Productividad

Fundamentos de la Gestión de Proyectos

¿Debemos conocer los fundamentos de la Gestión de Proyectos?

Si. La gestión de proyectos es un aspecto fundamental que todo responsable de Cadena de Suministro debe gestionar con diligencia y experiencia. Dependiendo del tipo de proyecto en el que nos podamos ver involucrado, serán necesarias una serie de capacidades técnicas y de gestión de equipos para alcanzar los objetivos previstos en cada uno de ellos.

El objetivo principal cuando iniciamos un proyecto es alcanzar las metas fijadas con la mayor exactitud posible en tiempo y costes. Nuestra credibilidad como gestores de proyectos descansa en estos principios, tanto si son proyectos internos o si pueden afectar a clientes externos.

En nuestra faceta como Supply Chain Managers nos vamos a encontrar con proyectos que van a tener diferente alcance. Desde simples proyectos con unas consecuencias muy acotadas en tiempo y costes, hasta proyectos que pueden suponer un cambio total en la gestión logística de una organización. En cualquier caso, la experiencia y formación acumulada en la gestión de proyectos serán factores de gran relevancia.

Todo proyecto debe estar muy claro en su definición y alcance. La confusión o escasa claridad son responsables directos del fracaso en su desarrollo dentro de una organización.

¿Qué es un proyecto?

El Project Management Institute define proyecto como un esfuerzo emprendido para crear un producto, servicio o proceso. Por lo tanto, puede ser un resultado tangible (producto) o un resultado intangible (servicio o proceso). También encontramos otra definición en el libro Habilidades Conocimientos y Técnicas Empresariales (Antonio Pérez Carmona – Colección Empresa) como el conjunto de actividades no repetitivas de naturaleza técnica, administrativa y financiera que tienen como objetivo final la obtención de determinados productos dentro de los parámetros prestablecidos.

Los dos términos más importantes que definen un proyecto son:

Temporalidad. Todos los proyectos tienen un inicio y un final. El comienzo se produce cuando se establecen las líneas generales del mismo y finaliza con la consecución de los objetivos planificados. Por lo tanto, no hay proyectos indefinidos (o no debe haberlos,,,). Un proyecto puede durar varios meses o años, dependiendo de la envergadura del mismo. Si es cierto que el resultado o impacto en una organización puede ser indefinido.

Único. Independientemente de los posibles resultados, un proyecto es único, aunque pertenezca a una categoría que contenga otros mucho similiares.


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¿Cuáles son los principales componentes del proyecto?

Resumimos los principales

Objetivos. La gestión de proyectos tiene un conjunto de posibles resultados definidos al inicio a conseguir según su alcance y posibles limitaciones en costes, tiempo y calidad

Procesos o fases. La gestión de proyectos sigue unos procesos predefinidos que comprenden la organización, planificación, ejecución y el control o monitorización.

Niveles. La gestión de proyectos incorpora un nivel operacional, en el que se encuentra el desarrollo propio del proyecto y otro estratégico, que implicará la definición de los cambios que se ejecución tendrá

Recursos. Son el conjunto de necesidades para el desarrollo del proyecto. Pueden ser de tipo humanos (personas que se deben involucrar), materiales (máquinas o dispositivos físicos,) y no materiales (software, consultoría, estudios, etc)

Beneficiarios. Aquellos que serán directamente afectados por la implantación del proyecto.

¿Cuál es el rol del Project Manager?

El Project Manager es la figura principal en toda gestión de proyectos. Es el responsable de que el proyecto consiga los objetivos programados al inicio y lidere la ejecución del mismo coordinando al resto de los integrantes (IT, Marketing, Ventas,…). Por lo tanto, supone una oportunidad excepcional para poner a prueba nuestras capacidades organizativas.

Las principales características que definen a un Project Manager son:

Liderazgo e influencia. Este rol requiere de liderazgo e influencia para crear un grupo de trabajo óptimo, en el que las pautas a seguir deben ser conducidas de tal forma que el resto del equipo las considere las más adecuadas, aceptando siempre cualquier tipo de sugerencia como parte de las posibles mejoras en el desarrollo del mismo.

Autoevaluación y experiencia. Hemos de considerar en todo momento si estamos preparados para asumir la gestión de un proyecto en función de nuestra experiencia y habilidades. La gestión de equipos de trabajo multidisciplinares conlleva una serie de habilidades muy concretas en la gestión de personas.

Formación del equipo. No todos los integrantes del equipo son expertos en otras áreas, por lo que saber aprovechar lo mejor de cada miembro en su especialidad, es una cualidad esencial del Project manager. En la formación del equipo debe asegurarse que está compuesto por los profesionales más adecuados según el alcance del mismo.

