Inventario & Almacén

Pilares para mantener una buena gestión de inventarios

Uno de los principales pilares para mantener una buena gestión de inventarios en cualquier industria, es la toma de inventarios generales dentro de ella. Esto nos garantiza el adecuado control de la mercadería que tenemos bajo custodia en los almacenes, así como evitar la generación de gastos innecesarios en nuestros estados financieros.

Se tiene como uso adecuado hacer una toma de inventario general en dos momentos del año. La primera puede darse a inicios de año o finales de éste. El que se haga en un momento u otro depende mucho de la naturaleza de la industria en la que se encuentre. Es muy probable que a fines de año la empresa este en plena campaña navideña, por ejemplo, y resulte sumamente complicado parar la operación para realizar un inventario, por lo que en esos casos es recomendable realizarlo a inicios de año, cuando ya se ha vaciado la mayor parte de mercadería de almacén y resulta mucho más óptimo efectuar el conteo con la cantidad de productos que quedan, que no deberían ser muchos si se ha tenido una buena estrategia de venta.

El segundo momento para la toma de inventarios, es hacerlo a mediados de año, esto para medir cómo va comportándose el nivel de inventario hasta ese momento y poder enmendar diferencias en caso las hubiera y planificar más minuciosamente las compras así como el espacio dentro del almacén. También servirá para medir la gestión de almacenes en el período y hacer alguna acción correctiva  de ser necesaria, para acabar el año en óptimas condiciones. No debemos olvidar que realizar inventarios cíclicos periódicamente garantizará también el éxito del nuestro Inventario General.

Pasos a seguir para la toma de inventarios

  • Lo primero y más importante para que un inventario general sea exitoso es realizarlo de forma programada y avisando a cada una de las áreas involucradas, ya que se deberá hacer una parada de planta (si es el caso) y cerrar las actividades dentro del almacén. Esto último significa hacer un corte tanto físico como documentario. En los días en los que se programe la toma de inventario, no debe haber mercadería en tránsito, en ruta a tiendas o ventas procesándose en el sistema. Es decir, todo lo que se encuentre físicamente en almacén debe ser reflejo de lo que se vea en el sistema, de lo contrario podrían darse diferencias “fantasmas” que luego habría que revisar para descubrir cómo es que se generaron.
  • Organizar los almacenes donde se tomarán los inventarios. Una vez avisada la fecha, el equipo de almacén liderado por el Jefe, debe haber previamente definido en conjunto, las bodegas de las cuáles se va a hacer el inventario. Esto va a depender mucho de las políticas de la empresa y la cantidad de ítems a revisar. Lo ideal y recomendable es que se realice un inventario en todas las bodegas existentes en el sistema. Las que normalmente se manejan de manera general son las de Disponible, Observados, Cuarentena y Destrucción. Pero dependerá mucho del tipo de industria al que estemos refiriéndonos.
  • Decidir con qué recursos se realizará el inventario. Aquí tenemos varias formas:
    • Realizarlo con personal propio
    • Realizarlo con personal tercerizado pero supervisado por personal de la misma empresa
    • Realizarlo con un proveedor especializado en toma de inventarios

La elección de cualquiera de estas tres alternativas va a depender de diversos factores, como los costos que está dispuesta a asumir la empresa para realizar la actividad, el número de días de parada de operaciones para el inventario,  la cantidad de trabajadores que se dedicarían a la tarea, así como los costos de sobretiempo de darse el caso y la suma de ítems a inventariar, ya que de ello dependen los recursos a utilizar. Esto solo por poner algunos ejemplos a analizar.

  • Una vez seleccionada la forma en que se realizará, se bajarán los saldos del sistema (en caso se cuente con algún tipo de sistema como un ERP) o se ordenará la información donde se tiene vaciadas las cantidades de inventario por almacén y se prepararán, en base a ello, las hojas de conteo. Éstas deberían ser por bodega, indicando la ubicación del ítem a contar. Es común realizar inventarios ciegos, donde la cantidad no está indicada, para luego hacer el comparativo de la misma al momento de efectuar el cruce con el sistema. Se asignará a personal para el conteo, de acuerdo a la clasificación realizada y se iniciará.
  • En paralelo, si se cuenta con suficiente personal para hacerlo, se realizará un segundo conteo. En caso no se cuente con el personal para realizarlo de esta forma, se tendrá que esperar a que se termine el primer conteo y luego se le otorgará otra bodega/sector a cada personal, para contar.
  • Una vez efectuados el primer y segundo conteo, se realizará un cruce entre ambos para corroborar que no hayan diferencias. En caso las haya, el líder del inventario deberá subsanar estas diferencias, haciendo un tercer conteo de revisión. Es práctica común manejar solo dos conteos y un tercero en caso hubiera alguna diferencia entre el primero y el segundo.
  • Una vez terminado el inventario físico, se realizará el cruce con el stock de sistema. En él se encontrarán las diferencias, si las hubiera, que pudieran ser sobrantes o faltantes dependiendo de los resultados. Se efectuarán los ajustes respectivos en el sistema que se maneje, en coordinación con los Jefes inmediatos y el área contable. 

Beneficios de inventarios físicos

  •  Generan un monitoreo para la prevención o rastreo de hurtos en almacén.
  • Indican con exactitud qué tan alineados están el sistema de control de inventarios de la empresa (ya sea a través de un ERP o manual) con los productos físicos en bodega.
  • Monitorean más de cerca la gestión de almacén, ya que indicará si ha habido errores de ingreso de información o manejo de transacciones, si se están haciendo correctamente los inventarios cíclicos o si se han realizado los ajustes respectivos de inventarios anteriores y además si el sistema utilizado para el control es el adecuado.
  • Evitan pérdida de ventas, debido a que lo que está en el sistema reflejará exactamente lo que se tiene disponible para la venta.
  • Apoyan a no realizar compras inadecuadas, ya que hay una buena planificación debido a que se conoce lo que se tiene físicamente.
  • No generan faltantes en los pedidos que se preparan en almacén, ya que lo que se solicita despachar, que se ve reflejado en el sistema, es justamente lo que se envía al cliente. Esto hace que no se afecte el indicador de Pedido Perfecto u OTIF.
  • Ayudan a un control más eficiente de los artículos de alta rotación o mayor venta, que son los más propensos a sufrir diferencias.
  • El Servicio al Cliente se mantiene o mejora debido a que se entrega todo de manera transparente y adecuada, evitando devoluciones o penalidades.
Lorena Vera Carrasco
Magíster en Supply Chain Management e Ingeniera Industrial. Llevo 10 años dedicada a temas de cadena de abastecimiento, desenvolviéndome en posiciones logísticas en empresas transnacionales y nacionales en variadas industrias. Mi experiencia me ha permitido conocer del manejo de almacenes, gestión de inventarios, distribución, despacho, logística inversa, administración de operadores logísticos y negociación. Te invito a que puedas compartir conmigo lo aprendido y al mismo tiempo intercambiar ideas para nuestro mutuo crecimiento. ¡Bienvenido!

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