Lean

Introducción al Mapa de Procesos – Process Mapping –

El mapa de procesos es una técnica  que se utiliza para describir todas las actividades que intervienen y se realizan  en un departamento o proceso de negocio. Es la representación del conjunto de procesos que definen un negocio, convenientemente ordenados de modo que se perciban las interacciones entre unos y otros (Alberto Tundidor Díaz),

Esta técnica es utilizado en múltiples tipos de empresas y organizaciones para ayudar en la mejora de sus procesos, incrementar la rentabilidad y reducir el desperdicio. En definitiva, ayuda a reorientar el proceso para obtener una mayor eficiencia.

Recordemos que el proceso, según la norma internacional ISO 9000 de sistemas de gestión de calidad, se entiende como una serie de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre ellas, las cuales transforman elementos de entrada (necesidades de los clientes) en elementos de salida (necesidades ya gestionadas), consumiendo para ello unos recursos.

Mapa de Procesos

El mapa de procesos forma parte del conjunto de acciones encaminadas a incrementar la calidad de la organización. Cuando se realiza de forma correcta, el mapa de procesos mostrará un objetivo concreto y nos ayudará a medirlo frente a los objetivos generales de la empresa. Esto asegura que cualquier cambio en alguno de los procesos estará alineado con los objetivos generales. Por ello, todo aquello que no contribuya a la consecución de los objetivos, puede ser considerado desperdicio, y por tanto debe ser eliminado.

No olvidemos que la creación de mapas de procesos es una de las herramientas más comunes cuando realizamos proyectos bajo la metodología Lean o Six Sigma

Por qué el mapa de procesos

Cuando pensamos en los mapas de procesos, frecuentemente se muestra como una forma excelente de documentar un proceso. De esta forma, todo el mundo puede entender “como se hacen las cosas” de una forma sencilla y eficaz. A continuación enumero alguna de las razones por las que el mapa de procesos es tan popular y por qué las organizaciones vuelcan esfuerzos en implementarlos como parte de sus acciones en la implementacion de mejoras “casi” en cualquier actividad.

Formación. El mapa de procesos es un componente clave en la formación de nuevos empleados. Un mapa es muy bien entendido cuando pretendemos informar a personas sin experiencia en una actividad concreta.

Solución de Problemas. Cuando ocurren problemas en un proceso, es más sencillo determinar en que punto está ocurriendo el fallo. Ello facilita una mayor rapidez a la hora de buscar la solución.

Estandarización. Es una excelente forma de eliminar desperdicio y asegurar mayor consistencia cunado decidimos modificar procesos que llevan ejecutándose de forma sistemática mucho tiempo. Mayor consistencia supone una disminución de la variación.

Imagen. Cuando realizamos bien un mapa del proceso, todo el mundo es capaz de ver “la gran imagen” del mismo. Eso ayuda a cada departamento o empleado a situarse mejor en el esquema global del proceso.

Cumplimento. En industrias con regulaciones más estrictas, un mapa del proceso puede ser utilizado para asegurarnos que todo el mundo cumple con las regulaciones establecidas todo el tiempo. El mapa puede ser parte de las pruebas que podemos mostrar a cualquier auditor que nos pida muestra de la ejecución del proceso.

Norma ISO. Como parte de la documentación a mantener dentro de las diferentes normas nacionales o internacionales que una organización se adhiere para el cumplimento de la calidad, seguridad o medioambiente, se incorporan mapa del proceso para una mejor comprensión en las sucesivas auditorias que se realizan.

Involucración del equipo. Cuando creamos un mapa de procesos en una organización, todos los empleados involucrados en el proceso deben participar. Es una forma de generar mayor compromiso en el empleado. Sentirse parte de la organización mediante la identificación de oportunidades y mejoras.

Aplicaciones del mapa de procesos

Una de las formas más efectivas para entender este concepto es mostrar diferentes ejemplos. Esto puede ilustrar como diferentes modelos de negocio pueden verse beneficiados aplicando esta estrategia. Por lo tanto, la lista de industrias en las que puede ser utilizado podríamos decir que es infinita.

Mapa de procesos en Producción

La industria de fabricación es uno de los lugares dónde este tipo de herramientas son utilizadas con mayor frecuencia. Por ejemplo, en la industria de la automoción puede haber cientos de procesos que necesitan ser mapeados para entender su significado y propósito. Viendo uno de ellos, podemos mostrar como afecta al conjunto. Y en este caso, como podemos mejorarlo.

Desde empresas de tamaño pequeño y mediano hasta grandes factorías contienen procesos que deben ser mapeados para entender como funcionan y dónde puede ser mejorado.

Pensemos en una fábrica de coches. Cada proceso para montar cada una de las piezas puede ser visualizado mediante un mapa de procesos. En la medida que concatenamos procesos paralelos – montaje de la puerta, instalación del motor, pintura, etc… podemos construir mapas más generales para ver procesos más extensos. En este caso, el montaje global de un coche.

Mapa de Procesos en una Almacén

Junto con los procesos productivos, el almacén es un espacio dónde el mapeo de procesos se hace imprescindible. Tanto para identificar lo que estamos haciendo actualmente como para proponer mejoras en cada uno de los procesos que se suelen dar en ellos. Procesos de entrada (inbound), preparación (picking), conteos cíclicos (cycle counting), limpieza, mantenimiento, administración, etc.

