¿Será clave la Industria 4.0 para mejorar los descuadres de inventarios?
Las diferencias de inventario juegan un papel importante en las empresas, no sólo porque tienen un impacto económico asociado que en la mayoría de las ocasiones éste se transforma en pérdidas, sino también porque es un indicador operacional que muestra eficiencia logística (a partir de ahora eficiencia) y el cumplimiento o no de una estrategia “Lean” en la empresa. Me atrevería a decir que para la dirección de la empresa es más importante tener procesos “Lean” para detectar errores y controlar las diferencias de inventario que lo que suponen económicamente las diferencias de las cantidades inventariadas. Para ello habrá que encontrar el equilibrio riesgo/rentabilidad que implica invertir en una estrategia más “Lean” en la gestión de inventarios.
El control de stock es clave en la cadena de suministro. El stock condiciona diferentes áreas tales como: producción, compras y ventas. La estrategia de stock deberá estar alineada a estos tres departamentos y a otros que pueda influir, en caso contrario probablemente los objetivos de diferencias de stock no se verán cumplidos. En la mayoría de las empresas existe un puesto de trabajo llamado “Demand Planner” o “Disponente Logístico”. Éste, en su mayoría, tiene el objetivo de asegurar que no falte stock. Consecuentemente, este rol está implicado en los flujos internos y externos del stock, desde que sale del proveedor hasta que llega a la planta y posteriormente es transformado y enviado al cliente. La principal función del “Demand Planner” es tomar decisiones sobre el stock, es decir, adelantar, aumentar, reducir y cancelar envíos de componentes que en su conjunto forman un stock en el almacén y planta. El inconveniente de esta toma de decisiones es que en el 99% de los casos éstas se toman basándose en lo que el sistema informático (a partir de ahora sistema) como por ejemplo SAP u otro software indica. De ahí la importancia de evitar diferencias de stocks diariamente, no sólo a final de año.
Adentrándonos un poco más en los stocks podemos decir que existe una diferencia entre gestión de stocks y optimización de stocks. Gestión de stocks es básicamente el software que registra todos los movimientos y que, a través de éstos podemos configurar diferentes campos para personalizar las necesidades de la empresa. Un ejemplo seria SAP. Por otro lado, optimización de stocks hace referencia a tener el nivel adecuado en unidades y tiempo en que la planta productiva lo necesita para evitar parar la producción. La optimización de stocks conlleva unos costes de almacenamiento y gestión de flujos internos en la cadena de suministro.
Esquema representativo del proceso productivo de un componente en una planta productiva. Pongo por ejemplo una planta de automoción.
Inventario vivo
A menudo tendemos a generalizar procesos en cuanto a gestión de stocks y hay que diferenciar de qué sector y producto se trata. Cada vez más, los foros, seminarios, escuelas de negocios hablan de la tecnología RFID cómo la mejor herramienta para la gestión del stock. No dudo que lo sea, grandes empresas cómo AMAZON e INDITEX la usan desde hace tiempo. Sin embargo, ¿cómo implantamos RFID o arcos de radiofrecuencia en plantas productivas industriales dónde el 90% de los activos de existencias son componentes? Aunque la propia empresa invierta en el desarrollo de una tecnología parecida al RFID para controlar el inventario, ésta se enfrenta a dos grandes hándicaps. En primer lugar, tanto las empresas proveedoras como los clientes deberían utilizar un software igual o similar para poder volcar datos informáticos y no perder la trazabilidad de los componentes.
En segundo lugar, no es lo mismo controlar un producto acabado que entra y sale de almacenes y tiendas frente a un componente que experimenta transformaciones en máquinas, lo que yo llamaría “Inventario vivo”. La mayoría de las plantas productivas hacen inventario 1 o máximo 2 veces al año por las características que presenta el “Inventario vivo”. En estos casos, hay que parar la fábrica y asegurarse de que nadie esté trabajando para poder hacer un recuento de los componentes, tanto de los que están dentro cómo de los que están fuera de la máquina, más todos los que están almacenados. ¿Podemos mejorar este sistema tradicional con la Industria 4.0? ¿Cuándo?
Características a tener en cuenta para un inventario vivo
- ¿Hay “kanbans” en tránsito?
- ¿Hay fabricación en curso?
- ¿Hay piezas rechazadas de máquina? Si las hay, ¿están descontadas del sistema?
- ¿Hay premontajes en stock de seguridad? Si los hay, habrá que tenerlos en cuenta tanto físicamente como informáticamente.
- ¿Hay descuadres diarios pendientes de corregir?
- ¿El Departamento de Calidad tiene componentes pendientes de descontar en sistema?
- Finalmente comprobar el stock en planta y almacén según sistema.
Una vez aclarados estos puntos se debería ir al módulo de producción en planta y almacén y hacer el recuento físicamente. Además de los pasos definidos anteriormente puede existir un factor externo que nos haga descuadrar, como por ejemplo que la cantidad física que nos entrega el proveedor no coincida con la anunciada en el albarán. Generalmente en las plantas productivas se intenta que los embalajes del proveedor sean de las dimensiones adecuadas para que entren en las rampas de producción, de tal manera que evitemos el trasvase de componentes. Ejemplos de embalajes industriales serían en el caso de los plásticos “KLTs” y en los de hierro “Giterbox” cuestan más de detectar ya que tal y como se reciben, son almacenados y posteriormente entregados en planta.
