Inventario & Almacén

Como medir la Rotura de Stock

Ruptura de Stock

¿Qué es la Rotura de Stock?

La Rotura de Stock es uno de los aspectos más complejos y desconocidos dentro de la gestión de stocks. Cuantificar este valor, analizarlo por items o grupos de items y saber dar la importancia adecuada a este ratio, es una tarea básica en cualquier empresa que gestione inventarios y tenga entre sus prioridades el nivel de servicio a clientes. Además, es uno de los eventos (excepciones) más comunes en la Cadena de Suministro de cualquier organización, por lo que se convierte en una fuente muy importante de información para detectar fallos.

Podemos definir la Rotura de Stock como la cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente no satisfecha por ausencia de stock suficiente para atenderla. 

Los departamentos que gestionan el inventario suelen tener un temor especial ante el aumento de este valor. Como no hay una solución única ni independiente, generalmente se opta por la solución más inmediata y efectiva a corto plazo que es aumentar el nivel de inventario. Algo verdaderamente “contraindicado” si hablásemos en términos de medicina…

Está analizado y estudiado que es una acción poco útil si se toma como única medida. Esta acción no suele estar controlada, ya que de forma sistemática tendemos a realizarla en demasiados ítems, sin haber visto antes los motivos que lo causan, su repercusión económica, margen de contribución proporcionado por el item, etc.

Si analizamos con más de detalle los principales efectos que tiene la rotura de stock sobre la empresa, éstos serían:

  • Costes por ventas no realizadas.
  • Costes de transportes urgentes.
  • Costes de administración.
  • Costes por mayor inventario.
  • Desgaste comercial frente al cliente.

Todos ellos son cuantificables, excepto el último. La dificultad estriba en cómo valorar de forma “real” cada ruptura de stock y el impacto que produce en la economía de la empresa. Cada empresa y sector debe determinar este valor según criterios propios, pero en tal caso, debe haber un sistema de medición de RS que cuantifique su valor, el impacto económico y el motivo de la misma.

Valoración de la Rotura de Stock

Si bien no hay una contabilidad específica ni única para cuantificar este dato, múltiples estudios ponen de relieve el impacto económico que tiene en cualquier empresa la falta de stock para suministrar a sus clientes.

Muchas empresas no tienen un sistema fiable que permita conocer su valor real. En muchos casos ni siquiera lo contemplan como un problema. Quizás sea el punto de partida para tomar decisiones equivocadas sobre nuestro inventario.

El cálculo del nivel de Rotura de Stock se debe realizar sobre los Productos de Rotación (Make To Stock). Son los productos que almacenamos y nos aprovisionamos periódicamente con el objetivo de mantener un inventario constante en el almacén porque consideramos y queremos ofrecer un nivel de servicio determinado hacia nuestros clientes en estos productos.

Si nuestra empresa también trabaja con Productos bajo pedido de cliente (Make To Order), es decir, no mantenemos de forma permanente inventario, su valoración es distinta y está más enfocada al concepto de plazo de entrega a tiempo.

La fórmula más sencilla para valorar económicamente la Rotura de Stock sería:

RS = ∑ (Cantidad no Suministrada x Coste Unitario en almacén) 

Y de forma porcentual

RS (%) = (Cantidad no Suministrada x Coste Unitario)/(Cantidad Total Solicitada x Coste Unitario)

 

En el siguiente cuadro, vemos un ejemplo del cálculo y valoración de la RS extraído de un ERP.

 

Por cada referencia evaluamos el coste de la Rotura de Stock según su valor en almacén. En principio este dato nos da una primera información del nivel porcentual sobre el valor solicitado por clientes (a precio de coste) en un periodo de tiempo. Como podemos ver en el ejemplo, mantenemos un 6,82% en Rotura de Stock sobre el valor total solicitado por los clientes.

De forma periódica (semanal, mensual, anual) obtenemos un valor económico del indicador.

Si capturamos este valor de forma periódica, veremos que la Rotura de Stock es un ratio que va paralelo a la demanda. A mayor nivel de ventas, el valor absoluto aumenta hasta que alcanza un nivel que se mantiene constante en tiempo cuando la venta también lo hace.

La posible “pérdida de venta” es el impacto económico más importante que puede tener en la cuenta de resultados de cualquier empresa. Es pérdida de ingreso, margen y por tanto de beneficios.

 

El impacto económico de la Rotura de Stock

El cálculo de la pérdida por ventas no realizadas es el dato que subyace detrás de este importante tema. No hay estándares ni modelos únicos. Otra vez, será la empresa la que debe determinar cómo calcular este coste. En tal caso, la pérdida de ventas estimada será la valoración económica asociada a que nuestro cliente no adquiera el producto ante la falta del mismo en nuestro inventario (almacén, tienda, supermercado, hipermercado, etc.). Por lo general, lo más habitual es valorar este coste como el Margen Bruto (Ingreso – Coste de venta) que se deja de ingresar.