No olvidemos que las actividades que se producen en un almacén son comparables a un proceso productivo. Cuanto más estándar sean los procesos, la productividad va en aumento. Es por ello que necesitamos mejorar los procesos buscando máxima homogeneidad. Por ejemplo, no es lo mismo gestionar una entrada de mercancía sin documentación, etiquetado o información previa que otra que llegue bien etiquetada, paletizada y hayamos recibido antes documentación electrónica.

Mapa de procesos para un Restaurante

La industria de la restauración podría seguir el mismo concepto general donde cada actividad dentro de un restaurante tiene su propia lista de pasos que deben ser realizados para completar una tarea o proceso.

Cada plato que se prepara sigue un orden de tareas para ser enviado al comensal según el formato previsto. El restaurante necesita disponer de su propia lista de mapa de procesos lo más estandarizado posible. Ello garantiza y asegura, que independientemente de los cambios que se produzcan sobre los platos, las actividades son realizadas de la misma forma y están siempre bajo control.

Las cadenas de restaurantes de comida rápida son el ejemplo más claro que podemos ver. Cada uno de los pasos ejecutados desde que la comida es solicitada por el cliente, está perfectamente encajado en un mapa de procesos. No puede ser de otra forma si se pretende conseguir eficacia, rapidez y rentabilidad. De esta forma el consumidor siempre tendrá el producto y servicio esperado.

Herramientas para realizar mapa de procesos

Cuando queremos crear un mapa de procesos sobre una actividad, es necesario utilizar algunas herramientas. Dependiendo de la complejidad de la actividad a analizar utilizaremos unas u otras.

Podemos utilizar alguna herramienta de fácil manejo para procesos sencillos – Powerpoint, Excel, pizarras manuales, post-it, –  para realizar una primera aproximación y posteriormente luego utilizar herramientas más sofisticadas.

Existe multitud de software para crear mapas de procesos, todos ellos compatibles para conectar con herramientas office que utilizamos habitualmente. Además pueden ser fácilmente editados, modificados y compartidos con otros departamentos implicados.

Técnicas  del Mapa de Procesos

Existen diferentes técnicas para la elaboración de mapas de proceso, pero la gran mayoría de ellas descansan en una serie de pasos comunes. El mapa es “escrito” de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Formas y símbolos son utilizados para identificar los diferentes procesos del mapa conectados con flechas direccionales

Existe toda una simbología necesaria para identificar cada proceso. Aquí destacamos las más relevantes.

Inicio – Final. Todos los mapas de procesos tiene un Inicio y un Final.

Decisión. Si son necesarias decisiones humanas durante el proceso, se añaden al mapa

Documentación. Cuando se algún tipo de documentación, identificamos mediante un símbolo que nos informa donde se encuentra la documentación y el tipo de documento.

Transporte. Cuando tenemos que identificar movimiento de producto.

Manipulación. En algún momento puede existir algún tipo de manipulación en el proceso

Existen muchos otros símbolos usados en el mapeo de procesos. Si bien no se requiere un estándar concreto por cada tipo de industria / proceso, hay algunos que son usados  de forma generalizada.

Simbologia proceso

Flujo del Mapa de Procesos

El flujo de los mapas de procesos es visto como algo extremadamente complejo en el que podemos emplear demasiado tiempo. Por ello, en muchas organizaciones se opta por “romper” un proceso completo en otros más pequeños, más gestionables. Ello también permite mantener una visión más detallada y poder asignar tareas de una forma más comprensible cuando lo que estamos tratando es un cambio.

La gestión de procesos constituye un marco ideal para llevar a cabo proyectos de mejora continua, optimización de costes, mejora de productividad, análisis de errores, etc.  dibujar un mapa que nos ayude a comprender los mismos, es fundamental en ese empeño. No es posible adentrarnos en un proceso si antes no hemos tenemos una

Con la metodología y organización adecuada, sumado a una implicación decisiva de la dirección y los empleados, es factible mejorar los procesos internos, logrando así unos proyectos de mejora exitosos y alineados con los objetivos y el interés general de la organización.

 

Fuentes consultadas:

  • Alberto Tundidor Díaz, “Como Innovar en las pymes” (Marge Books)
  • APICS
  • PMBOOK Guide
Víctor Felipe
Mi experiencia profesional de veinte años dentro del sector de la Logística me ha permitido adquirir un profundo conocimiento técnico del sector, en particular, en las áreas de cadena de suministro: Planificación de la Demanda, Aprovisionamientos, Transporte nacional e internacional, Gestión de Inventarios, Dirección de Proyectos Logísticos y de productividad, Subcontratación de Operaciones Logísticas mediante modelos 3PL. Certified Supply Chain Professional (APICS), Diplomado en Sistemas, Máster Dirección Logística y Producción, Dirección de Comercio Internacional, Six Sigma Project Lead y muchos proyectos logísticos detrás de mí. Logistics & Customer Service Manager en Praxair España, Imparto cursos y seminarios sobre Demand Planning & Inventory Compartir mi experiencia profesional y enriquecerme con la de otros es un gran objetivo.

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