Inventario & Almacén

La optimización de los inventarios de mantenimiento (MRO)

I. Introducción a los MRO

Muchas empresas invierten mucho tiempo, esfuerzos y recursos en la Gestión de Activos Empresariales (Enterprise Asset Management-EAM). Los Inventarios de Materiales para Mantenimiento, Reparaciones y Operaciones (Materiales MRO) también forman parte de esos activos, pero su gestión ha sido poco entendida y mal conducida, desaprovechando el potencial de establecer una ventaja competitiva mediante la optimización de la gestión de inventarios de materiales MRO. Las compañías que han comprendido las características particulares de los inventarios MRO están utilizando metodologías científicas de optimización para obtener beneficios.

Entre los resultados directos y medibles más importantes está lograr una mayor disponibilidad de los equipos que se traduce en mayor capacidad de planta, importantes ahorros de costos de mantener el inventario y disminución del costo del lucro cesante causado por la indisponibilidad de repuestos cuando son necesitados. La gestión eficaz del inventario MRO es un reto complejo. Tradicionalmente, esta ha girado en torno a comprar de forma manual y subjetiva o con base en información histórica errónea.

Hay bastante evidencia de bajas tasas de utilización de las plantas debido a que el personal de mantenimiento no es capaz de responder a averías de los equipos por la falta de existencias de inventario MRO. Para combatir este problema (falta de existencias), las empresas tienden tradicionalmente a incurrir en un mayor gasto en materiales MRO, lo que origina exceso de inventarios afectando negativamente la rentabilidad empresarial.

En su gran mayoría, las empresas han carecido de las herramientas de análisis y los conocimientos técnicos necesarios para medir y controlar el comportamiento del inventario MRO. Para cada ítem, no saben con certeza los valores óptimos de:

  • Punto de pedido (PP)
  • Cantidad de pedido (CP)
  • Tiempo de entrega (TE)

Con la información incompleta o errada, las empresas compran demasiado inventario de artículos que nunca se van a utilizar en el futuro. En esencia, una gran parte del presupuesto de funcionamiento de cada empresa es desperdiciado en exceso de inventario.

II. Inventario MRO (Mantenimiento, Reparación y Operaciones)

Inventarios MRO son piezas y materiales comprados y almacenados para brindar apoyo a sus necesidades de funcionamiento interno. El mundo de la contabilidad considera MRO como “material indirecto”, mientras que el “material directo” es todo aquel que forma parte del producto terminado. En esencia, inventarios MRO se refiere efectivamente a la gestión de piezas de repuesto para los equipos críticos de producción, instalaciones y equipos de transporte de los que las empresas dependen diariamente. El reto es mantener en almacén suficiente material para lograr altos niveles de disponibilidad.

La solución más fácil e inmediata es, simplemente mantener más piezas en el inventario. De esta forma, cualquiera que sea el nivel de servicio requerido, usted tiene el inventario a la mano, sea necesario o no. Pero mantener almacenes llenos con cantidades superiores a las realmente necesitadas origina costos adicionales para el negocio. El dinero queda inmovilizado, los estantes llenos de artículos innecesarios o utilizados con muy poca frecuencia que mayoritariamente tienden a convertirse en obsoletos y los costos se mantendrán vigentes hasta que ese inventario no sea eliminado.

Los inventarios MRO pueden tener un fuerte impacto en la rentabilidad del negocio, pero administrado correctamente puede crear un valor significativo mediante una mayor eficiencia y competitividad de toda la organización.

Las decisiones de gestión de inventarios son básicamente determinar cuándo, cuánto y cuáles artículos deben reponerse, los niveles de seguridad, cómo debe ser clasificado el inventario y qué consideraciones deben ser hechas para equipos viejos cuyos repuestos son escasos o posiblemente descontinuados.

Para la empresa existen muchas oportunidades en la gestión de inventarios MRO, mejorando el desempeño financiero y operacional, especialmente a través de:

  • Mejora de la disponibilidad de piezas
  • Reducción del número de artículos de inventario
  • Disminución del tiempo para reparaciones

Hay muchos factores que intervienen en la toma de decisiones sobre inventario MRO que se basan en las metas y objetivos particulares de la compañía, pero es un elemento común a todas las empresas la necesidad de utilizar técnicas y herramientas apropiadas para el análisis de inventario y reducir significativamente la exposición financiera y el riesgo para el negocio.