Como podéis ver, la complejidad de gestionar todos los puntos que interfieren en un “Inventario vivo” implica más personal, exclusivamente dedicado a hacer controles internos para verificar la información en el sistema informático. Es por este motivo que se hacen inventarios anuales y a veces algún inventario rotativo, pero la trazabilidad al día como hacen Inditex o Amazon es imposible.
Sugerencias de buenas prácticas (best practices)
Mientras tanto, y adoptando el rol de “Demand Planner”, para evitar una parada de la producción por falta de stock por causa de un descuadre, algunas buenas prácticas serían las siguientes:
1. Fijar stocks mínimos en almacén. Habrá más flexibilidad en función de si el almacén es de consigna o propio.
2. Revisar los consumos de los componentes mínimo una vez al mes, ya que la demanda no es estable y la composición de fabricación no siempre es la misma.
3. Asegurar que los datos maestros de cada componente (SKU) sean correctos, sino el MRP (Material Replenishment Planning) no se recalculará bien.
4. Analizar el servicio de los proveedores y poner especial atención en aquéllos que siempre sirven con retraso o con problemas de calidad.
5. Revisar el stock y comprobar los pedidos, máximo cada dos días.
6. Si existe alguna herramienta para detectar descuadres diarios, solucionarlos. Así evitamos llegar a finales de año con diferencias de stock acumuladas y difíciles de solucionarlas.
7. Cuando un producto ha cambiado alguna referencia, poner especial atención al cambio de éste, no sólo al que dejaremos de consumir sino también a la introducción del nuevo.
8. Hacer controles puntuales de algún “SKU” en planta para asegurar que el stock es correcto.
Son tantas las variaciones de demanda, factores internos y externos que intervienen en el eslabón del stock que es aconsejable tener controlado el proceso. Esto nos permite detectar procesos ineficientes e implantar de nuevos para mejorar la eficiencia.
Conclusiones
Todo lo expuesto anteriormente nos lleva a las siguientes conclusiones. Personalmente creo que en un entorno “VUCA” y donde las empresas españolas están dejando de ser competitivas frente a Europa del Este y/o Asia, la mejora de la eficiencia es obligatoria (“must”) para hacer nuestras empresas más atractivas.
En este apartado me gustaría compartir una reflexión personal a raíz de un viaje a Shanghái hace unos tres meses donde tuve la oportunidad de visitar tres empresas distintas Hema Fresh (Alibaba) y More Food ambas en el sector e-commerce, además de la fábrica SAIC Volkswagen Automotive. Después de asistir a unos seminarios presentados en todas las visitas por el director de operaciones, éste no hizo hincapié en los stocks en ningún momento, sorprendente sobre todo en las empresas de e-commerce por tratarse de comida. Dos incógnitas se plantearon en aquel momento: o dejan pedidos sin servir o se les caduca la comida y lo tiran. Dos respuestas aún pendientes de ser contestadas, ya que la cultura asiática es muy conservadora en los discursos.
Diferente fue la percepción en VW, ya que la fábrica era de ensamblar coches. Aún siendo una planta que en 2015 fabricó 4KM de unidades, el sistema de inventario de componentes se hacía de manera tradicional.
Quedé deslumbrada por las inversiones tecnología asiática y a la vez sorprendida por sus procesos poco eficientes y sus estrategias empresariales donde lo más importante es vender. Supongo que si tuviéramos un mercado de 4billones de personas, las pérdidas económicas por ineficiencia no serían tan importantes.
Inmersa en la búsqueda de nuevas tecnologías para el control del stock no puedo obviar que la Industria 4.0 va a tener una gran influencia en minimizar los descuadres de stock. Sin embargo, no veo un efecto inmediato en hacer la trazabilidad de un remache con tecnología de radiofrecuencia u otras. Al menos no a corto plazo y con una inversión rentable. No olvidemos que en España faltan proyectos, y que no conseguimos pedidos importantes con tanta facilidad como antes. Es por ello que la eficiencia es tan básica para el mercado español y europeo, porque es la primera distinción frente a otro competidor. Seguro que también compartiréis conmigo que falta inversión en los presupuestos anuales de las empresas. ¿Y cómo nos los van a aumentar si no mostramos y probamos ser más eficientes?
Los colaboradores que trabajamos en la gestión de stock nos enfrentamos continuamente a diferentes retos y por ello estamos muy motivados. No nos faltan ganas de mejorar, no nos falta formación y presentamos ideas que luego se aplican a las empresas. Sin embargo, opino que, aún tratándose tareas positivas estamos estancados.
Para concluir espero que en un futuro próximo la Industria 4.0 deje huella en los inventarios de plantas productivas pudiendo hacer una tecnología más allá del RFID y de los drones. Necesitamos minimizar las diferencias de inventario lo antes posible e invertir nuestros esfuerzos en el desarrollo de nuevos proyectos. Y me pregunto, ¿cuánto tendremos que esperar para que todas las empresas que interfieren en la cadena de suministro puedan subirse al tren del progreso?
Mireia Rios Esteban
Demand Planner