Aunque no está muy claro su origen, la mayoría de los autores parecen asignar el desarrollo de las primeras 5S al ingeniero de Toyota, Shingeo Shingo, en los años 70. Éste desarrolló, además, numerosos principios como los poka-yoke o el SMED, haciendo de la simplificación eficaz una línea de trabajo extremadamente beneficiosa.
La metodología inicial contaba con 5 principios clave para ayudar a mejorar el orden, la limpieza y la organización en las empresas:
- Seiri – Clasificar
- Seiton – Orden
- Seiso – Limpieza
- Seiketsu – Bienestar personal
- Shitsuke – Disciplina
Cada uno de estos principios venían acompañados de eslóganes del tipo “todo lo que no vale se retira del puesto de trabajo”, “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” o bien “no se trata de limpiar mucho, sino de ensuciar poco o nada”.
Además, la metodología fue generando su propia “ceremonia” y pasos, muchas veces promovidos por las consultoras y centros formativos, con el objetivo de presentar la sencilla metodología como algo más profundo y metódico. Un ejemplo de ello fue el establecimiento de una serie de escalas de implementación y el uso de etiquetas rojas y verdes.
Más allá de todo ello, la pureza y simplicidad que ofrece la metodología la ha convertido en uno de los principales instrumentos de mejora rápida en las empresas, ganándose el respeto y admiración de la inmensa mayoría de quienes la conocen o han aplicado.
Con el tiempo, y esta vez con un origen poco definido, se añadieron 4 “s” más:
- Shikari – Constancia
- Shitsokoku – Compromiso
- Seishoo – Coordinación
- Seido – Estandarización
Se entendía, entonces, que hacía falta ampliar un método sencillo y muy orientado al espacio de trabajo – el genba – y no tan enfocado a todo lo que debe rodear a los actores del cambio: los trabajadores. A tal efecto, surgieron estas nuevas “s” en las que se apostaba por ciertos principios y valores que debían tener las personas que iban a implementarlas.
Los grupos de las 9S
Visto desde un enfoque operativo, las 9S podrían agruparse entonces en tres grandes grupos:
Grupo 1: Relación con el genba (lugar de trabajo):
- Seiri – Clasificar
- Seiton – Orden
- Seiso – Limpieza
Grupo 2: Valores propios que favorecen su desarrollo:
- Seiketsu – Bienestar personal
- Shitsuke – Disciplina
- Shikari – Constancia
- Shitsokoku – Compromiso
Grupo 3: Principios que debe aplicar la empresa para una implementación eficaz:
- Seishoo – Coordinación
- Seido – Estandarización
La necesidad de implementar una nueva S
Durante muchos años he aplicado estos 5 + 4 principios a nivel profesional y, como profesor, también los he impartido. Han sido eficaces y he agradecido siempre a los autores que los desarrollaron y compartieron. Sin embargo, he llegado a una conclusión, después de muchos años de utilizarlos, y muy especialmente en la época más reciente. Esta conclusión es que falta una “S” importante y necesaria para abordar los tiempos que corren: Shiten – Perspectiva.
Nos encontramos en plena cuarta revolución industrial. Esta nueva era es la respuesta tecnológica a un entorno extremadamente volátil, incierto, complejo y ambiguo (VUCA). En este escenario, nada es estable y se vuelve necesario adquirir y promover una serie de pautas que adapten lo existente a los cambios que se avecinan.
Para lograrlo hace falta anticiparnos todo lo posible a lo que nos va a venir. Si nos fijamos, las 5S iniciales estaban muy orientadas a corregir o mejorar el pasado. Analizaban qué se hacía mal y ponían pautas para promover un mejor orden y limpieza en el presente. Pero, ni estos 5 primeros principios, ni tampoco los 4 siguientes, hablaban sobre cómo preparar el lugar de trabajo para los cambios que se avecinan.
Imaginemos que una empresa dedicada al comercio electrónico realiza las 9S tradicionales para sus puestos de preparación de pedidos. El día de la realización podrían ser efectivas. Pero en este tipo de empresas, los puestos son completamente flexibles; un día pueden ser de una manera y, al día siguiente, de otra forma completamente distinta. Lo mismo pasa con los grupos de trabajo, la organización…
Hace falta “flexibilidad” – Jūnansei – y prever qué tipo de situaciones pueden darse, reorganizando ágilmente el genba. En el mundo occidental esto se ha venido denominando tradicionalmente “visión”. Pero este concepto está más relacionado con el devenir general deseado de la empresa, y suele plasmarse junto a la misión y valores en su presentación.
Sin embargo, no solemos hablar de la “visión” sobre el espacio de trabajo. Esto es algo mucho más específico y el término no se amolda adecuadamente. En la cuarta revolución industrial y los entornos VUCA, se hace necesaria un nuevo principio inspirador que permita a los trabajadores desarrollar un “genba” o espacio de trabajo.
Hay dos disciplinas, poco desarrolladas aún, que se han generado en el marco académico y parte del escenario empresarial para desplegar diversas herramientas que permitan anticiparnos a lo que nos va a venir:
- El “Forecasting” o “Pronóstico Industrial” es una disciplina que suma técnicas cualitativas y cuantitativas para emitir predicciones en cuestiones como la planificación de la demanda o la proyección de presupuestos en la empresa. Si bien es una herramienta interesante, para mejorar nuestra visión del futuro, no parece muy adecuada para abordar temas tan específicos como el devenir de los lugares de trabajo.
- La “Strategic Foresight” o “Perspectiva estratégica” es una disciplina que parte de la idea de que hay diversos escenarios posibles (Martin, 1996) y ofrece diversas técnicas y herramientas para mejorar la calidad de las predicciones.
Esta segunda disciplina puede ser derivada al lugar de trabajo. Cuando busqué en el traductor cómo se traducía “perspectiva” en japonés, tras pensar mucho sobre la necesidad de implementarla en el conjunto, observé, para mi sorpresa, que la palabra era “Shiten”, cumpliendo la premisa de que su denominación empezase por “s” para poder formar parte del grupo de herramientas. ¿Casualidad o destino? En cualquier caso, esta es mi propuesta y premisas para la nueva “S”:
Shiten: Perspectiva
Eslogan: “Todo se organiza teniendo en cuenta lo que viene”.
Principios y técnicas de aplicación: Shiten debe ser un principio sencillo, como el resto de las pautas. Para ello, propongo 4 pasos:
Paso 1: Analizar qué medios internos posibles (personas, cosas, procedimientos…) pueden cambiarse.
Paso 2: Realizar una exploración externa, identificando patrones de cambio, futuros potenciales, con herramientas sencillas como “What if”.
Paso 3: Emplear las eses del grupo 2 (Seiketsu – Bienestar personal; Shitsuke – Disciplina; Shikari – Constancia; Shitsokoku – Compromiso) para que los trabajadores mejoren su visión, fomentando el conocimiento del entorno (competidores), novedades y mejores prácticas, para que puedan valorar la información obtenida en los pasos 1 y 2.
Paso 4: Finalmente, Shiten se transforma en una serie de propuestas sobre cómo abordar posibles escenarios:
- Realizando posibles patrones en las 3 primeras “S” (Seiri – Clasificar; Seiton – Orden; Seiso – Limpieza), para entender cuál aplicar en cada escenario, o cómo adaptar el orden actual ante la perspectiva de un futuro diferente.
- Realizando cambios en el resto de “S” para estandarizar ágilmente la forma de aplicar estos 6 principios ante el nuevo escenario que sugiere Shiten.