El Rol de la Planificación de la Demanda en la Cadena de Suministros

Introducción

La Planificación de la Demanda, como actividad integrada en un concepto superior denominado Cadena de Suministros, debe ser desarrollada de forma eficiente dentro de la empresa. No podemos hablar de demand planning en nuestras organizaciones si no existe una intención clara de desarrollar esta actividad. Por ejemplo, si no disponemos de un software adecuado o la gestión del inventario no está correctamente asociada a la planificación, no estaremos realizando planificación de la demanda. Mi idea principal reside en un idea básica: las empresas deben desarrollar esta gestión en su concepto más amplio y no debe ser un conjunto de actividades inconexas que, en definitiva, es el impedimento para obtener los mayores beneficios en esta actividad.

Para poder desarrollar de forma eficiente la Planificación de la Demanda en la empresa, debemos entender perfectamente el papel de esta actividad en la Cadena de Suministros y lo resumo en estos 5 conceptos.

Definición de la Planificación de la Demanda

Para contextualizar esta ponencia, quiero comenzar con una descripción propia del concepto.

Conjunto de acciones empresariales y técnicas de cálculo necesarias para aprovisionar producto (stock) a uno o varios centros de consolidación o almacenaje y cuyo objetivo principal es mantener unos niveles de stock adecuados para atender la demanda media solicitada por el conjunto de clientes en un periodo de tiempo y alcanzar unos niveles objetivo de servicio del inventario. Este conjunto de procesos o acciones que interacciona entre sí, afecta a procesos Make-to-Order o Make-to-Stock.

Posición de la Planificación de la Cadena de Suministros

1. Representa una idea de centralidad. Es el motor que una vez empieza a funcionar, hace girar otras actividades en la Cadena de Suministros. De una forma más gráfica, una vez hemos generado el output de la planificación – Órdenes de Compra o Fabricación – los proveedores o fabricantes comienzan sus actividades de fabricación o envío de producto solicitado, se generarán actividades de transporte de aprovisionamiento y cuando llegue el producto a nuestros almacenes modificará nuestros inventarios y podremos abastecer de producto a los clientes. Se “mueven” todas las actividades de nuestra logística interna o intralogística. Y así un ciclo interminable….

2. ¿Es un área desconocida?. Desde mi punto de vista, si. Muchas empresas desconocen los beneficios al desarrollar este área eficazmente. Hasta ahora, ha sido considerada una tarea menor asociada a una idea de “hacer pedidos” (grave equivocación). Y en la mayoría de los casos, al ser desconocida, se han utilizado recursos humanos y tecnológicos insuficientes o inadecuados.

3. Es la actividad principal en la Logística de la empresa. Si nos fijamos que un gran número de empresas han decidido ceder parte de sus actividades logísticas (almacenaje, transporte, manipulación, etc..) a Operadores Logísticos, las actividades o funciones logísticas gestionadas directamente por las empresas serían: (I) La función del aprovisionamiento, por lo tanto, la planificación y (II) el Customer Service. Esto nos indica la importancia (casi total) en la logística empresarial. Otra cuestión será saber si esta función podrá ser traspasada al Operador Logístico en un avance en la gestión total de la logística empresarial por parte de estas empresas (5PL?).

4. Unión total con el inventario. El binomio planificación-inventario debe entenderse perfectamente. No podemos pensar mantener un inventario correctamente dimensionado si no ejecutamos correctamente el proceso de planificación. Muchos de los problemas asociados al inventario tienen origen en una inadecuada planificación. (Lead time inciertos, stock de seguridad elevados, no segmentación del catálogo, sistema informático de bajo nivel, etc.)

5. Un área de gestión a desarrollar. Como resumen de los anteriores puntos, podemos decir que todavía es un área a desarrollar por un número importante de organizaciones. Hay que modificar el actual modelo de gestión administrativa – solamente trata de generar las necesidades del aprovisionamiento sin objetivo definido – por un modelo basado en la gestión estratégica. Gran cambio por delante…

Puntos clave para desarrollar la Planificación de la Demanda

1. Recursos humanos. Contar en nuestras organizaciones con profesionales que tengan el conocimiento adecuado para un correcto desarrollo del proceso. Desarrollaré este aspecto en el siguiente apartado referido al Demand Planner.

2. Información & Tecnología. El software se ha convertido en el elemento diferenciador para que nuestro proceso de planificación mejore de forma sustancial. Bien un software de planificación como parte de nuestro ERP (desarrollado por nuestra empresa) o adquirido a empresas comercializadoras y/o desarrolladoras de este tipo de tecnología. Cambiar nuestro antiguo software basado en hojas de cálculo o sistemas desarrollados hace años con muy poca información hacia nuevos modelos que contienen todo un “arsenal” de información dispuesta a ser utilizada eficientemente. Desde hace ya algunos años, han nacido empresas sabedoras de la necesidad existente en las organizaciones de mejorar su nivel de servicio y a la vez reducir sus inventarios (best of breed).

