Comercio internacional, Demand Planning

COVID-19, construir escenarios sólidos de planificación de demanda y compras

Pincelada del origen (enero 2020)

Tras llegar las primeras noticias de una posible epidemia con génesis en Wuhan (China), todas las economías hicieron caso omiso a la comunidad científica. Las causas todos las conocemos. China es un país donde la información está totalmente controlada y manipulada según su estrategia global y posicionamiento geopolítico. Un pico de iceberg que nadie sabía la trascendía que tendría en las economías actuales, donde todos los organismos internacionales de comunidades económicas pronosticaban desplomes del PIB por países que sin duda luego se han visto desviadas a la baja, en contexto macro, daba una máxima incertidumbre a nivel global. ¿Qué escenario nos encontramos entonces de planificación de demanda y compras?

Previsiones del Banco de España sobre la evolución de la economía española en 2020, 2021 y 2022

Producto interior bruto 2010-2020

 Inicio de un período periodo sin precedentes de la Supply Chain

  • Bienes de consumo de primera necesidad

Relación consumo versus balanza comercial
Fuente: Creación propia con datos del Instituto Nacional de Estadística

Los primeros días de pandemia en Europa, todas las economías comenzaron a caer como fichas de dómino. Solo es cuestión de días, el Covid-19 es declarado pandemia global y cada país declara sus medidas para contener la primera ola de pandemia.

Con todo este contexto, las empresas comenzaron a recibir cierres de sus mercados donde operaban con las diferentes actividades y, análogamente, las empresas del sector básico comenzaron a recibir una demanda excesiva por cambio de patrón radical y la población comenzó a hacer acopio de comida y artículos de limpieza de forma irracional, la denominada SEMANA DE LA HISTERIA.

  • Bienes de consumo no esenciales

El sector más perjudicado sin duda es el sector retail, donde un alto porcentaje de establecimientos cierran sus puertas al público al no ser bienes esenciales. A partir de este punto centraremos la exposición de este artículo.

Directores de compras, logística y Supply chain se enfrentan a un reto sin precedentes. Diseñar estrategias de compra y aprovisionamiento con un contexto de tiendas físicas cerradas con un horizonte de alta incertidumbre y volátil, marcado por la alerta sanitaria. Análogamente, las ventas online crecen, en el mismo periodo que el año pasado, un 55%, consolidando este cambio de patrón y entrando en una fase de maduración de este canal.

  • El debate de la toma de decisiones está servido

 Afrontar este periodo es una verdadera utopía donde todos los entornos son desfavorables, con los gobiernos endeudándose rápidamente debido al cierre de empresas y la creación de ERTEs, las empresas minorando su actividad a niveles máximos y el consumo minorando debido a la situación actual.

Entonces se generan una batería de preguntas ante una parada global debido a los confinamientos de la sociedad:

  • ¿Cómo planificar y comprar en un periodo tan inestable y desconocido?
  • ¿Cuánto durará la crisis sanitaria y qué consecuencia económica tendrá?
  • ¿Como afectara a nivel de suministro?
  • ¿Qué sucederá a nivel global con la Supply Chain de cada mercado y actividad?
  • ¿El gigante asiático y todo el transporte global estará parado?

¿Qué periodo viene a nivel de consumo y demanda?

Tenemos evidencias históricas que, después de acontecimientos como guerras, crisis económicas y pandemias, la económica sufre una primera depresión y un posterior aumento de consumo. Debido a nuestra naturaleza humana y patrones de consumo, volveremos a periodo anteriores, pero con ciertos matices, ya que tenemos que aprender de la historia y hacer una economía sostenible y no volátil.

S&P 500: de la gripe española a los felices años veinte

Para ello debemos aplicar mucho sentido común alineando las diferentes variables:

