Consideraciones sobre el concepto de imprevistos

La posibilidad de eliminar el concepto de imprevistos me parece plausible. Ha sido siempre un tema de discusión y análisis en la contratación. Asegurar un manejo equitativo para las partes, significa que debemos explorar esta opción con bastante cuidado. No creo conveniente aproximarnos de manera genérica; por el contrario, es necesario hacerlo considerando las condiciones y características propias de cada tipo de contrato y de cada modalidad de remuneración.

CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN

La modalidad de remuneración generalmente más utilizada en este tipo de contratos es la de Precios unitarios Fijos, caracterizada por pactar un precio por unidades o cantidades de obra o de servicios que incluye la utilidad. El contratista responde por el personal, los subcontratos y adquisición de materiales o insumos. El valor inicial corresponde a las cantidades estimadas por el valor unitario y el valor final corresponde a las cantidades finalmente ejecutadas por el valor unitario; no obstante, esta modalidad no se da pura sino combinada con otras modalidades como por ejemplo sumas globales fijas para cubrir actividades como movilización y desmovilización.

La modalidad de Precios Unitarios Fijos se caracteriza por la utilización plena del concepto de Administración, Imprevistos y Utilidad – AIU – aplicable a los costes directos que son aquellos que corresponden a la suma de materiales, mano de obra, equipos y productos necesarios para la realización de la obra, de acuerdo con las especificaciones técnicas y planos, entendidos como “la descripción detallada de características y condiciones mínimas de calidad que debe reunir cada rubro de la Obra”. Los costes directos deberán tener en cuenta las características propias del entorno de la obra; las necesidades y condiciones del contratista; las condiciones físicas del sitio de la obra; la estrategia de construcción que aplicará el contratista, teniendo en cuenta su competencia.

La administración es la relación porcentual entre los costes directos y los indirectos, en un contrato de construcción, por ejemplo. Los costes indirectos comprenden los gastos y costes técnico-administrativos del contratista, necesarios para la correcta ejecución de la obra.

La utilidad se considera como un factor tasado sobre los costes directos por ejemplo que garantiza el retorno sobre la inversión del CONTRATISTA, medida en forma de utilidad monetaria dentro de los parámetros normalmente aceptados según el tipo actividad comercial. En otras palabras, corresponde al pago o compensación que el CONTRATISTA debe recibir por sus conocimientos, experiencia, inversión, productividad, responsabilidad y disponibilidad que pone al servicio del contratante.

Los imprevistos son aquellos eventos fortuitos que ocurren cuando sucede algo inesperado y costoso cuya naturaleza no es previsible y que no se pueden valorar con certeza. Se puede interpretar como el coste de los riesgos calculados y asumidos, cuando ocurren los correspondientes siniestros.

• Podrían analizarse según sus variaciones de origen:
  • Externo: Dependen de las circunstancias de tiempo y lugar de ocurrencia de la obra o proyecto
  • Interno: De todas formas, hubieran ocurrido sin importar donde y cuando se ejecute la obra o proyecto

• Contingencias imprevistas de Fuerza Mayor o caso fortuito
  • Naturales: Terremotos; maremotos; inundaciones; rayos y sus consecuencias
  • Económicas: Cambio o implantación de nuevas prestaciones sociales; cargas impositivas y devaluaciones
  • Humanas: Guerra; motines; incendios; explosiones
• Contingencias imprevistas por hechos de terceros:
  • Huelgas
  • Paros
  • Ataques de la guerrilla
  • Restricción de jornadas normales de trabajo

Regularmente los temas anteriores están cubiertos contractualmente bajos los términos de fuerza mayor o caso fortuito y, como tal, cada parte contratante asume sus costes. En esa medida no se incluyen en los imprevistos.