3. Colaboración interdepartamental. Colaboración con los departamentos directamente beneficiarios de la planificación – Compras, Marketing y/o Ventas -. Planificar reuniones periódicas (S&OP) para “limar” los datos con el objetivo de mejorar la calidad de los mismos. Hablamos de descuentos en las compras, campañas promocionales, ofertas, desviaciones atípicas, etc. Incluso los aspectos económicos externos que rodea nuestra empresa. Todo lo necesario para complementar la información que nuestro sistema no es capaz de recoger por si mismo. En este punto quiero resaltar la importancia de incluir las previsiones de nuestro software de planificación para completar los presupuestos de ventas en las empresas. Hasta ahora su peso en este capítulo es casi nulo, por no decir, no se tiene en cuenta. Debería ser una de las fuentes de información imprescindibles para realizar presupuestos de ventas agregados en las empresas. ¿Para qué sirve tener un sistema que puede realizar pronósticos de ventas si no se aprovecha esta información?

4. Indicadores de Desempeño (KPI´s). La planificación exige tener un panel de indicadores para controlar el proceso de planificación. Indicadores de tipo Financiero y del Inventario. Cada empresa debe decidir cuáles son los más adecuados según su modelo de negocio u operacional. Pero deben servirnos para tener controlado periódicamente este proceso y poder verificar el cumplimiento de nuestros objetivos.

El Demand Planner

El Demand Planner (o Demand Planning Manager) es el principal recurso humano que interviene en este proceso. Es un rol en auge debido a la importancia que tiene en el resultado, tanto por el impacto financiero como de servicio al cliente. Hasta ahora y dependiendo del sector, ha sido una tarea más administrativa que analítica, por lo tanto, es muy habitual que se obtengan unos resultados bastante pobres. Grandes conocedores del producto y entorno de la empresa, pero sin apenas conocimiento de los conceptos teóricos de la planificación.

¿Qué características principales debe poseer un Demand Planner?

1. Formación adecuada. Debe poseer formación de todos los conceptos teóricos que rodean la Planificación: Función de aprovisionamientos, Inventarios, Costes Logísticos, Técnicas de predicción de la demanda, y en general todos aquellos conceptos estadísticos y analíticos que soportan la planificación. No es posible ni compatible con el puesto situar a personas que no dominen todo lo anterior.

2. Capacidad analítica. Como consecuencia de lo anterior, debe poder analizar los resultados del “output” generado en el propio proceso en forma de necesidades de aprovisionamiento para poder proponer medidas correctoras o de mejoras.

3. Ser didáctico. Finalmente, debe ser capaz de explicar y compartir la información de la forma más didáctica con aquellos profesionales beneficiarios de nuestro trabajo (Marketing, Ventas, Aprovisionamientos, Finanzas, etc.) en los foros que se establezcan para ello, generalmente reuniones interdepartamentales,  ya que éstos pueden ser ajenos a toda esta batería de conceptos propios del proceso de planificación.

Presente y futuro de la planificación

Ahora sabemos que un correcto proceso de planificación trae consigo ventajas de tipo económico y de calidad de servicio como hemos destacado anteriormente. Muchas empresas y organizaciones carecen de una planificación de la demanda eficiente. No hay un software actualizado, el personal no está suficientemente preparado o no existe coordinación entre departamentos, por lo tanto no estamos aprovechando las ventajas que nos ofrece.

Esto nos debe llevar a concluir que hay muchas opciones para que nuestra calidad de servicio referida al inventario mejore y por defecto, la organización del mismo si aplicamos todo lo anterior.

1. Información & Tecnología. Las herramientas, ahora en pleno proceso de desarrollo, son un pilar imprescindible dentro del futuro de la planificación en la empresa. Software que va a continuar mejorando mediante la incorporación de nuevas soluciones y conjunto de informaciones que van a proporcionar mayor visibilidad al proceso. Actualmente existen unos desarrollos excelentes realizados por empresas especializadas en entornos de planificación de la demanda y que tienen un futuro prometedor. Serán imprescindibles para cualquier empresa que desee ser competitiva. El reto es poder hacer extensible estos desarrollos a pequeñas y medianas empresas. Su elevado precio es un impedimento que frena el desarrollo en este campo a muchas organizaciones.

2. Planes de colaboración internos y externos. La colaboración antes mencionada se debe extender tanto de forma interna (Marketing, Ventas, Compras, Finanzas) como externa – Proveedores y Clientes. Compartir información sobre nuestras necesidades futuras repercutirá en una mejor planificación de nuestras fábricas o proveedores. Aprovechar las herramientas que ya ofrece internet en forma de portales de información colaborativos, aporta una visibilidad excelente a otras partes de la Cadena de Suministros hasta ahora completamente oculta a nuestros ojos.

3. Business Intelligence. Fruto de la información que nos ofrece el software y los análisis que podamos realizar de nuestro proceso, es imprescindible incorporarlos a la inteligencia del negocio. La planificación nos concede una colección de datos en forma de indicadores que deben estar en la parte más alta de toda organización, Nos dotará de un mayor conocimiento sobre nuestro negocio. También como parte imprescindible de la estrategia futura en Logística. Un mercado cada vez más global y cambiante obliga a toda organización a ser capaz de ofrecer soluciones en un menor tiempo.

Quiero finalizar esta ponencia haciendo hincapié en los tres grandes pilares sobre los que debemos apoyar toda acción encaminada a mejorar nuestra Planificación de la Demanda: (I) Recursos Humanos, (II) Información y Tecnología y (III) Colaboración inter-departamental. Mis experiencias propias y de otros profesionales en este campo lo confirman.

Presentación Logistics Madrid.