  1. Presupuestos de ventas: Es el primer paso de la ecuación, donde esta variable, a su vez, tiene muchas incógnitas, tanto externas como internas. Para ello, el presupuesto de ventas tiene que ser muy realista y, analizando las ventas mensuales, de esta forma podemos construir el escenario a medio plazo más realista El error sería proyectar un escenario a largo plazo y bajarlo a periodos mensuales, ya que podemos incurrir en graves desviaciones y problemas de sostenibilidad empresarial.
  2. Presupuesto de compra: Con unas ventas dinámicas mensuales, la estrategia de compra tiene que ser muy dinámica y adaptable al momento. El horizonte de compra debe ser el más visible y cercano posible para corregir las fluctuaciones. Es clave que, por cada euro marginal de margen obtenido, no gastemos ni un solo céntimo más de coste.
  3. Stocks propios: Los stocks normalmente juegan un papel clave dentro de los activos de la empresa. En este ciclo cobran especial relevancia, ya que dentro de la ecuación de compra harán que esta sea mucho menor y nuestras actividades se adapten a las ventas. Para ellos, es básico definir estrategias muy claras, apostando por nuestros mejores productos e identificando los tops ventas y gamas esenciales que aportan el Pareto comercial.
  4. Surtido y gamas de producto: En el escenario incurrido, si las ventas son volátiles, la compra se adapta a las ventas y los stocks juegan un papel importantísimo, más que nunca. Todo esto estará muy condicionado con nuestra oferta comercial donde, sin duda, tiene que ser eficiente e evitar la dispersión, la menor cantidad de referencias posibles para cubrir ventas al 80-90%. De este modo, la fluctuación de ventas estará cubierta con nuestra apuesta por la menor cantidad de productos, pero con el mix de catálogo que ofrece la ganancia máxima dentro del parámetro del Pareto. Solo así, de esta forma, la ganancia marginal será sostenible.
  5. Conectar con nuestros proveedores: Los proveedores han sufrido las mismas consecuencias, ya que la crisis ha sido a nivel global. Por lo tanto, trabajar conectados y de la mano hará que ellos prioricen tus necesidades y puedan corregir compras ineficientes. Para ello es muy importante seguir los productos esenciales, los kpis de rotura, el Fillrate de proveedor y tener calendarios de entregas en caso de stockout. De esta manera la relación comercial se fortalece mucho más rápido. ¿Por qué? Los puntos de venta satisfacen las necesidades de nuestros clientes, por lo cual generamos flujos importantes de rotación de producto. Los proveedores así pueden cobrar sus entregas a tiempo y pueden generar actividad a la vez que nosotros. Una cosa esta clara, pensar en el cliente final, ahora mismo, es más importante que nunca. Aunque seas un fabricante, si no diseñas producto en función de la necesidad real del cliente, aunque vendas el producto a un distribuidor, tarde o temprano los fracasos o declives de producto suben aguas arriba en forma de sobrestock graves en la cadena de suministro, es decir dinero inmovilizado.
  6. Cuando las soluciones informáticas tienes datos históricos que ya no corresponden al escenario actual. Por experiencia propia, cuando España, en el mes de julio, comienza la desescalada, un mes antes todos los analistas de sistemas y demanda estábamos consumiendo muchos recursos para elaborar un escenario lo más realista posible en un contexto COVID. El comercio offline, entre confinamiento y fases de desconfinamiento han sido casi tres meses donde todos los datos históricos de ventas y consumo han caído a 0. Ningún programa informático, ni sistema económico capitalista hubiera imaginado que en tres meses pasaría lo sucedido. En consecuencia, se tuvieron que pensar nuevas fórmulas y algoritmos donde, por ejemplo, productos nuevos o simplemente sufriendo roturas de stock durante 3 meses ni se generaría compra, ni tránsitos de estos. Por lo tanto, fractura en demandas agregadas. Análisis o escenarios así, “microbios” pueden mermar seriamente las ventas de las empresas debido al decalaje de los acontecimientos con fallos de sistemas que nunca habían pasado.
    Tras pensar en formas eficientes de corregir los datos históricos, ahora sí toca comprar, como hemos comentado antes, muy centrado en top Sellers, producto esenciales y conectados con departamentos de ventas de forma muy activa, donde los departamentos financieros están seriamente afectados. Toca comprar con precisión de cirujano para minorar los costes marginales en función del beneficio. Una vez pasado todo, esto estamos construyendo un nuevo masterdata histórico, un escenario COVID, donde muy pocas empresas han visto venir lo ocurrido.
    En pocas palabras, seleccionar series temporales históricas y corregirlas estadísticamente con los presupuestos de venta para poder obtener la mayor precisión de forcasting, en modelos muy poco extensos temporalmente para poder ser más predictivos y reactivos a su vez.

Preguntas clave

  • ¿La información correcta y que necesitamos para la toma de decisiones los kpis actuales nos dan soporte o nos distorsionan?
  • ¿El entorno cambiante casi diario da robustez a nuestro sistema de analizar y reportar?
  • ¿Priorizamos con exactitud las necesidades del corto plazo, medio plazo y largo plazo? ¿Estamos preparados para ello?
  • En toda la cadena de suministro o flujos de generación de ingresos, ¿se ven cuáles de ellos se verán más afectados o incluso nulos?
  • ¿Qué proyectos, compras o actividades deberían congelarse?
  • ¿Cuál es el punto optimo de congelar actividades dentro de la empresa a nivel global?

Conclusión general

Saldremos de esta crisis mucho más rápido que otras pandemias o crisis sanitarias históricas, porque la tecnología está mucho más avanzada. El comportamiento humano está acostumbrado a salir a consumir y a relacionarse. Un ejemplo de ello lo vimos en agosto, cuando la ocupación hotelera estaba al 61% en plena pandemia global. En época de desescalada la población salió y disfrutó de sus vacaciones. Es un hecho que nos gusta disfrutar del ocio, la restauración, las playas y la montaña.

