Inventario & Almacén

Operaciones del Almacén. Preparación de pedidos

Preparación de pedidos

La  preparación de un pedido (o picking) es una tarea muy importante dentro del circuito de la mercancía en el almacén ya que el resultado de esta actividad, nos identificará ante nuestros clientes. Comprende todas las operaciones necesarias para recoger el producto de sus localizaciones en almacén y situarlos en la zona de expedición de la forma más eficiente y según criterios internos de calidad. Consta, por tanto, de dos actividades básicas: la recogida de cada una de las mercancías solicitadas por el cliente y la consolidación o agrupación de todas ellas en uno o varios embalajes para su envío.

Las condiciones en las que la mercancía llegue a su destino es, sin duda alguna, la imagen que mostramos a nuestros clientes y para que esta imagen sea la que deseamos, además de en tiempo y forma, ha de llegar preparada de manera que su identificación sea fácil, sin errores de cantidad o referencia y en condiciones de embalaje y limpieza óptimos.

Los elementos fundamentales dentro de la preparación de pedidos son

  1. Sistema de Gestión de Almacenes.
  2. Recogida en Zona de Almacenaje (picking o estantería).
  3. Consolidación en Zona de Expedición.

SGA – Sistema de Gestión de Almacenes

Un SGA es un sistema que gestiona todos los procesos que se llevan a cabo en un almacén; Recepción, Ubicación, Preparación y Carga. En la actualidad la mayor parte de los SGA soportan tecnologías para facilitar el trabajo en las operaciones de almacén, siendo más eficiente y evitando errores en la manipulación del producto.

Muchas son las ofertas que hay en el mercado que incluyen la recepción y expedición de mercancías mediante radiofrecuencia, pick-to-light, pick-to-voice y más recientemente el pick-to-vision. Garantizan la disponibilidad de la mercancía y optimizan la preparación mediante prioridades como recorrido, volumen, peso, etc. También garantizan la trazabilidad de los productos y su rotación por FIFO, FEFO, o cualquier método de control que deseemos.

El siguiente vídeo muestra de forma muy breve la evolución de la tecnología aplicada al sistema de preparación en un almacén.  El futuro sigue un camino. La intervención manual es cada vez menor en los procesos que se desarrollan en un almacén.

Recogida en Zona de Almacenaje

La preparación del pedido comienza desde el momento el operario recibe las instrucciones de recogida en zona de almacenaje. El operario ha de recibir la información detallada y clara acerca de la preparación. Tengamos en cuenta que el preparador, actuará según su criterio si no recibe indicaciones precisas y claras y que este criterio no siempre es el adecuado porque, puede ser, que los  pedidos se preparen de forma radicalmente distinta unos de otros. Para que el operario reciba la información de manera correcta, es importante que en nuestro sistema tengamos cumplimentadas correctamente las fichas logísticas de cada producto que nos guiarán en la preparación del pedido.

Ficha Logística

Contiene los datos referentes al producto. Principalmente son:

  • Unidades por paquete.
  • Paquetes por bulto.
  • Bultos por paleta.
  • Medidas de la unidad de consumo.
  • Peso de la unidad de consumo

Si un determinado material tiene la ficha logística correctamente cumplimentada, nos dará fluidez a la hora de preparar el pedido ya que, en función de lo que este pida, nos solicitara unidades, paquetes, bultos o paletas evitando al operario la labor, siempre expuesta a error, de tener que calcular la cantidad solicitada.

Para una referencia con ficha logística:

Ficha Logística

 

 

Un pedido que solicitara 742 unidades tendría  esta  orden de preparación:

Ficha Logística II

 

Para pedidos multireferencia, además de los criterios anteriores, hemos de tener en cuenta las particularidades de cada uno de los materiales que tenemos que incluir, como el peso y el volumen que van a ocupar o la fragilidad.

Estos criterios, nos ahorraran el tedioso trabajo de tener que mover el material una vez preparado ya sea porque la siguiente referencia es más voluminosa o es más pesada o porque la mercancía que tenemos ya preparada es más frágil que la que tenemos que preparar a continuación.

Optimización de recorridos

Otro aspecto importante es la optimización del recorrido a la hora de preparar el pedido ya que nos ahorrará tiempo y en definitiva, nos hará ser más productivos.  En este sentido, el operario ha de preparar el pedido siguiendo el criterio que le indique la orden de preparación y que ha de ser lo más racional posible.

 

Preparación de Pedidos

 

Comenzará el recorrido en la zona más próxima al lugar donde se encuentre el puesto operativo, siguiendo un criterio que nos obligue a avanzar en un solo sentido dentro de cada pasillo.