III. Optimización del Inventario MRO

El proceso de optimización de inventarios tiene como principal objetivo tener disponibles la cantidad correcta de los artículos necesitados por el personal de operaciones y mantenimiento en la planta para realizar sus actividades. Se requiere una gran variedad de ítems para mantener operando la planta y las instalaciones en niveles apropiados de eficiencia y seguridad por lo que la optimización del inventario implica determinar el nivel de servicio requerido y desarrollar los procedimientos para garantizar que la reposición de cada ítem sea oportuna y al mínimo costo.

Para optimizar el inventario se debe comenzar teniendo en cuenta el “riesgo” que representa la indisponibilidad de un repuesto necesario para ejecutar un trabajo de mantenimiento. Esto puede traer consecuencias tan drásticas como la paralización total de la producción. El objetivo de la optimización del inventario es eliminar problemas comunes, tales como:

  • Roturas de stock
  • Puntos de reorden incorrectos
  • Cantidades de pedido incorrectas
  • Exceso de inventario
  • Inventario obsoleto
  • Tiempos de entrega inexactos
  • Compra continua de inventario de uso decreciente

A su vez, la optimización del inventario permite:

  • Altos niveles de disponibilidad de los equipos
  • Reconocer y resaltar los repuestos críticos
  • Intercambio de repuestos
  • Otras mejoras e iniciativas de mejoramiento

IV. Cómo lograr la optimización de inventarios de materiales MRO

Comportamiento típico de los inventarios para mantenimiento.

La gestión de los materiales MRO es más compleja que la de los inventarios de materias primas y productos terminados por las siguientes razones:

  • La variedad de artículos
  • La diferencia de la demanda
  • La diferencia en precios
  • La diferencia en criticidad
  • La diferencia en tiempos de entrega

Los inventarios de materiales MRO tienen un comportamiento particular que dificulta su optimización, por lo tanto es necesario conocer ese comportamiento para utilizar las técnicas apropiadas para cada tipo de material.

Una las características más resaltantes de ese comportamiento es que solamente entre el 5 % y el 10 % de los artículos son utilizados frecuentemente y por tanto tienen una demanda pronosticable. El resto, entre 90 % y 95 %, son artículos cuya demanda es muy baja y por tanto su pronóstico resulta complejo y no se puede hacer por métodos convencionales. Otro aspecto muy importante a considerar es que alrededor del 10 % de los materiales almacenados representa alrededor del 80 % del valor total del inventario.

Muchas empresas han estado aplicando métodos de pronóstico tradicionales para las decisiones relacionadas con la compra de los materiales MRO, esto trae como consecuencia costosos errores en muchas de las transacciones realizadas, no se ajustan los valores MÍN/MAX en artículos cuya demanda se ha incrementado, se reordena con la misma frecuencia y cantidad, artículos cuya demanda ha estado disminuyendo. Inevitablemente el resultado será una alta inversión en inventarios que afecta la rentabilidad empresarial.

Operaciones seguras y eficientes

La primera consideración en este aspecto es el nivel de servicio requerido para cada ítem, el cual está definido por la probabilidad de disponer del repuesto cuando es necesitado. Para fijar el nivel de servicio se debe realizar un análisis de criticidad en función del impacto que tiene la indisponibilidad del repuesto sobre la continuidad de las operaciones y del tiempo de entrega necesario para su reposición.

La inversión necesaria para garantizar el nivel de servicio es generalmente insignificante con respecto al riesgo económico que representa la indisponibilidad de un artículo altamente crítico.

Nivel óptimo de almacenamiento

Para la gente de mantenimiento siempre existe el deseo de mantener llenos los estantes, esto se traduce en exceso de inventarios porque en la gran mayoría de los casos se tendrá mayor cantidad que la realmente necesaria. La cantidad óptima a almacenar depende del nivel de servicio requerido para cada artículo y es frecuente en muchas empresas que el nivel de servicio sea considerado, erróneamente, igual para todos los artículos.

También es necesario tomar en cuenta la tasa de utilización del artículo para seleccionar el modelo matemático apropiado para pronosticar la demanda. La definición de los niveles de almacenamiento y el desarrollo de los procedimientos de reposición dependen de las siguientes consideraciones:

  • Si el artículo será almacenado o no en la planta
  • Nivel de servicio (criticidad)
  • Precio unitario
  • Costo del proceso de compra
  • Costo de almacenamiento
  • Demanda
  • Tiempo de entrega

La inversión correcta

Las limitaciones impuestas a la inversión en inventarios generalmente son expresadas en términos del deseo de la alta dirección a alcanzar un determinado nivel de rotación. Esto no está bien, en primer lugar, porque se estaría tratando al inventario para mantenimiento como un inventario comercial y en segundo lugar, un valor general para la rotación es simplemente una cifra promedio que no proporciona información para la correcta toma de decisiones.