Contingencias imprevistas:

• Naturales: Prolongación de épocas de lluvia
• Humanas:
  • Defectos de información:
    • Información defectuosa, inducida por especificaciones y planos confusos, inconsistentes, incompletos o errados
    • Información faltante, detalles o definición en documentos, que hacen que se omitan actividades completas
    • Deficiente estructuración, en las bases o listas para elaborar los presupuestos
    • Errores en las cantidades de obra
    • Omisión de rubros de pago
    • Desconocimiento del ambiente de ejecución y de la zona en la cual se desarrolla la
    • Incompetencia técnica, falta de familiaridad y conocimiento técnico en relación con las tareas a desarrollar
    • Errores en estimación de rendimientos
    • Diferencias de interpretación sobre el alcance
    • Desconocimiento de los programas de construcción
  • Por negligencia:
    • Operaciones matemáticas erradas
    • Medición errónea de cantidades de obra
    • Uso inadecuado de los precios, ya sea por no tener información actualizada o por no tener en cuenta el momento de ejecución real del trabajo
    • Deficiencias en la modelación de actividades, errando en las cantidades, al estimar por ejemplo incorrectamente los desperdicios y las pérdidas que ocurren en la obra
    • Contabilización doble de la misma actividad, por deficiencias en la interpretación de la especificación
  • Defectos en los sistemas de control:
    • Pérdidas por robos, almacenamiento inadecuado
    • Localización inadecuada de los centros de acopio
    • Organización inadecuada de las cuadrillas de construcción
    • Falta de supervisión en la ejecución de los trabajos
    • Demoras en la adquisición de los materiales
    • Demoras en la ejecución
    • Defectos en coordinación
  • Variaciones en el alcance del trabajo:
    • Incremento en la cantidad contratada, manejándolo erradamente como obra adicional
    • Inclusión de obras o servicios no previstos
    • Cambo de especificaciones, bien sea de los insumos o de la calidad final del trabajo
    • Eliminación de trabajos cuyo efecto puede significar lesión en las apropiaciones de los costes de administración
    • Prolongación de los términos de ejecución, lo cual representa un incremento en los costes indirectos
    • Dilación en la fecha de iniciación prevista de la obra

• • Económicas: Continuación de inflación; revaluación y recesión

Por supuesto nunca he visto el caso de un contratista que, terminada la obra, regrese donde el contratante con un cheque por el valor de los imprevistos no causados o que, en el caso de un reclamo, advierta que en su cálculo se han descontado los valores previstos para cubrir los imprevistos.

Consideraciones 

He tratado de hacer una descripción detallada de los imprevistos para tener presente que eliminar este concepto, en el caso de contratos de construcción, es una decisión que implica probablemente revaluar en su totalidad esta modalidad de remuneración y no solamente en su componente de imprevistos. Son demasiados los imponderables que se presentan en este tipo de contratos, los cuales se han ubicado en la práctica, del lado del contratista.

El cambio de enfoque debería ubicarse desde las etapas tempranas de la obra o proyecto, no en contratos en marcha porque contractualmente debe apoyarse en una adecuada distribución de los riesgos y en consecuencia la evaluación de costes sería totalmente diferente.

Un tratamiento intermedio del concepto de imprevistos sería tratar de determinar para cada tipo de obra o proyecto -según tamaño y riesgo- una tendencia en el comportamiento del nivel de imprevistos. Esto sería posible apoyándose en los estudios comparativos de distintas propuestas, no solo de las de los ganadores, sino de la totalidad de las recibidas durante los últimos años, por ejemplo. Estadísticamente sería factible establecer un rango de variación del porcentaje de imprevistos y utilizarlo como mecanismo para negociar los imprevistos, buscando normalizar este componente.

Una consideración aparte merece el tema de reajuste de precios:

• Es necesario estudiar con cuidado dentro de qué plazos no sería necesario establecer reajustes de precios en los contratos de construcción.
• Se ha perdido por desconocimiento o por comodidad la práctica de establecer fórmulas de reajustes con base en los capítulos principales que constituyen los rubros de la obra, los cuales representan de una manera más aproximada la variación de costes. Se acude de manera simplista al índice de precios al consumidor; incluso en este caso la definición de los coeficientes es imprecisa o

Bibliografía:

• Costo y tiempo en edificación. Carlos Suárez. Editorial Limusa, S.A. de C.V. Grupo Noriega Editores 1997

• Licitar………para Ganar. Germán Urdaneta Hernández. Primera edición 1996, segunda impresión abril 1996, edición especial junio 1997

CONTRATOS DE CONSULTORÍA

En esta modalidad de contrato y remuneración, hago referencia específica a la desarrollada y puesta en marcha para los contratos de consultoría en ingeniería y que se ha venido extendiendo a otros servicios en esta disciplina.