Dirección de proyecto. El Project Manager dirige y coordina el trabajo de otros, por lo que saber delegar es un elemento imprescindible para evitar cuellos de botella en la micro gestión de los procesos que intervienen. Tener en todo momento una perspectiva del proyecto, apoyado con las diferentes medidas de seguimiento, evitará desviaciones innecesarias del mismo en tiempo y costes.

Por lo tanto, un Project Manager debe ser un profesional capacitado para llevar a cabo dicha tarea y sobre todo, debe ser consultado previamente para que la aceptación sea total. Designar responsables sin un mínimo consenso previo entre el interesado y la Dirección, puede no ser el modelo más acertado. Falta de interés o desconocimiento sobre la propia actividad de la persona asignada son causas más que suficientes para provocar el fracaso del mismo.

¿Cómo es el Ciclo del Proyecto?

Todo proyecto debe seguir un flujo de procesos más o menos estándar. Este flujo permite a todo el equipo tener una perspectiva clara del comienzo, trabajos a realizar, objetivos a conseguir y la finalización del mismo. Por lo que podemos decir que todo proyecto tiene su propia vida (project lyfe cycle). En gestión de proyectos, se define como un conjunto de fases cuya definición es determinada según las necesidades determinadas por los gestores del proyecto.

PROJECT LYFE CYCLE

Lyfe Cycle Project

Estas fases pueden ser diferentes según el tipo de proyecto, pero lo importante es su definición.

El Project Management Institute, a través de la guía PMBOK, identifica una serie de etapas a seguir en la ejecución de un proyecto. Estas etapas las define como Process Groups y quedan identificadas de la siguiente forma:

(I) Fase de Inicio.

El inicio del proyecto incluye dos procesos necesarios para formalizar su comienzo

  • Creación de documento con los puntos básicos del proyecto. Alcance del proyecto, definición y resumen general del proyecto, objetivos estratégicos, selección del project manager, departamentos implicados, criterios de éxito.
  • Identificación de los beneficiarios. Identificar todas aquellas áreas que se van a ver afectadas. Comunicación para alinear las expectativas del mismo. Describir el nivel de participación de los diferentes beneficiarios.

Esta primera fase es esencial comunicar el proyecto de forma eficaz y clara a todos aquellos que puedan verse implicados en el desarrollo. Una mala o inexistente comunicación establece un precedente de desconfianza y falta de liderazgo.

(II) Fase de Planificación y Diseño.

La planificación y el diseño convierten lo general en acciones concretas a desarrollar. Es la guía que muestra a todos los beneficiarios y miembros del equipo las tareas a realizar. Una buena planificación debe ser realista y viable. Creará un clima de confianza entre los integrantes en la ejecución del proyecto. Esta fase abarca los siguientes aspectos

  • Descomponer el proyecto general en aquellas tareas a realizar por parte del equipo. Es lo que se conoce como work breakdown structure (WBS).
  • Programar los trabajos a realizar, el orden y los periodos en que se deben realizar.
  • Presupuestar los costes del proyecto y los tiempos en los que se realizarán dichos gastos.
  • Especificar las mejoras a conseguir, en términos de calidad.
  • Determinar los miembros del proyecto, definir sus roles y asignar trabajos y responsabilidades.
  • Determinar otros recursos necesarios para la ejecución del proyecto
  • Evaluar los riesgos de forma proporcionada y establecer un plan de contingencia que mitigue efectos adversos en caso de fallos en la ejecución o implantación.

(III) Fase de Ejecución.

En esta fase se lleva a cabo las tareas definidas en la etapa anterior. A partir de este momento el Project manager integra y coordina las actividades del equipo para asegurar que el proyecto se mueve en la dirección correcta. Necesita tener una fotografía a gran escala del proyecto para ver cómo van a interactuar todas las piezas.

Es muy aconsejable haber desarrollado previamente un mapa de todo el proceso que permitirá visualizar de forma rápida el conjunto del proyecto. En caso de desviaciones, cuellos de botella o cualquier alteración que surja durante esta fase, nos permite tener una visión de conjunto lo que puede facilitar la implementación de medidas correctoras.

Durante esta fase, es muy probable que puedan surgir modificaciones al proyecto inicial, siendo el Project Manager el responsable de coordinarlas y comunicarlas al resto del equipo en tiempo y forma asumiendo las implicaciones o desviaciones que pueda haber.

(IV) Fase de Control.

Es la fase en la que se revisa el trabajo realizado en las fases anteriores para controlar su progreso. También se identifican los posibles cambios sobre el plan inicial. En realidad, esta fase se aplica desde el inicio.

Para llevar in control sobre el proceso, el Project Manager debe realizar informes internos sobre los progresos que se están produciendo, sobre todo los referidos a la calidad, el presupuesto y el cumplimiento del programa en cada fase del proyecto.

