de Gestión de Almacenes).
Con este software se ha alcanzado el control completo de los almacenes a gran escala, desarrollado para prestar servicio en todas las áreas del proceso del almacenaje y también en procesos como el transporte, comunicaciones, aprovisionamiento o atención al cliente.
La particularidad del SGA radica en la especialización. Su diseño va más enfocado en la gestión de grandes o complejos almacenes en los que un módulo de ERP se puede quedar corto o necesita un desarrollo que hace prohibitivo su diseño.
Un SGA va más allá en la gestión de los almacenes, incorporando soluciones y modelos de análisis que suelen cumplir con las expectativas de los almacenes más complejos.

Junto con los softwares de gestión, se han diseñado herramientas que los complementan, TICs relacionadas con la productividad y la automatización de tareas como:

  • La identificación de artículos por medio de código de barras
  • La RFID o Identificación por Radiofrecuencia
  • La identificación por medio de etiquetas EPC

Debemos comentar que la evolución técnica de los almacenes siempre ha estado precedida de la evolución de la propia cadena de suministro. El desarrollo de las actividades de la cadena siempre ha impulsado los cambios en todos sus eslabones, logística, producción, almacenes, transporte, distribución, etc.
En lo que se refiere a la tecnología, podríamos concluir con toda seguridad que la aplicación de esta es la última opción segura para ganar en competitividad.
Hoy en día nadie duda que la implantación de las TICs en el almacén ha sido positiva y ha generado enorme valor a la gestión. Por otro lado, si se quiere ser eficiente y optar a formar parte de una cadena de suministro hiperconectada, es inevitable subir al siguiente nivel: la digitalización.

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La optimización de las operaciones del almacén

Como estamos viendo, el almacén ha evolucionado drásticamente desde los 90 hasta ahora y todo gracias a la tecnología y a la adopción de diferentes filosofías de organización como la concepción global de la cadena de suministro, pasando de la desconexión entre los diferentes eslabones que forman la cadena a una concepción coordinada entre todos los elementos.
La necesidad histórica y evolutiva de la gestión global de la cadena de suministro ha encontrado su camino de desarrollo con las nuevas tecnologías. Las barreras de comunicación que han existido siempre desaparecen con la adopción de la digitalización y las áreas que conforman las operaciones logísticas que, desde 2014, han ido evolucionando en este sentido.

El almacén siempre ha buscado la mejora a través de la automatización, y en este sentido, los gestores, siempre buscando la optimización, se han centrado en dos claves:

  1. La automatización
  2. La digitalización

La automatización es la clave histórica en el desarrollo de estrategias de almacenaje.
Llevamos muchos años viendo y diseñando automatizaciones parciales o totales en almacenes: desde la construcción de silos para palets y transelevadores, pasando por soluciones de transporte como los transportadores de rodillos y los transportadores aéreos, AGV y demás robots o soluciones periféricas como retractiladoras automáticas, sistemas de carga/descarga autónomos, embaladores, etc.
Desde principio de los años 60 los almacenes automáticos han ido tomando relevancia dentro de las estrategias logísticas de las empresas, bajo las directrices de 4 principios esenciales que a día de hoy siguen en vigor:

  1. La optimización del espacio de almacenaje
  2. La optimización de la productividad en las operaciones propias
  3. Ahorro de mano de obra
  4. Optimización de la gestión de las operaciones

En este sentido, la evolución del almacenaje ha pasado del almacenamiento convencional en piso con estanterías, baldas, palet o soportes varios, a la automatización de todos o algunos de estos procesos o sistemas.
Junto con el trabajo que se realizaba de manera manual, todas las operaciones de entrada y salida de mercancías, ubicación y manipulación requerían de grandes recursos humanos y el tratamiento de la información se basaba meramente en albaranes, notas o libros de registros. De ahí el impacto de las TIC en todo este sistema tan manual.
Tras más de 50 años de historia del almacenaje automático, los hitos logrados pasan por la capacidad y alto rendimiento de las instalaciones, la evolución de la tecnología y el diseño de las plataformas.
Actualmente, con la 3ª y 4ª Revolución Industrial, las automatizaciones han pasado de un estado austero y contemplativo a formar parte de sistemas digitales conectados mediante tecnologías como IoT (Internet of Thinks), IA (Inteligencia Artificial) o gestión Cloud, entre otras aplicaciones propias de la digitalización.

