Planteamientos incorrectos y procesos fallidos
Tuve la fortuna, años atrás, de compartir tareas con un excelente profesional del que, seguramente, adquirí muchos más conocimientos que de otros gurús que intentan trasladar en cada instante su “expertise” y cada aplicación de sus habilidades, pero, sobre todo, el contagio cotidiano del ímpetu por realizar tareas cada día que sirvieran al grupo.
Julián (aprovecho para enviarte un abrazo cordial) era la típica persona que no daba importancia a su versatilidad dado que, desde el inicio de su carrera en la empresa, siempre, siempre… había tratado de hacerse imprescindible en cada uno de los pasos, avances, nuevos retos, movimientos, desarrollos e innovaciones que fuera trasladando la directiva de la Compañía.
No importaba ni el tamaño del desafío ni la capacidad que le faltara para desempeñarlo. Julián en todo momento se hacía capaz y resolvía del mejor modo que encontrara y, de este modo, continuar siendo imprescindible…. Una de sus frases más reiteradas y que mejor recuerdo, era como un mantra que nos trasladaba a cada uno de los compañeros que realizábamos proyectos junto a él…. “Javier, a donde no llegue con talento, lo haré dejándome el alma… pero yo, llego…”
No existía ningún reto que no pudiera encomendársele a Julián. Siempre dispuesto, atento y correoso. No dejaba ocasión a ninguna otra posibilidad. Era él y sólo él, quien debía de recoger casi cualquier testigo y, aunque no tuviera la capacitación específica o la habilidad que requiriera la situación, jamás retrocedía en su ímpetu: “…no te preocupes, yo me encargo…”
Las “dificultades” de Julián no tardaron en aparecer. NADIE es capaz de trabajar en procesos por sí solo y resolverlos con eficiencia y, aunque sus ganas de agradar y contagiar de ese entusiasmo eran encomiables, los efectos resultaban devastadores la mayoría de las ocasiones. Nuestro compañero se había convertido en una fuente inagotable en la que poder teorizar sobre MURI. Sobrecargado, ineficiente y con resultados a plazos realmente inadmisibles.
Costó mucho esfuerzo y horas de transmisión de información convencer a Julián que la suya, aunque fuera una interesantísima forma de ver las tareas y las capacidades, resultaba ineficiente a todas luces. Ineficaz, sobre todo. Sus inhumanos sacrificios por tratar de llegar a cada parte sin que fuera preciso, no se veían recompensados por logros de los que posteriormente pudiéramos sentirnos satisfechos, orgullosos del resultado final. Bien al contrario, nos devolvía ráfagas de errores en preparaciones, faltas de calidad en algunas entregas de producto, incompletos en algunos lotes…etc, etc y lamentables etc.
Planteamientos correctos y procesos exitosos
No obstante, no puede, ni debe, dejarse a un lado a miembros de un equipo que se prestan con tan singular dedicación a las tareas que se presenten en cada jornada. Siempre he mantenido que, en Logística, lo que hoy te ha resuelto el caso, mañana puede que ni lo arranque. De ahí la versatilidad, la flexibilidad al cambio que debes aportar en cada momento y la máxima amplitud de miras con que debes adornar cada proceso para que ninguno, ninguno de tus días de tareas sirva para haber perdido una sola oportunidad.
Realizamos en nuestro equipo un programa de formación continua que acompañaba cada piloto e implementación de las mejoras que iban reforzando nuestra metodología. Julián (y todo nuestro staff) conocía perfectamente cómo mantener eficiente un sistema de 5 S, lo que suponía la filosofía 3 MU y cada una de las pequeñas mejoras que pretendíamos ir grabando en el ADN de la estructura para que, en pocos años, pudiéramos estar hablando de una realidad cotidiana que hubiera establecido estándares que permitieran un lenguaje y habilidades naturales y comunes a todos los miembros de la Compañía.
Con el caso de Julián, tuvimos la gran oportunidad de explicar a todo el grupo la verdadera y sustancial diferencia entre “ir a tu bola” y provocar ineficiencias o resultar IMPRESCINDIBLE dentro de tu grupo dada tu flexibilidad y tu polivalencia.
Así nació nuestro orgullo de equipo de células. Una tarea profunda de Shojinka en la que nuestro hábil compañero sirvió de verdadera palanca con la que mover, remover y promover todo el despliegue.
¿Qués es Shojinka?
Shojinka, fundamentalmente, trata de hacer que las personas sirvan para más de una tarea y que cada tarea pueda flexibilizarse en cada momento y circunstancia, en función de la necesidad y demanda del CLIENTE, el único que da órdenes definitivas. Esta flexibilidad se manifiesta y demuestra con diversas herramientas y actitudes/aptitudes pero, fundamentalmente en el caso que tratamos hoy, lo basamos en una forma de crear “backup” de cada puesto y así, de modo sucesivo, logramos que cada uno de nosotros pudiera hacer su tarea y la del que probablemente nos faltara por causas diversas.
El mejor modo de entrenarlo fue teorizar sobre períodos de vacaciones, ausentes por enfermedad, personas que se jubilan y hay que sustituir…. En definitiva, que cualquiera que fuese la necesidad o el cambio que se nos planteara en cada reto, estuviéramos capacitados para atenderlo con tan solo un par de movimientos en la estructura.
La sobrecarga o MURI que Julián había venido padeciendo décadas atrás, el hándicap que había supuesto, debíamos transformarlo en oportunidad de mejora. Celebrar el problema desde un punto de vista resolutivo y de mejora.
- La sobrecarga se produce cuando a las máquinas o las personas se les exige que produzcan por encima de sus capacidades o de sus límites naturales.
- La consecuencia suele ser el descenso de la productividad por el incremento de los tiempos de entrega.
- Las sobrecargas generan ralentización y esperas.
- Dado que normalmente son tareas necesarias que no se pueden eliminar, hay que tratar de mejorarlas.
Nuestro planteamiento fue Shojinka por fundamento y por naturaleza de la situación. Un equipo versátil que lograra atender emergencias, tareas repetitivas, desglose de nuevas actividades, pensamiento común y mejora continua como base de todo el desarrollo del grupo.
- Profesionales Multi-tarea y Multi-habilidad
- Equipos con formación mucho más cualificada
- Capacidades de adaptación mimetizadas con la demanda del cliente
- Reactivos y eficientes ante modelos No Deterministas en la demanda
- Favorece un mayor control del proceso por parte del operario. Jidoka toma toda su dimensión desde el momento en que cada miembro del grupo empatiza con la problemática y dificultades de cada compañero porque lo implica en algún momento de modo directo.
- Significa un claro incremento de la motivación individual y redunda en el aplicativo colectivo. Reduce accidentes e incidencias y resuelve tareas de modo más eficiente y seguro
Finalmente, el siguiente paso natural tras lograr implementar estas herramientas, es atraer el foco y objetivos de un modo mucho más clarificador. Deviene de modo casi automático SOIFUKU, escenario en el que se facilita el desarrollo de conceptos e ideas comunes en la mejora de cada proceso. Soifoku involucra con gran fortaleza al equipo en la consecución de logros que aportarán valor de forma definitiva eliminando defectos y averías, reduciendo stocks y plazos de ejecución y convirtiendo la excesiva burocracia en un mal sueño del pasado.
Equipos muy empoderados, preparados y retadores. Capaces de reaccionar a cada variación en tiempos muy reducidos…. y todo, personalizado gracias a mi amigo Julián!!!