Qué es el Lean A3
Es una herramienta lean que adapta el Circulo de Deming a una solución rápida y visual con una plantilla. Plantilla que tiene el tamaño del papel A3 aunque algunas empresas usan una pizarra de rotuladores con el mismo objetivo. Cada empresa adapta los fundamentos del lean a su manera y le da un nombre diferente pero parte -como todo en este mundo- de Toyota.
La estructura del papel es esta:
El Círculo de Deming
La manera de aplicar el Círculo de Deming sobre un tema concreto se adapta al tamaño de una hoja A3 de papel de manera que se indiquen cosas muy concretas explicadas y se gane en concisión. Se usa mucho para procesos de un solo departamento o adyacentes que se quiera hacer de forma rápida y sencilla. Se pone en un lugar en el que pueda ser visualizado por todos. De esta forma, en la reuniones que se mantienen frente al A3, los avances generados son visualizados por todos los intervinientes.
Toyota lo uso como la plantilla ideal para tres diferentes tipos de informes o acciones:
- Propuestas
- Estatus de una situación
- Resolución de problemas
Para las tres informes o acciones los pasos son los mismos y se adapta al círculo de Deming: Planear -Hacer-Verificar-Actuar (PDCA)
Planear
1. Identificar el problema o necesidad.
2. Entender la situación actual / estado.
3. Desarrollar la declaración del objetivo – desarrollar el estado de destino.
4. Realizar análisis de causa raíz.
5. Lluvia de ideas / determinar las medidas a tomar.
Hacer
6. Crear un plan de implementación de medidas.
Verificar
7. Verificar los resultados confirman el efecto.
Actuar
8. Actualización de trabajo estándar.
Se realiza el análisis del problema y el plan, en la izquierda los antecedentes, el objetivo y lo que está pasando, y a la derecha lo que hay que hacer, como lo vamos a comprobar o medir y lo que se va a hacer en los plazos requeridos. Es una llamada a la acción muy visual.
El A3
Se suele comenzar con una reunión inicial para plantear los puntos del 1 al 6 (se analiza el proceso con los implicados y se decide lo que se va a hacer) y los puntos 7 y 8 con reuniones periódicas para controlar y resolver. Estas últimas de pie en frente del A3 y en modo rápido para revisar los avances y no perder tiempo. Conviene en estas reuniones de revisión que acuda a apoyar los responsables de los ejecutores correspondientes para que estos se animen a lucirse y avanzar.
Se debe colocar a la vista de los que lo tienen que ejecutar ya que les sirve de recordatorios, pasillos, zona de café etc. y muy importante: poner fechas limite de ejecución de los trabajos.
Añado un ejemplo procedente de la web
En definitiva una manera muy fácil de aplicar lean, rápida eficaz y divertida ya que fomenta la participación y define concretamente los pasos a realizar.
¿ Que tal delante del A3, unas reuniones de innovación o de mejora periódicas al estilo brain storming?