En el extremo: Dark Warehouse

Si llevamos al extremo la automatización del almacén nos encontraremos en situación de completar un Dark Warehouse o almacén oscuro.
Es el extremo opuesto al almacén convencional en todos los sentidos, desde su concepción y diseño, hasta su gestión y planificación.
Un almacén oscuro es un almacén totalmente automatizado en el que la intervención humana es la mínima, y se suele circunscribir a la programación y mantenimiento o a labores de entrada de mercancía o carga de pedidos.
En los casos más extremos, la intervención humana únicamente es la de mantenimiento, ya que la programación y control se realiza en remoto y la alimentación del almacén se puede gestionar mediante AGV o sistemas similares. Respecto a la gestión de los pedidos preparados para envío, estos pasan automáticamente a espacios dinámicos de espera, donde en última instancia los operarios cargas en los camiones.
Como curiosidad, el término “oscuro” se aplica porque estos almacenes suelen carecer de iluminación, ya que no hay operarios trabajando en su interior.

Por otro lado, estos almacenes son un conjunto de diferentes tipos de tecnología, en su diseño se emplean automatismos, electrónica y maquinaria común de movimiento y transporte, robots que realizan trabajos especializados y software con funciones de programación y gestión, mantenimiento, análisis o control de la instalación.
Ventajas de este tipo de instalaciones, entre las más importantes:

  • Podemos observar un conjunto de ítems de ahorro relacionados con estas instalaciones: el ahorro de energía, de personal o de costes propios del almacén convencional.
  • La productividad y eficiencia se ven incrementadas por la capacidad de trabajo de los robots e instalación que puede ejecutar procesos las 24h del día y los 365 día del año. La rapidez con la que trabajan estas instalaciones y las bajas posibilidades de la comisión de errores, son otras dos ventajas muy llamativas.
  • Otro aspecto clave es la optimización del espacio de almacenaje, al carecer de espacios para el movimiento de la mercancía, como los pasillos, zonas de espera o zonas de manipulación, el número de huecos de almacenaje se incrementa. Al margen del hecho de que al almacenar hacia arriba se ahorra superficie de m2 con el consiguiente ahorro de costes.

Si tuviéramos que mencionar qué desventajas tienen, estas las compartirían con el resto de los sistemas automatizados de almacenaje. Pero con una mayor incidencia en temas como el coste de las instalaciones, ya que no son nada baratas. Estaríamos hablando de millones de euros que pocas empresas se pueden permitir. Por otro lado, y al igual que sus hermanos, son almacenes poco flexibles y difícilmente reutilizables para otros fines que no sean los diseñados en su momento.
Es lógico pensar que este tipo de instalaciones están pensadas para gestionar mercancías de similar categoría y desaconsejadas para manejar diferentes tipos de mercancía, volumen, peso, tamaño y demás atributos.

Las nuevas tendencias en almacenaje

Estamos tratando de establecer una evolución en las técnicas de almacenaje. Hemos visto como las TIC o las nuevas filosofías de gestión de la cadena de suministros han impactado de forma definitiva en la logística y, por ende, en el almacenaje.
En este sentido, la evolución logística sigue su curso y, en el periodo actual, que podemos entender que comprende entre el 2012 y hoy, han estrado en juego dos disruptores definitivos:

  1. El comercio electrónico
  2. La digitalización

Del segundo, la digitalización, estamos en proceso de transformación y todavía no podemos asegurar que en los próximos años habrá uno u otro tipo de modelo de gestión y concepción del almacenaje y la logística. Cada país avanza a un ritmo diferente y, aunque la crisis del COVID-19 ha acelerado la digitalización, existe una gran barrera a vencer entre la digitalización y la actividad empresarial desde el punto de vista analógico. Es decir, el uso de las nuevas tecnologías por si solo no supondrá un cambio radical en la forma de gestionar la logística en la mayoría de las empresas, hasta que estas puedan asumir la transformación junto con los procesos físicos. Y eso está en el medio/largo plazo.
Sí, conocemos las variables que entran en juego: los habilitadores (IA, Blockchain, IoT, etc.), sus potencialidades y sus aplicaciones actuales que van abriéndose camino en la gestión de la cadena de suministro.
Es difícil saber hasta que punto de profundidad entrará la digitalización en la logística, si se quedara en las empresas que se lo puedan permitir o habrá una transformación real en todo el tejido empresarial.