El concepto de imprevistos prácticamente no opera o aplica en esta modalidad.

• El primer componente principal de esta modalidad es el de salarios. En la medida en que se establece un rango de salarios para cada clasificación aplicable para un período determinado, el consultor tiene flexibilidad para ubicar su personal en estos No hay imprevistos en este componente.
• Aplica a continuación, el componente de prestaciones Determinado por ley. No implica imprevistos. Y en caso de ajuste, el contrato prevé el cambio correspondiente.
• El factor de gastos generales o de administración, o indirectos corresponde a un cálculo del ejercicio anual inmediatamente anterior a la negociación, susceptible de revisión a través de un ejercicio de auditoría.

Normalmente se negocia para aplicarlo anualmente. Si existiera riesgo de variaciones en los elementos utilizados para calcular el factor, el imprevisto se mitigaría con revisiones más cercanas, trimestralmente, por ejemplo.

• Finalmente, el factor de utilidad u honorarios se reconoce de acuerdo con los niveles propios de este tipo de
• Eventualmente se consideran otros factores como subcontratos y costes reembolsables que no implican imprevistos para el consultor.
• En este tipo de remuneración, los mecanismos de reajuste son sencillos de plantear y fáciles de

Consideraciones

La revisión del concepto de imprevistos no es aplicable en esta modalidad de remuneración. Los esfuerzos de reducción de costes podrían concentrarse en la revisión del factor de gastos generales.

CONTRATOS DE SERVICIOS MISCELANEOS

En este tipo de contratos, no existe una tradición en materia de referencias académicas o libros que toquen el tema. Esta carencia, ha obligado a quienes prestan este tipo de servicios a tomar en préstamo, esquemas de remuneración de otras actividades e importarlos sin tomarse el trabajo de acomodarlos a las condiciones propias de cada tipo de servicios.

La figura frecuentemente utilizada es la de AIU, expresada como un porcentaje integral sobre los costes directos que no se apoya en ningún tipo de análisis o desglose.

Generalizando podría decirse que el principal componente comercial de este tipo de contratos es el de salarios con su componente complementario de prestaciones sociales.

No se caracterizan este tipo de contratos por estar sujetos a imprevistos o contingencias de grandes proporciones, como ocurre por ejemplo en los contratos de construcción.

Aquí sí que existiría un espacio propicio para buscar la eliminación del concepto de imprevistos, logrando ahorros de alguna cuantía. Debería migrarse en lo posible, a una estructura de costes similar a la prevista para los contratos de consultoría.

Un esfuerzo en este sentido se viene haciendo en el contrato de servicios de intermediación aduanera. La costumbre ha sido remunerar este tipo de servicios por el número de toneladas manejadas o por el número de operaciones realizadas o incluso como una suma ad valorem. Con el contratista existentes de viene revaluando la modalidad de remuneración contractualmente prevista.

Se refuerza la ventaja de solicitar al momento de presentar propuestas, el desglose de costes y tarifas. Este desglose permite aislar e identificar rubros susceptibles de negociación, como por ejemplo el de imprevistos. Tratar de identificar este desglose con posterioridad, como por ejemplo al momento de pactar una prórroga o negociar un reclamo no es práctico, comercialmente hablando.

No significa que los desgloses tengan que ser parte de la documentación contractual. Es lo que acontece con los contratos de construcción; a nivel de propuesta se solicita el análisis de precios unitarios. En el contrato no se incluyen los desgloses, sino únicamente los precios unitarios fijos.

Consideraciones 

Sería este el tipo de contratos donde se configuran oportunidades de reducción de costes, buscando revaluar el concepto de imprevistos, teniendo en cuenta las consideraciones anteriores.

Como referencia se incluyen anexos a este documento, diferentes formatos para el análisis o desglose de precios y tarifas:

• Precios Unitarios Fijos
• Sueldos, jornales y prestaciones sociales
• Equipos