A nivel global, el mundo que conocemos está de camino a la mundialización. Ha acelerado con el pie a fondo, como consecuencia de la interdependencia de las economías. Para ello vimos el crecimiento del canal online de forma muy notable, debido a que el proceso de digitalización está yendo a velocidad extrema, pero por simple necesidad, al igual que el teletrabajo. Son necesidades de cooperar de forma conjunta entre diferentes países u organizaciones. En resumen, el problema COVID-19 es un problema sanitario y social, no de algunos estados o países. Si no diseñamos de forma conjunta estrategias sólidas, la económica global no se sostendrá. El consumo volverá, los índices económicos mejorarán, pero si hacemos las cosas de una forma sostenible. Los responsables de cada empresa tienen que elaborar planes de viabilidad y sostenibilidad ayudados por las instituciones, porque sin salud y sin consumo, el fallo de mercado está servido. De algo tenemos que aprender y tenemos mucha historia para ello.

A nivel de suministro, la importación de China sufre una saturación notable, aparte de unas ventajas y desventajas que en este contexto no se alinean con el dinamismo que debemos tener a la hora de comprar producto chino. Por la tanto, una apuesta a productores comunitarios puede parecer un falso coste extra cuando analizamos las realidades del mercado chino.

Ventajas

  • Coste Reducido. Sobre todo, si lo comparamos con el de un producto similar en Europa o en muchos países de América Latina.
  • Saber hacer. Este es otro de los puntos fuertes del país asiático que, a diferencia de otros de su mismo continente como India, donde también es posible encontrar Productos Low Cost, la experiencia de China trabajando conforme a las exigencias de los mercados occidentales, la hace mucho más propicia para el éxito en este tipo de intercambios comerciales.
  • Los productos chinos, en comparación con los de otros países asiáticos, son indudablemente mucho mejores.
  • Fabricación en China. Fabricar en suelo chino bajo las directrices de la empresa interesada es una gran ventaja, ya que es más barato producir allí, y de esta manera la compañía podría ponerle su marca al producto final, para comercializarlo bajo ese nombre.

Desventajas

Las ventajas están bastante claras, pero las desventajas pueden perfilarse de una forma un tanto borrosa en el escenario actual. Hay que conocer las desventajas del producto chino para poder valorar la rentabilidad de la operación. Algunas de las más significativas, en cuanto a costos y complejidad del proceso, son las siguientes:

  • El coste de los viajes y desplazamientos a China.
  • Costes bancarios de la operación. Este tipo de transacciones se suelen tratar de asegurar mediante métodos como la Carta de Crédito, que conlleva más gastos que la simple transferencia, por ejemplo.
  • Los errores y omisiones relativos a partes del proceso o sus trámites. Por ejemplo, los aranceles. Éstos pueden acarrear costes elevados, tanto en sanciones como en gastos de almacén, por los retrasos que producen de cara a los plazos de entrega de la mercancía.
  • Los estándares de calidad. Un producto cuyo proceso de fabricación y características son perfectamente legales y cumplen con toda la normativa vigente en China, puede no serlo de acuerdo con las leyes del país de destino de ese bien.
  • La diferencia horaria. Esta es una variable que puede ralentizar y dificultar todo el proceso de negociación, en especial en las primeras fases.
  • La lentitud del proceso de compra. Gracias a distintos aspectos, tales como la dificultad de la negociación debido al idioma, varios problemas de confianza y diferencias culturales pueden ponerse de manifiesto. Es importante saber cómo hacer negocios con empresas chinas.
  • Encontrar proveedores de confianza. Hay una gran dificultad para saber reconocer a los proveedores legítimos de los que no lo son, para evitar ser estafados.
  • Trato directo con el fabricante. Es difícil tratar directamente con el fabricante, ya que normalmente es habitual negociar con intermediarios o agentes, incluso aunque se hable chino.
  • El volumen mínimo de pedido. Suele tratarse de cantidades bastante grandes. Generalmente un contenedor de carga es el pedido mínimo.
  • Plazos de entrega mayores. No solo debido al tiempo de tránsito de las mercancías sino al hecho de que en la mayoría de las ocasiones se fabrica bajo pedido.
  • La dificultad del proceso de transporte de las mercancías hasta el lugar de destino y de las formalidades que implica.

“Las dificultades dominadas son oportunidades ganadas”

Winston Churchill

REFERENCIAS

 

Juan Antonio Rubio Saldaña
Experiencia en Supply chain en varias empresas importantes de diferentes sectores con amplio recorrido en departamento de compras, planificación y logística. Visión global y estratégico por adquirir experiencia en diferentes mercados y sectores

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