El comercio electrónico es uno de los mayores disruptores que ha tenido la cadena  de suministro, y por ende la logística y finalmente el almacén, después del impacto de las TIC y las automatizaciones.
El e-commerce se ha presentado casi sin avisar, impactando de manera muy rápida en todas las operaciones logísticas. En apenas 10 años se ha pasado de un modelo logístico exclusivamente B2B a modelos mixtos o exclusivamente B2C, lo que ha supuesto una auténtica revolución en todos los aspectos y en todos los sectores. Desde el punto de vista logístico, no solo las empresas han tenido que replantearse sus operaciones. Especialistas como los operadores logísticos han evolucionado y se han convertido en verdaderos aliados de las nuevas estrategias Third Party.

En este sentido, los almacenes han evolucionado hacia modelos adaptados a los requerimientos del comercio electrónico distinguiéndose entre varios tipos de almacenes, principalmente:

  • Los dirigidos a la gestión del B2C
  • Los almacenes especialmente diseñados para modelos 100% online

En los primeros, la evolución ha ido en la dirección de facilitar al almacén convencional, las técnicas y soluciones que le permitan gestionar la venta online, Recordemos que el e-commerce exige al almacén un sobre esfuerzo constante, añadir a la operativa B2B la lluvia de pedidos procedentes del online o, lo que es lo mismo, gestionar clientes y pedidos convencionales más los pedidos individuales del cliente online.
Debemos destacar que los almacenes de e-commerce, es decir, los almacenes diseñados para el comercio electrónico con una base convencional tienen como prioridad la gestión del picking.
En estos almacenes, el área destinada a la preparación de pedidos y la expedición de estos es la gran protagonista de las instalaciones. Almacenes que prácticamente tienen hasta un 80% de su superficie dedicada al picking y expedición, dejando el 20% restante para almacenaje convencional en pulmón y espacio para tareas de recepción, descarga y manutención.
En los almacenes para modelos 100% online, el diseño, enfoque y filosofía varían de forma interesante.
El modelo más optimizado o nombrado es la Dark Store. Este tipo de almacén representa toda la esencia del almacenaje para e-commerce.

Una Dark Store es una instalación o almacén que bien podría ser una tienda física, por su aspecto, distribución, configuración y sistema de trabajo (lineales). Como este tipo de tienda se da con más frecuencia en el sector terciario, vamos a poner el ejemplo de un supermercado. En este caso, la configuración del almacén sería muy parecida a la de un supermercado, con sus zonas de frío, seco, droguería, perfumería, etc.

La actividad de una Dark Store esta enfocada exclusivamente a la preparación de pedidos que proceden de la venta online. Esto productos son ofertados, exclusivamente, a través de la página web, que toma el relevo a la tienda física como escaparate y punto de venta.
Las diferencias fundamentales entre una Dark Store y el resto de plataformas de ecommerce se basa sobre todo en:

  • El diseño de las operaciones enfocadas al 100% para el ecommerce
  • Su ubicación, siempre cerca del cliente. A diferencia del almacén convencional, normalmente situado en polígonos industriales, las Dark Store están dentro de los núcleos urbanos
  • Su operación principal es el picking y todo da vueltas alrededor de este
  • Su funcionamiento en continuo 24/7
  • Su planificación de reparto está diseñada para la última milla

Como vemos, las diferencias son claras, y estos almacenes u otros similares están siendo la siguiente evolución del almacenaje y la distribución.

Conclusiones

No cabe duda de que las TIC y las automatizaciones han sido más que relevantes para la evolución de la logística y, en particular, para el almacén. Desde que la tecnología apareció, se ha producido un desarrollo imparable que ha llegado a nuestros días en forma de almacenes automatizados y softwares de gestión que, con la llegada de la 4ª revolución industrial pasarán a ser las plataformas sobre las que se construyan los nuevos modelos de gestión y almacenaje digitales y auto gestionados.

Nos espera un futuro apasionante, pero también un futuro lleno de incertidumbres:
¿Los cambios serán asumidos igualmente por todas las empresas?
¿Todas las empresas está preparadas para conectarse a una logística digital?
¿Qué papel jugarán los operarios, jefes, conductores y, en general los recursos humanos, ante la digitalización logística?
¿Están preparadas las administraciones para la digitalización del sector privado?

Jose Carlos Gisbert
Consultor y formador especialista en almacenes y logística 4.0. Fundador de FPL Logística, profesor y consultor en Amazon Carrier Choice, ESI Almacenalia, ADL, IMF, Iniciativas Empresariales, Manpower. Docente especializado en coordinación y diseño de cursos y másteres. Máster en Logística integral por IVL. Formador de formadores ESSCAN, Lean SCM Management, Programa directivo de transformación digital UNIR. Copywriter y divulgador de logística, colaborador en publicaciones como: El Vigía, Logistec o Loginews. Ponente en eventos organizados: ie, ADL, Aiju.

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