Los parámetros fundamentales que determinan la inversión necesaria son:

  • El tiempo de entrega
  • Criticidad
  • Demanda

La optimización de inventarios MRO mejora el flujo de caja mediante la reducción de compra de artículos de uso poco frecuente, consume el exceso de inventario apropiadamente y maximiza la productividad al reducir el tiempo de inactividad de la planta.

V. Qué empresas se beneficiarían de la optimización del Inventario.

Las empresas ideales para emprender un programa de optimización de inventarios MRO son las que presentan las siguientes características.

  • Gran variedad y cantidad de artículos
  • Indicadores claves de desempeño (KPIs) subjetivos
  • Baja rotación
  • Alto valor del inventario
  • Altos niveles de obsolescencia

Las consecuencias típicas de la situación anterior son

  • Alrededor del 25 % de las veces, el personal de mantenimiento sale del almacén sin los artículos o cantidades solicitadas.
  • Cerca del 10 % del material comprado hoy será material en exceso dentro de un año.
  • Alrededor del 5 % del material comprado hoy nunca será utilizado.
  • Menos del 3 % del material excedentario será devuelto al proveedor original.

Las preguntas que surgen a raíz de esta situación constituyen el primer paso para resolver la problemática de la gestión de inventarios MRO

  • ¿Cuáles materiales deben comprarse en mayor cantidad para garantizar que la planta opere de manera segura, eficiente y con altos niveles de producción?
  • ¿Cuáles ítems del inventario están en riesgo de rotura de stock debido a que el Punto de Pedido (PP) y la Cantidad de Pedido (CP) no satisfacen los requerimientos de suministro debido a su tasa de utilización y cuál es la causa de esa situación?
  • ¿Cuáles ítems del inventario son excedentarios?
  • ¿Cuáles pueden ser devueltos directamente al proveedor original?
  • ¿Cuáles pueden ser vendidos a otras empresas para recuperar la inversión?
  • ¿Cuáles son los ítems que deben ser desincorporados del inventario debido a su grado de obsolescencia?

Muchos gerentes quedan sorprendidos al reconocer que la información necesaria para dar respuestas a las preguntas formuladas anteriormente está registrada y disponible en las bases de datos de sus sistemas de información para la gestión del mantenimiento y suministro de materiales.

La extracción y análisis de esa información permitirá a las empresas determinar, para cada uno de los artículos en inventario, el Punto de Pedido (PP) y la Cantidad de Pedido (CP), (MÍN/MÁX), óptimos para garantizar el nivel de servicio requerido al menor costo posible.

VI. Conclusión

A la gestión de inventarios para mantenimiento no se le ha dado la importancia que tiene, ya que en muchas empresas la gente de mantenimiento considera que ese no es su problema. La realidad es que el gran parte de los costos totales de mantenimiento están conformados por el costo directo de los materiales y el costo asociado a la decisión de mantenerlos almacenados. El inventario afecta la tasa de retorno de la inversión, en primer lugar porque genera costos para su mantenimiento y en segundo lugar porque forma parte de los activos empresariales.

Es muy importante atender cuidadosamente la gestión de inventarios de mantenimiento para minimizar la inversión necesaria sin afectar la continuidad de las operaciones de manera segura y eficiente.

La optimización de inventarios es un proceso que se debe llevar a cabo en todas las organizaciones para contribuir a mejorar la rentabilidad de la empresa.

Referencias

MacInness Richard, Pearce Stephen. (2003). Strategic MRO, A Roadmap for transforming Assets into Competitive Advantage. Productivity Press. Principal, Net Results Group.

Moncrief Eugene, Schroder Ronald, Reynolds Michael. (2006). Production Spare Parts. Optimizing the MRO Inventory Asset. Industrial Press Inc.

Slater Phillip. (2010). Smart Inventory Solutions. Improving the Management of Engineering Materials and Spare Parts. Industrial Press Inc.

Wireman Terry. (2008). MRO Inventory and Purchasing. Industrial Press Inc.

Autor: José Contreras

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