Demand Planning

6 consejos para gestionar el cierre de proveedores. Caso práctico

El Año Nuevo Chino provoca cada año millones de problemas en las cadenas de suministro de empresas de todo el mundo. El cierre de proveedores es una situación a la que una empresa debe saber enfrentarse para poder salvaguardar sus operaciones antes, durante y después de que se produzca.

En el caso de China, la fiesta del Año Nuevo implica que durante 40 días las fábricas permanezcan cerradas. La consecuencia, dilatados plazos de entrega que hacen que depender de proveedores chinos pueda ser una cuestión de alto riesgo. Por eso es vital tomar una serie de precauciones para minimizar los efectos de este cierre de proveedores. No poner suficiente atención a esta cuestión puede causar costosas roturas de stock, oportunidades perdidas y clientes insatisfechos.

Planificar tus necesidades de inventario

Si la empresa no tiene una planificación que le permita conocer con antelación sus necesidades de inventario, un cierre de proveedores de este tipo provocará inevitablemente quedarse sin stock para cumplir con la demanda. ¿Cómo evitarlo?

Si una parte muy grande de tu inventario procede de China, hacer una compra extra de producto supondrá una enorme inversión. Y una gran inversión previa para abastecer a tu demanda inmovilizará tu capital circulante y tendrá un impacto nefasto en tu flujo de caja. Por otra parte, ¿puedes estar seguro de que todo ese producto va a venderse? Si un artículo está próximo a la fase de declive de su ciclo de vida, un exceso de pedidos supone un alto riesgo de obsolescencia.

Para planificar tus necesidades de inventario de manera eficaz debes tener en cuenta un conjunto muy amplio de factores. Desde ajustar las decisiones de compra a los objetivos empresariales hasta realizar los pedidos junto con los proveedores, este artículo explora las acciones más adecuadas para preparar a tu empresa ante esta situación.

Previsión de la demanda

Conocer cómo será tu demanda en el futuro es imprescindible para poder planificar tus necesidades de inventario. Seguramente necesitarás una planificación de varios meses por adelantado y eso significa utilizar los patrones históricos de demanda para crear previsiones a largo plazo. Esta es una cuestión compleja, dado el amplio conjunto de factores a tener en cuenta,  y por eso es muy importante disponer de las herramientas que te permitan ser lo más preciso posible en tus previsiones.

Colaboración a nivel interno

Es fundamental comprender que los objetivos generales de la compañía deben ser los que orienten las decisiones de compra de la empresa. Para ello es necesario que haya una buena comunicación a nivel interno. De no ser así, los objetivos de los distintos departamentos podrían entrar en confrontación y actuar en detrimento del beneficio general.

Un caso con el que podemos encontrarnos es que la Dirección de la empresa sea reacia a invertir en altos niveles de stock. O que la Gerencia quiera maximizar las ventas o la satisfacción de cliente, en cuyo caso la disponibilidad del stock se vería como una prioridad y podría haber más voluntad de invertir en él.

Por su parte, el equipo de Supply Chain deberá trabajar con Marketing y Ventas para planificar cualquier actividad que pueda verse afectada por el cierre de proveedores. Dado que el Año Nuevo Chino tiene lugar solo unas semanas antes del comienzo de la primavera, equivocarse en esta planificación podría suponer, por ejemplo, no tener stock para una promoción. Para que esto no ocurra es recomendable empezar a planificar, al menos, 5 meses antes de diseñar cualquier campaña.

Construir relación con tus proveedores

Las previsiones de compras son una valiosa herramienta para compartir tus necesidades con tus proveedores. Pero en un caso como el que estamos analizando, es vital que seas capaz de trabajar junto a ellos para estabilizar cualquier turbulencia que pueda surgir.

Teniendo en cuenta que las empresas de tu competencia también estarán haciendo sus pedidos para cubrir esta situación coyuntural, la capacidad de tus proveedores deberá ampliarse de forma significativa. Incluso después de la celebración de esta festividad, su fiabilidad puede ser un problema hasta que se pongan al día.

Hay dos cosas que puedes hacer para mitigar esta volatilidad:

  • Invertir en stock de seguridad adicional
  • Compartir información de tus prioridades de inventario con tus proveedores (para que puedan redirigir sus recursos y asegurarse de que los productos más importantes llegarán a tiempo)

Una colaboración efectiva entre ambas partes puede jugar un papel muy importante a la hora de poner paz en el que puede ser un periodo de extrema volatilidad para tu empresa.

Planificación de escenarios

Decidir la mejor manera de cubrir las necesidades de tus clientes no es una cuestión menor. Para productos maduros con patrones de demanda uniformes esto no un gran problema. Sin embargo, en el caso de artículos nuevos o de productos con patrones de demanda volátiles, hay que actuar con máximo cuidado.

Con el fin de tomar decisiones inteligentes deberías poder explorar todas las opciones que tienes. ¿Cómo? Utilizando la planificación de escenarios podrás comprender el impacto que hacer o no hacer una compra puede causar sobre tus objetivos.

Evaluando el rendimiento económico o identificando el impacto en el nivel de servicio, la planificación de escenarios te permitirá concentrar tus recursos en los productos más importantes y asegurar que cualquier inversión en stock que hagas, la haces de acuerdo con los objetivos generales de la empresa.

Planes de contingencia

El Año Nuevo Chino puede provocar que los proveedores se colapsen, lo que tiraría por la borda los acuerdos en materia de plazos de entrega. Para evitar que esto ocurra es importante prever una colaboración con proveedores externos y disponer de alternativas con sede en la Unión Europea.

Aunque recurrir a proveedores asentados en Europa sea probablemente más caro que trabajar con los que tienen su base en China, si tienes en cuenta los costes de mantenimiento del inventario adicional y el nivel de riesgo asociado a estos altos niveles de stock, la diferencia real puede ser mínima.

En cualquier caso, antes de hacer una compra con un nuevo proveedor es importante hacerse las siguientes preguntas:

  • ¿Puedes estar seguro de que podrá cumplir con tu pedido?
  • ¿Conoces en profundidad su estructura de precios?
  • En lo que respecta a los pedidos mínimos, ¿se ajustan a tus necesidades?

 

Como apunte final, decir que aunque el Año Nuevo Chino tal vez sea el periodo que mayor impacto pueda tener en las cadenas de suministro de muchas empresas, no es el único momento en el que poner una atención especial. A lo largo del año hay épocas como las Navidades o las vacaciones de verano, en las que también puede haber proveedores que cierren sus puertas. Por ello, tal y como hemos analizado en este artículo, debemos tener una planificación apropiada que nos permita manejar estas circunstancias sin que nos causen problemas.

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