Durante la operación, hay que evitar saltarse referencias a menos que, por razones operativas, sea totalmente indispensable, con el fin de evitar romper el circuito óptimo de preparación del pedido.

Finalizará el recorrido en la zona más próxima a la zona de expedición donde se depositarán los pedidos finalizados para su expedición.

Consolidación en Zona de Expedición

Existen cuestiones a tener en cuenta por el preparador que, aun siendo menores, son importantes como comprobar al final del recorrido si todas las referencias han sido incluidas. Suele ocurrir que descontamos, o punteamos según sea el caso, los materiales  y por descuido (algún compañero llama nuestra atención, recibimos un mensaje en el móvil, etc.,) no los incluimos en el pedido quedando la línea confirmada pero la mercancía sin poner.

Cuando en un pedido hay materiales recién llegados al almacén y materiales que llevan más tiempo almacenados, es conveniente, si procede, sanear los envases de estos últimos con el fin de aportar a la expedición un aspecto uniforme en cuanto a imagen.

Podemos preparar varias expediciones a la vez, siempre teniendo los medios adecuados para garantizar que cada una de ellas está perfectamente identificada. Esto nos ahorrará tiempo al reducir los desplazamientos con características  similares y, por tanto, recorridos iguales.

Los pedidos terminados que situemos en la zona de expedición no pueden ser manipulados por otro operario que no sea aquel que los va a cargar y siempre situaremos esta zona bien separada y diferenciada del resto de zonas del almacén, sobre todo de la zona de recepción.

Una vez consolidada la expedición en su unidad de transporte correspondiente (sobre de papel burbuja, caja de cartón, pallet, etc,..), se identificará el bulto con la correspondiente documentación:

  • Etiqueta de identificación. Permitirá el seguimiento de la expedición durante el transporte hacia el cliente o consumidor.
  • Packing list. Documento de transporte que identifica las mercancías contenidas en el bulto.

Conclusión

La preparación de pedidos es la fase anterior al transporte, que conducirá el producto hasta el cliente o consumidor final. El destino de la mercancía es clave para preparar y configurar correctamente el producto en esta fase. No es lo mismo una preparación cuyo destino es otro almacén que, por ejemplo, el destino final sea un consumidor en su domicilio particular. El embalaje, la disposición en el pallet de salida, el etiquetado, etc, nos obliga a diseñar nuestro proceso de preparación pensando en el destino final.

Como he comentado al inicio de este post, gran parte de nuestra responsabilidad logística frente al cliente se encuentra en esta fase. Si entregamos el producto en condiciones no esperadas y deseadas por el destinatario, nuestra imagen se verá directamente afectada, y por ende, la de nuestra empresa.

Jesús Herrera
Más de 30 años en el mundo de las Operaciones Logísticas de la Distribución Comercial - Erosmer, Simago, Pan de Azucar, Alcampo - He tenido la oportunidad de participar en una gran cantidad de proyectos e implantaciones logísticas en diferentes empresas, aportando siempre mi experiencia en este campo. En la actualidad dirijo las Operaciones Logísticas en el Operador Logístico REDEL para clientes como Praxair, Nestle,

13 comentarios

    1. Gracias Carlos por el comentario. Jesús Herrera (el autor) es un gran especialista en el campo de la gestión operativa de almacenes.

  1. Buenas tardes.

    Javier Herrera, tiene algún libro sobre las mejores practicas en empresas de retails? O bien algún articulo que haga referencia a este tema? Necesito hacer foco en la expedicion de mercaderia, como mejorar el proceso.

    Gracias!

    1. Lo ideal es hacer columnas de la misma referencia y hacer filas con estas columnas. Este posicionamiento, facilitará la reposición de la zona de picking y optimizará la rotación de la mercancía.

    1. Hola Fredy
      Dependerá del tamaño de nuestro almacén y de la tipo logís de productos. Como norma general, productos A de alta rotación deben estar próximos a la zona de expedición para agilizar su preparación. Pero insisto la configuración del almacén dependerá de su tamaño.

      Un saludo

  2. Muy buen articulo resumido y muy concreto, tendrá alguna estrategia para mejorar la recepción de unidades de transporte en un cedis para optimizar tiempos

  3. Hola Jesús:

    Muy interesante el artículo. ¿Podrías ayudarme con cómo hacer los cálculos de los costes asociados al picking (personal, equipos de manutención, luz etc…) teniendo en cuenta el volumen de líneas de pedido?. Muchas gracias.

  4. me ayudas con eso Verificar la calidad de las instalaciones y de la preparaciones una vez realizadas las operaciones de cargue y descargue de los objetos de acuerdo con la política de la organización.

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