El sector del gran consumo o la moda, en general son muy sensibles a este parámetro. Y más acentuado es en aquellas empresas que operan en internet. Si no dispones del producto, no vendes. Cuánto más competencia hay en el sector en el que la empresa desarrolla su actividad, la pérdida de ventas es mayor a causa de este desajuste entre la oferta y la demanda.

La pérdida de ventas no es posible medirla directamente en los entornos tradicionales (supermercados, tiendas de ropa, grandes superficies, etc), ya que “la decisión de no comprar” solo la sabe el cliente que ha decidido adquirir otro producto o incluso buscarlo en otro establecimiento. Para paliar este déficit, siempre se pueden realizar muestreos para luego establecer una “probabilidad de pérdida de venta” sobre el conjunto de productos en los que hay Rotura de Stock.

Ya sea de forma estimada o través de una medición más exacta, la Ruptura de Stock se valora como:


Valor Rotura de Stock = Margen Bruto + Costes asociados 


Margen Bruto: Margen que dejamos de ingresar por la no venta del producto.

Costes asociados: Costes asociados en los que incurrimos por no haber disponibilidad de stock. Así pueden ser costes de transporte, costes de inventario y de administración  también podemos establecer la misma escala, previamente habiendo calculado una estimación en cada uno de ellos.

Finalmente, sobre la valoración económica de la Rotura de Stock, se establece un % de pérdida de ventas real, que como hemos indicado anteriormente, puede ser una escala basada en estudios previos.

Motivos de la Rotura de Stock

No hay un patrón único y universal que indique un motivo concreto de la Ruptura de Stock y su origen, pero los principales estudios al respecto indican los siguientes motivos cómo los más frecuentes en la mayoría de las empresas.

Previsión de Ventas mal planificadas: La falta de una planificación de la demanda adecuada provoca que no se disponga del stock en muchos momentos. Esto es debido a:

  • Ausencia de una herramienta adecuada de planificación.
  • Deficiente coordinación entre departamentos, fundamentalmente logística, ventas y marketing.

Ventas irregulares: Cuanto mayor es la irregularidad en la serie de ventas, la probabilidad de ruptura aumenta. Ventas no previstas cuyo comportamiento excede los límites máximos de stock establecidos y productos con media o baja rotación son los más afectados en este motivo.

Retraso en Entrega: El proveedor no cumple con los compromisos de entregas en las fechas acordadas por problemas internos de producción, planificación, transporte, etc.

Variables internas mal dimensionadas: El sistema de planificación contiene errores de datos, principalmente en los días de tránsito especificado para la referencia o conjunto de referencias de un proveedor.

Proveedor: Diferentes razones llevan al proveedor a no enviar el material requerido en la orden de compras. Falta de pago, producto incorrecto, etc.

Otros: Pedidos programados, artículos nuevos, proveedores que solicitan cantidades mínimas de envío.

Algunos estudios al respecto evalúan en % el impacto de cada motivo según se muestra en el siguiente cuadro.

Motivo:
(I) Previsión de Ventas     33 %
(II) Ventas Irregulares      27 %
(III) Retraso en la Entrega Suministro   25 %
(IV) Error de Datos    10 %
(V) Otros   3 %

Modelo de mejora y disminución de la Rotura de Stock

Mejorar significa disminuir (no eliminar) si hablamos de Ruptura de Stock. Ya hemos comentado al inicio que es muy común ver que muchas empresas, ante el desconocimiento de este dato, deciden aumentar sus inventarios de forma exponencial, sin que haya habido análisis previo alguno.

Propongo una serie de medidas encaminadas a crear la infraestructura necesaria para medir este dato y valorar el impacto económico negativo que tiene en la empresa.

  1. Crear un modelo de medición adaptado a nuestra actividad. Este modelo se crea a partir de la información contenida en el sistema principal o ERP.
  2. El modelo de información debe permitir cuantificar de forma cíclica su valor.
  3. Integrar este dato dentro de los KPI`s de control de nuestro departamento.
  4. No es necesario asignar un motivo a cada línea de ruptura. Chequeos aleatorios nos pueden permitir tener una información general y de calidad para detectar áreas de mejora.
  5. Finalmente y con datos reales, analizar los procesos afectados y aplicar cambios en aquellos puntos dónde hayamos detectado posibilidades de mejora.

Resumen

La Rotura de Stock tiene como consecuencia principal la pérdida de confianza por parte del cliente si ésta se sitúa en unos niveles elevados. La clave para cualquier modelo de negocio es conocer cuáles son los niveles máximos que no se deben sobrepasar sin que afecte de forma significativa a nuestro negocio.

Cómo hemos comentado al principio, no existen datos que nos puedan ofrecer un ratio estandarizado por tipo empresa o modelo de negocio. Cada empresa debe calcular este dato y a partir de la información obtenida, crear un sistema de mejora continua que permita reducir hasta los niveles que consideramos normales o al menos, difíciles de disminuir.

 

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