Introducción a la Gestión de Proyectos
La Gestión de Proyectos es una de las actividades más habituales y necesarias en la empresa. No hay organización que a lo largo de un periodo de tiempo no tenga un buen número proyectos a implementar con el objetivo de mejorar y ser más productiva en el tiempo. Y la función logística no es una excepción. Todo lo contrario. Nos vemos inmersos en un continuo desarrollo de nuevos proyectos, acelerado por ser un área muy dinámica que exige innovación a lo largo de toda la Cadena de Suministro.
La gestión de proyectos se extiende a lo largo de todos los departamentos que componen una organización. Y en la mayor parte de las ocasiones son transversales, por lo que lo más habitual es que afecten a más de un departamento y se vean involucrados grupos de personas de diferentes ámbitos dentro de la empresa.
El objetivo de toda gestión de proyecto es incrementar la eficiencia en alguno de los múltiples procesos que se producen en una empresa. También puede ser para implementar un nuevo proceso o producto. En cualquiera de los dos casos, es fundamental gestionar los proyectos de forma eficiente para alcanzar las metas previstas.
Esta entrada es un resumen del capítulo Gestión de Proyectos incluido en el libro Habilidades, Conocimiento y Técnicas Empresariales escrito por Antonio Pérez Carmona, autor de numerosas publicaciones sobre gestión empresarial. Es consultor, asesor y formador para numerosas organizaciones. Es también un gran referente en el mundo de la Logística.
Deseo su lectura os sea de máxima utilidad.
Como Planificar Proyectos
Dentro de las múltiples definiciones de proyecto, podemos aceptar como más universal la que lo caracteriza así: “Es el conjunto de actividades no repetitivas de naturaleza técnica, administrativa y financiera, que tiene como objetivo final la obtención de determinados productos dentro de los parámetros establecidos.”
¿Qué características definen una correcta gestión de proyectos?
- Análisis de valor: Consiste en evaluar el máximo de alternativas a cada solución a ser adoptada y su relación coste/beneficio, inclusive considerando el costo operacional de cada una de ellas. Junto con el Cronograma del proyecto, el Análisis de Valor originará el Cronograma Financiero.
- Planificar: “qué”, “cuánto” y “cómo” debe ser hecho. Determinar el camino a seguir y los métodos de ejecución en un proyecto es pensar para no equivocarse
- Programar: se refiere al “cuándo” debe ser hecho aquello que fue planificado.
- Controlar: Esta fase es para evitar que las diversas actividades se desvíen de la calidad, cantidad, costo y plazo previstos.
- Calidad: esta fase sirve para atender las necesidades del usuario a un costo mínimo y dentro de los plazos previstos
Para planificar un proyecto debemos tener en cuenta la siguientes etapas clave.
(I) Definición del objetivo del proyecto
Cualquier proyecto, sea grande o sea pequeño, se beneficiará de tener un plan establecido. por lo tanto es necesario desde el principio conocer la viabilidad del proyecto. Importante conocerla para iniciar y continuar con los pasos siguientes, los responsables de la empresa tienen que elaborar algo parecido a un plan comercial, que nos indique que económicamente es rentable o asumible, que tenemos el personal adecuado, y que cumpliremos con las expectativas del cliente. El balance económico proyectado ha sido desarrollado de forma realista
(II) El desarrollo del plan de proyecto
Deberemos programar una serie de tareas, y coordinarlas de modo que se asegure que el plan progrese paso a paso, y de manera lógica, hacia la culminación del proyecto.
- Definir la principal unidad de trabajo que debe ser llevado a cabo, teniendo en cuenta los borradores del plan, la estructura y las especificaciones del proyecto.
- Determinar el tiempo requerido para completar cada fase del proyecto.
- Determinar la secuencia que deben seguir las distintas fases del proyecto. Habrá que elaborar un gráfico de Gantt para ver la programación de cada fase dentro del contexto de la totalidad del proyecto.
- Determinar el tiempo y los gastos de cada fase del proyecto, siendo el resultado igual al presupuesto total disponible.
- Determinar las necesidades de personal.
- Determinar la normativa y los procedimientos habituales a seguir durante el desarrollo del proyecto.
