¿Qué es un Transport Management System?
Un Transport Management System (TMS) se puede definir como un sistema informatizado para gestionar las operaciones de transporte. Este sistema incluye principalmente: (I) Decisión sobre los modos de transporte, (II) Planificación de cargas, (III) Gestión de control de la flota y (IV) Optimización de la ruta.
Teniendo en cuenta que en muchas empresas el coste de transporte tiene un gran significado por su porcentaje en el coste total, la incorporación del TMS es imprescindible para conseguir una mayor grado de eficiencia en servicio y coste.
¿Quién debe adquirir un TMS?
Son sistemas muy adecuados para todas aquellas organizaciones que posean flotas de transporte (propia o subcontratada) ya que automatiza con gran eficiencia el movimiento de materiales entre puntos, optimizando rutas, cargas y mantenimiento de la flota. Uno de sus aspectos más destacables es la optimización de los costes, tanto los costes directos (combustible, km recorridos) como indirectos (ahorro de tiempos) aportando beneficio sobre el ROI (Return on Investment) en su adquisición y posterior puesta en funcionamiento.
Transportistas o cargadores que implementan una solución TMS en comparación con los métodos tradicionales de gestión del transporte obtienen un mejor resultado en términos de niveles de servicio y ahorro en el flete.
Quizás ninguna otra solución tecnológica aplicada a la cadena de suministro ofrece tantas formas en reducción de costes directos.
¿Qué funciones contiene un TMS?
Describimos las funciones principales que puede ofrecer un TMS, existiendo diferentes soluciones según sea el modelo del negocio sobre el que queramos hacer la implantación. Desde sencillos gestores de reparto hasta sistemas con una gran capacidad de gestión global sobre todo el transporte.
(I) Visibilidad
Ofrece acceso en tiempo real a los gestores de transporte, clientes, o cualquier usuario susceptible de acceder a esta información.
(II) Control centralizado de la planificación
Optimiza rutas y modos de transporte, costes de las cargas, plazos de entrega y niveles de servicio. Evalua las mejoras rutas posibles así como los medios de transporte a utilizar. En la planificación tiene en cuenta todas las regulaciones existentes en los mercados nacionales.
(III) Integración de la planificación del transporte, tarifas y el cumplimiento de entregas
Incrementa el control de los costes, el servicio al cliente y la automatización. La inclusión de la tarifas de transporte automatiza un control efectivo de los costes por transporte, junto con el servicio prestado por el transportista basado en su histórico, confiere la TMS una solución altamente valiosa para optimizar el binomio coste-servicio. El cliente
(IV) Diseño de la red de transporte
Analiza la red de transportes, siendo de gran utilidad en el inicio de una compañía o cuando se pretende llevar a cabo cambios estratégicos en nuestro diseño. Por ejemplo, puede determinar dónde localizar las puntos para situar los Centros de Distribución en función de nuestra red de transportes.
(V) Rutas
Debe ser capaz de gestionar diferentes modos de transporte y optimizar el movimiento de productos entre ellos. Empresas cargadoras cuenta con un pool de transportistas que pueden ser gestionados y seleccionados de forma que permita, por ejemplo, diseñar envíos que incluyan más de un modo de transporte.
(VI) Conexión con Internet (Web-based)
Una de las facetas mas interesantes en la interface con internet, lo que permite una visibilidad total del movimiento de la expedición una vez ha sido cargada la mercancía desde múltiples sitios. Conectados con sistema GPS, permiten un trazabilidad total del envío hasta su entrega en destino,
(VII) Documentación
Un TMS debe poder emitir toda la documentación necesaria para el envío (Packing list, impresión de etiquetas, comprobante de entregas, etc). En algunos casos también emite documentación para transportes internacionales (Bill of Lading, Certficados de Origen, Facturas, etc.)
(VIII) Mantenimiento
Un aspecto fundamental para empresas con flota propia de vehículos. Realiza un seguimiento de la actividad de cada vehículo marcando los momentos para la realización de mantenimientos, Mantenimientos por fechas y kilómetros, gestión de las tarjetas y consumos, sistema de notificación de alertas sobre elementos del transporte, etc.
(IX) Conexión con ERP
Todas las soluciones tecnológicas Best of Breed que existen alrededor de un ERP tienen como una de sus principales características la conexión al principal (u otras aplicaciones ) mediante protocolos de comunicación (EDI, XML, Texto, etc). El intercambio de datos entre sistemas, por ejemplo, con el WMS, permite una mayor eficiencia al aprovechar datos que de otra forma habría que introducirlos de forma manual, evitando importantes ahorros de tiempo.
Estas son alguna de sus principales carácterísticas, aunque cada vez el TMS está ocupando mayores áreas de gestión, sobre todo en el campo del transporte internacional.
¿Qué beneficios aporta un TMS?
Estos son algunos de los beneficios más importantes de un TMS
(I) Reducción global de los costes de transporte por una mayor optimización de las cargas y aprovechamiento de los modos de transporte disponibles.
(II) Reducción de costes administrativos mediante la centralización de las operaciones
(III) Reducción en los tiempos de espera en los muelles de carga/descarga.
(IV) Comunicación más eficiente con los operadores del transporte y otros beneficiarios a través de aplicaciones web.
(V) Control efectivo de los proveedores de transporte mediante informes de gestión (incidencias) y tiempos de tránsito (nivel de servicio.
(VI) Incremento de la visibilidad en la Cadena de Suministros, mejorando la información en esta parte de la cadena.
Conclusión
La gestión colaborativa del transporte se ha hecho posible gracias a las tecnologías y aplicaciones basadas en portales de internet como el uso de los market-places dónde cargadores y transportistas llegan a acuerdos de colaboración obteniendo un beneficio en ambas direcciones permitiendo una disminución de los costes globales de transporte.
Los márgenes en la cadena del transporte han de ser muy precisos, sobre todo ante el aumento imparable de cargas fraccionadas y la paquetería generada por el e-commerce. En este escenario, un sistema capaz de gestionar el transporte de forma eficaz es indispensable (tiempos y coste). Atrás quedó la planificación manual del transporte.