En esta fase, hay que tener especial a los cambios que se pueden llevar a cabo. Cambios erróneos o equivocados pueden producir consecuencias no deseadas para el proyecto.

Entre las herramientas que podemos utilizar para el control de los proyectos, podemos incluir

  • Un gráfico que refleje las distintas fases del proyecto, incluyendo el nombre del proceso, la descripción del proceso, miembro del equipo responsable del trabajo y fecha prevista de finalización.
  • Gráfico para controlar el presupuesto en el que se refleja los gastos previstos y los reales.

(V) Fase de Finalización.

Esta etapa es la culminación de las etapas anteriores, dando como resultado el producto o servicio planificado.

  • Documentar correctamente para que el proyecto pueda ser implementado sin muchos problemas. Habrá personal que sea directamente beneficiario y que no haya participado directamente. Deben tener toda la información relativa a los cambios que se van a producir y/o manuales operativos si fuera necesario.
  • Liberar progresivamente a los miembros implicados en el proyecto para que retornen a sus tareas anteriores de forma total.
  • Evaluación final del proyecto incluyendo informes sobre las etapas, el resultado final del presupuesto, objetivos alcanzados y aquellos que no se han conseguido.
  • Destacar todos los obstáculos, inconvenientes o problemas detectados como modo de aprendizaje para futuros proyectos.
  • Informar al Comité de Dirección de forma visual y oral las conclusiones y resultados obtenidos. Esto permite un conocimiento directo y sin interferencias por parte de la Dirección y evita posibles interpretaciones propias o erróneas de los mismos.

FASES DEL PROYECTO

Fases del proyecto

¿Cuáles son los posibles fallos de un Proyecto?

Los proyectos se planifican para que puedan ser finalizados y alcancen gran parte de los objetivos previstos. Pero a veces esto no ocurre y en algunas ocasiones, los proyectos se paran y se terminan abandonando por una serie de factores o imprevistos.

  • Errores en la programación. Retrasos en programaciones durante la fase de ejecución provocan aumentos inesperados de presupuestos, que en casos extremos obliga a parar la ejecución de proyectos.
  • Costes añadidos. Costes no previstos y que producen una desviación importante sobre lo presupuestado. Esto puede producir que un proyecto viable económicamente se convierta en no viable.
  • Temporalidad del proyecto. Un proyecto que se demora en el tiempo de forma importante, dando de la sensación de no finalización, puede ser un motivo para que se abandone por falta de expectativas reales de finalización
  • No cumplimiento del objetivo previsto. Proyectos que resultan no efectivos por el resultado obtenido, ya que no han cumplido mínimamente las expectativas del producto o servicio buscado.

Conclusiones

La gestión de proyectos es vital en un entorno tan dinámico y cambiante como el que vivimos en la Cadena de Suministro. La implementación de proyectos que dinamicen nuestro entorno empresarial es condición imprescindible para avanzar.

Por lo tanto, podemos concluir

(I) Todo proyecto requiere de una planificación y definición clara. La confusión puede destruir un proyecto.

(II) Definir el alcance y las fases del proyecto – inicio y final -. En demasiadas ocasiones se comienzan proyectos sin tener el horizonte definido.

(III) Un control de cada una de las etapas, midiendo los resultados vs plan que se van obteniendo cuando se produzcan los diferentes hitos. (Tiempo empleado, costes, grado de cumplimiento y recursos empleados.)

(IV) Un proyecto lo componen personas, y de ellas depende su éxito o fracaso. Moderar y equilibrar el grupo en el que todos sean protagonistas. Evitar los personalismos y premios unipersonales.

buenas-practicas

Fuentes de información:

Project Management Institute

Fideliscustomer.com (Juan Carlos Carrillo)

Habilidades, Conocimientos y Técnicas Empresariales (Antonio Pérez Carmona)

Cómo innovar en las Pymes (Alberto Tundidor)

Víctor Felipe
Mi experiencia profesional de veinte años dentro del sector de la Logística me ha permitido adquirir un profundo conocimiento técnico del sector, en particular, en las áreas de cadena de suministro: Planificación de la Demanda, Aprovisionamientos, Transporte nacional e internacional, Gestión de Inventarios, Dirección de Proyectos Logísticos y de productividad, Subcontratación de Operaciones Logísticas mediante modelos 3PL. Certified Supply Chain Professional (APICS), Diplomado en Sistemas, Máster Dirección Logística y Producción, Dirección de Comercio Internacional, Six Sigma Project Lead y muchos proyectos logísticos detrás de mí. Logistics & Customer Service Manager en Praxair España, Imparto cursos y seminarios sobre Demand Planning & Inventory Compartir mi experiencia profesional y enriquecerme con la de otros es un gran objetivo.

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