Lean

Six Sigma y el Exceso del Inventario

El exceso del inventario y sus consecuencias para las finanzas de una empresa es motivo de múltiples controversias dentro de la organizaciones. En la mayor parte de las ocasiones no hay un origen o fuente única que origina el problema, por lo que identificar el exceso de inventario se convierte en una tarea a veces complicada de acometer. ¿Cuánto exceso de inventario mantenemos? ¿Qué coste implica en las finanzas de la empresa? ¿Cuáles son las causas del exceso de inventario? ¿Como podemos optimizar el inventario?

El inventario es uno de los activos principales de la organización, pero la falta de coordinación y una estrategia común de todos aquellos que influyen sobre él, puede terminar provocando importantes desviaciones sobre lo que podemos denominar stock óptimo.

La metodología Lean Six Sigma ha demostrado ser una eficaz herramienta para encontrar y eliminar los problemas de raíz relacionados con los excesos de inventario, y además previene la ineficaz arbitrariedad en las reducciones anuales de los inventarios que se efectúan en muchas organizaciones, a causa de la necesidad de presentar cuentas y balances más saneados. Los proyectos Lean Six Sigma atacan los problemas en su nivel más inferior o de detalle reduciendo el desperdicio, aplicando los esfuerzos en reducir defectos y trabajos duplicados.

Six Sigma utiliza una metodología para identificar problemas basada en el DMAIC utilizando una serie de herramientas que permiten la identificación, medición, análisis, mejora y control del problema detectado.

Pero, ¿Qué es el DMAIC?

DMAIC es una metodología que contiene 5 pasos: Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). El papel esencial de este método consiste en encontrar la causa raíz del problema a analizar para eliminar o disminuir la variación presente en el proceso con el objetivo de mejorar en términos de coste y/o  eficiencia.

En cada una de las etapas existe una serie de herramientas cualitativas y cuantitativas que nos van a ayudar a identificar los problemas asociados al proceso, medirlo e ir avanzando en cada una de ellas  hasta llegar a encontrar soluciones que permitan disminuir e eliminar el problema.

Detectar la raíz del problema

Un análisis del exceso de inventario y la obsolescencia nos muestra que en la mayor parte de las ocasiones estará asociado a alguna de las siguientes variables o procesos: (I) gestión de la demanda, (II) plazos de entrega,  (III) producto e (IV) inventario físico

Sin embargo, estos niveles superiores en la categorización de los problemas (variables), pueden ser clasificados en niveles inferiores en el análisis de las causas tal como muestra la figura. Ello permitirá desagregar el problema en causas principales, facilitando el análisis del mismo.

 

Six Sigma

Este cuadro nos sugiere las diferentes causas por las que podemos tener un excesivo nivel de inventario. Veamos en que consisten

Gestión de la Demanda. Algunos de los problemas de raíz pueden ser: (I) poca fiabilidad en los datos históricos, (II) sistema de cálculo de pronóstico ineficiente o (III) proyecciones optimistas por parte del departamento de ventas.

Debemos tener en cuenta que un 99% de nuestro inventario tiene su origen en esta gestión, por lo tanto, es vital tener un modelo de gestión ajustado y controlado.

Plazo de Entrega.  Puede tener su causa raíz en: (I) fuentes de aprovisionamiento en orígenes lejanos  o (II) grandes tamaños de lotes de compra. Por ejemplo, si el plazo de entrega actual es de 30 días, pero el lote requerido para su compra es de 90 días, entonces este nuevo tamaño de lote conduce a un mayor inventario medio. En este caso, el inventario medio se incrementa de 15 días a 45 días (Q/2). Por ello, los incrementos en los lotes de compra deben ser investigados y cuantificados por el equipo de Six Sigma. Los plazos de entrega prolongados pueden también tener su origen en diferentes causas – poca fiabilidad, inexactitud en los datos o falta de acuerdos con proveedores.

Producto. Fundamentalmente puede producirse por la baja calidad del producto, ya que origina un exceso de garantías y devoluciones, generando una mayor variación en las cantidades a mantener en stock. También producto nuevo es causante de un exceso del inventario, hasta que consigue alcanzar la introducción esperada en el mercado.

Almacén. Una gestión de stock ineficiente puede ser causa de exceso de inventario, sobre todo si la fiabilidad de los datos es baja y no tenemos un correcto registro de las cantidades almacenadas. Este hecho añade más incertidumbre sobre las cantidades inventariadas, lo que termina en un acopio excesivo por inexactitud de los datos.

Usando DMAIC para encontrar la raíz del problema

Un equipo de mejora continua formado bajo la metodología Lean Six Sigma se puede dirigir a los factores que causan el exceso de inventario usando DMAIC como metodología. Esta metodología está especialmente diseñada para la resolución de problemas junto con otro tipo de herramientas que se encuentran en la metodología Lean.

De hecho, construyendo un simple modelo de inventario en excel  o usando un programa de gestión de inventarios, pueden ser excelentes recursos para identificar las variables claves del proceso o aquellos drivers causantes de los problemas del inventario. Dichos problemas siguen con mucha exactitud la filosofía Six Sigma.