- Establecer las pautas y los detalles de un plan de contingencia y la evaluación de riesgos, para poder asegurar la calidad del trabajo, la disponibilidad del presupuesto y la programación establecida.
(III) La puesta en marcha del proyecto
Cuando empieza el proyecto, el personal asignado al proyecto deberá orientarse hacia tres clases principales de actividad:
- Control sobre el progreso de cada fase del proyecto, a través de revisiones periódicas y una constante comunicación con los supervisores de los empleados in situ.
- Elaboración de informes internos sobre los progresos que hagan referencia a la calidad, el presupuesto y el cumplimiento del programa en cada fase del proyecto.
- Un intercambio entre los responsables de la empresa, el gerente del proyecto y los supervisores encargados del día a día de las actividades del proyecto, con especial atención a las soluciones de los problemas y desviaciones que puedan ir surgiendo. En cualquier caso, siempre pueden surgir problemas. Esta cuestión se tratará en los siguientes capítulos.
(IV) La culminación del proyecto
Antes de poner en marcha el proyecto hay que disponer de todos los detalles de fabricación, programación, mano de obra, etc.:
- Pruebas: hay que probar todo el material que se vaya a emplear en el proyecto para asegurase de que funciona correctamente.
- Documentación: hay que asegurarse de que todos los manuales resulten asequibles para todos los empleados, para los supervisores de planta y para los gerentes.
- Plantilla: hay que asegurarse de que el departamento de Recursos Humanos haya contratado a las personas adecuadas. Si es preciso realizar un curso de formación, debe hacerse antes del inicio del proyecto.
- Equipo: una vez finalizado el proyecto, habrá que reasignar a los miembros del equipo a otro puesto dentro de la organización de la empresa.
- Evaluación del personal: hay que elaborar informes sobre el rendimiento de cada miembro del equipo para el departamento de Recursos Humanos.
- Evaluación del proyecto: hay que elaborar un informe sobre la planificación, la puesta en marcha y la culminación del proyecto. Hay que hacer referencia a la calidad, los presupuestos y las fechas límite de cada elemento del proyecto.
- Comunicación con los directivos: el informe deberá ser sometido a los superiores en una presentación oral y visual.
(V) Los posibles fallos
Los proyectos se planifican con la intención de completar las tareas según lo previsto.
A continuación podemos hablar de ciertos problemas que pueden aparecer durante el proyecto.
- Retrasos en la programación: Si el proyecto se retrasa por culpa de algún proveedor que no ha cumplido los plazos, podremos estar en una situación de poder, para renegociar los términos del contrato. Si el contratista no cumple con las exigencias de calidad o plazos establecidos, deberá asumir el pago de una penalización.
- Costes añadidos: el aumento en el coste del material, sobre el que no se tiene ningún control, incrementará la totalidad del presupuesto. Habrá que intentar reducir gastos por otro lado, sin que suponga una merma en la calidad de la mano de obra.
- Presupuesto excesivo: si no hay más remedio, habrá que considerar la posibilidad de reducir el proyecto, a no ser que la empresa pueda absorber los costes adicionales.
- Pérdida de calidad: cuando los suministros de material y acabados no cumplen con la calidad exigida, puede que haya que considerar otras alternativas.
- Fecha límite: cuando la fecha límite se acerca peligrosamente quizá haya que solicitar más fondos.
- Diferencias de opinión: el director del proyecto es quien tiene la responsabilidad de solventar las diferencias de opinión que surjan con respecto a cualquier aspecto del proyecto.
La Gestión e implantación de Proyectos debe ser controlados con métodos de programación y control de tiempos. Para ello se hace imprescindible la utilización de herramientas tales como:
- Redes (PERT )
- Diagramas de Barras (GANTT)
- Información/Comunicación (Cuadro de Mando Integral –CMI-)
Tales herramientas son fundamentales por su eficacia en la comunicación de la Gerencia del Proyecto y el resto de la empresa.
Para finalizar, durante el desarrollo de las diversas fases del ciclo de vida, los requisitos de la organización y las funciones que participan varían, pero si el proyecto es muy importante para la empresa, la estructura transitoria necesaria será en todo momento vinculada a la Dirección y/o Presidencia de la empresa.
