Cómo realizar un análisis del stock

El análisis del stock

Una de las mayores preocupaciones en la gestión de almacén es saber la calidad del stock: ¿hay mucho stock?, ¿hay poco?, ¿el stock que hay es el necesario?, ¿puede satisfacer la demanda?, ¿será insuficiente?, ¿sobrará y será obsoleto?  Algunas de estas cuestiones podemos intentar resolverlas, o mejor aún, anticiparnos a posibles problemas, realizando un Análisis de Stock.

¿En qué consiste ese análisis de stock? Consiste en agrupar las referencias existentes de acuerdo con determinados parámetros de modo que el resultado pueda darnos información relevante de lo que está pasando en el almacén.

En este artículo utilizaremos la rotación como parámetro base del estudio si bien hay otros parámetros que tendremos en cuenta: Valor del stock, Clasificación Comercial, Número de Referencias.

Hay que aclarar que la rotación varía mucho de un sector a otro. Una rotación=1  que para algunos sectores puede ser muy bueno, para otros es un verdadero desastre. Para cada negocio concreto, será necesario saber en qué valores se mueven los términos “Alta Rotación”, “Rotación Media”, “Baja Rotación” y “No Rota” . Este último sí es común para todos los sectores.

Para Valor de Stock utilizaremos su valor contable y Número de Referencias las que figuran en el Sistema.

En cuanto a la Clasificación Comercial es el parámetro que nos va a determinar la importancia de un determinado artículo para la Empresa  Además va a ser el punto de encuentro entre Almacén (Operaciones) y Comercial cuando no están ya unidos. Siempre hay una clasificación Comercial aunque sólo sea A-Artículos en catálogo y B-Artículos no catalogados.

En este estudio vamos a considerar tres grupos:

A – Artículos en catálogo y en Promoción

B – Artículos en Catálogo (sin promoción)

C – Artículos no catalogados

Pongamos un ejemplo

Para hacer todo esto primero necesitamos un listado como el siguiente en el que aparecerán todos los artículos del almacén.

Definimos qué consideramos Alta, Media, Baja y Nula rotación y agrupamos según esos valores y la clasificación Comercial. En el caso anterior se obtendrá

En este ejemplo sencillo sólo hay 1 artículo en cada grupo, en general será más complicado y obtendremos otra tabla con el número de referencias de cada grupo.

Si analizamos los datos obtenidos.

1. El 41% No se mueve
2. El 74% de las existencias no está en el catálogo Comercial
3. El artículo en promoción no ha tenido mucha aceptación

Y como medidas urgentes qué hacer con el artículo 4 y cómo adaptar las existencias al catálogo, siempre profundizando en las referencias de cada grupo ya que puede haber referencias estratégicas o que tienen que estar por el tipo de negocio.

Veamos ahora otro ejemplo (un poco más complejo y bastante más real):

Supongamos las mismas rotaciones anuales de antes:

Alta >7                 ->           Rotación A

Media 3-7           ->           Rotación B

Baja <3                ->           Rotación C

Nula                     ->           Rotación N

Después de clasificar los artículos obtenemos las siguientes tablas. En este caso ya dos: una con Valor y otra con Nº de referencias.

Incluyendo los porcentajes por filas y columnas podemos analizar los datos.

1. Filas C y N: Más de la mitad del almacén en valor no rota adecuadamente. En referencias peor aún.
2. Fila N: El 21% del valor del almacén no se mueve, en referencias aumenta a 27%. Estos artículos requieren acción inmediata.
3. Fila C: 1/3 del almacén tiene posibilidades de convertirse en fila N en el futuro y por tanto requieren acción rápida antes de que ocurra.

Y ahora veamos los puntos de encuentro con Comercial :

1. Las existencias y el catálogo están al 50% muy escaso
2. Artículos rotación A y fuera de catálogo (C) son importantes tanto en valor como en referencias.
3. Los artículos de rotación C y en promoción (A) son muchas referencias de bajo valor unitario. Esto ocurre con frecuencia en artículos importados de Asia en grandes cantidades.

Al igual que antes, habrá que analizar artículo a artículo antes de tomar decisiones.

Aunque sólo hemos visto unas breves anotaciones, la información que se puede obtener de este tipo de análisis es tremendamente valiosa y en muchos casos fundamental para una adecuada gestión del stock de manera no sólo correctiva, también preventiva.