Fase Definición (Define): En un proyecto de mejora, el equipo comienza definiendo el propósito del proyecto y su alcance identificando claramente el “defecto que deseamos analizar”. En nuestro caso, centrado en el exceso de inventario u obsoletos generados. Utilizando estos objetivos como directrices, las cuestiones más relevantes serán definidas para permitir al equipo entender como funciona el proceso.

Los datos correspondientes a esta información deben ser identificados para ser  extraídos del sistema de información. Estos datos deben ser organizados de tal forma que sean capaces de suministrar las respuestas al equipo de trabajo y entender la raíz del problema. Por ejemplo, unidades almacenadas, costes, plazo de entrega, demanda, productos nuevos, rotación, etc.

Muy útil realizar un mapa del proceso (process map) en esta primera fase, de tal forma que permita identificar todos los subprocesos y sus conexiones, que en nuestro caso vendrá determinado por los flujos de entrada y salida.

Fase Medición (Measure): Después de haber completado la fase Definir, el equipo comienza con la evaluación del sistema que se va a utilizar para medir  y el plan para obtener de forma periódica la información. En esta fase detallamos como vamos a interpretar los datos que hemos seleccionado en la fase anterior, eligiendo aquello indicadores del proceso de mayor relevancia. Por ejemplo, inventario medio, costes del proceso, error de previsión, previsiones, plazo medio de entrega, lotes mínimos de aprovisionamiento, etc.

En muchas ocasiones, es habitual encontrar estas informaciones dispersas por el Sistema (ERP) dentro de una organización, lo que dificulta su extracción y análisis.

Fase Analisis (Analyze): Analizar el output obtenido de las diferentes mediciones asociadas al inventario debe conducir a obtener los reportes correspondientes y confirmar las causas que originan el problema. A partir de esta información estaremos en disposición de establecer los objetivos. En esta fase se utilizan herramientas de soporte para efectuar el análisis : Diagramas de Pareto, Causa & Efecto, Gráficos de Control, Histogramas, Contraste de Hipótesis, etc..

Fase Mejora (Improvement): Una vez hemos analizado los resultados del análisis previo, con sus métricas e indicadores, el equipo de trabajo selecciona aquella información que haya resultado más relevante y que pueda dar respuesta a las preguntas formuladas durante la fase Definir ¿Qué parte del proceso es posible cambiar para obtener los objetivos definidos?.

Generalmente , la información más relevante la encontraremos en los plazos de entrega y sus desviaciones, stocks de seguridad asignados, tamaños de lote, errores de previsión, baja fiabilidad del inventario físico, informaciones relacionadas con las entregas, etc,.

Fase Controlar (Control): El objetivo es controlar el nuevo estado del proceso para prevenir desviaciones. Generalmente se establecen unos controles mediante reportes que permitan ver que mantenemos un estricto control sobre el inventario. Por ejemplo, si hemos acordado la disminución del plazo de entrega referente a un proveedor, un sistema de medición que permita conocer en todo momento el cumplimiento de dichos plazos.

 

Para alcanzar éxito en el desarrollo de un Proyecto Six Sigma (en este caso de inventario), es necesario que estén involucrados personal de diferentes actividades (Almacén, Supply Chain, Ventas, Aprovisionamiento,..), ya que como he remarcado al inicio, no es un problema que tenga un origen claro y fácil de identificar. Lo más habitual es que tenga su origen en diversas fuentes, por lo tanto, será un análisis transversal de nuestra organización.

La ausencia de herramientas capaces de medir la cadena de suministro independientemente donde se encuentre la información, puede dificultar una interpretación global del análisis, dejando oculto el problema y por ello, la dificultad para encontrar soluciones. Por ejemplo, es habitual que las cantidades a aprovisionar no están relacionadas en ningún momento con los costes de almacenamiento o la ausencia de un simple ABC impide modelar el nivel de servicio deseado parea cada ITEM.

Finalmente es necesario entender el flujo del producto desde origen hasta su destino final. El inventario es un variable muy fácil de identificar, pero muy complicado establecer causas únicas y directas sobre cualquier problema que le afecte. Ese movimiento continuo en el que se encuentra (físico y de información), la falta de información y los diferentes actores que intervienen en el mismo, dificulta un análisis detallado sobre cualquier desviación que se produzca en el mismo.

Es por ello que contar con metodologías que nos ayuden a entender este movimiento físico y los datos inherentes al mismo (costes y servicio), es imprescindible para acometer proyectos de mejora sobre el mismo.

Referencias

Implementing SIX SIGMA. Smater solutions using statiscal methods

Forrest W. Breyfogle

 

Víctor Felipe
Mi experiencia profesional de veinte años dentro del sector de la Logística me ha permitido adquirir un profundo conocimiento técnico del sector, en particular, en las áreas de cadena de suministro: Planificación de la Demanda, Aprovisionamientos, Transporte nacional e internacional, Gestión de Inventarios, Dirección de Proyectos Logísticos y de productividad, Subcontratación de Operaciones Logísticas mediante modelos 3PL. Certified Supply Chain Professional (APICS), Diplomado en Sistemas, Máster Dirección Logística y Producción, Dirección de Comercio Internacional, Six Sigma Project Lead y muchos proyectos logísticos detrás de mí. Logistics & Customer Service Manager en Praxair España, Imparto cursos y seminarios sobre Demand Planning & Inventory Compartir mi experiencia profesional y enriquecerme con la de otros es un gran objetivo.

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