Inventario & Almacén

Almacén y logística. 5 claves para su gestión y organización

Para muchos el almacén es un mal que hay que llevar con resignación, algo que genera costes y preocupaciones y que por incómodo o poco visible se le otorga un trato inferior respecto al resto de áreas o departamentos y si no responde a estas preguntas:

¿A dónde va la mayor parte de la inversión en formación de tu empresa?

¿En qué departamento se contrata a personal más cualificado, preparado o formado?

¿A qué área de tu empresa se asignan más recursos ?

¿Cuántas veces consultas con la gerencia del almacén las decisiones que les afectan?

En definitiva, la respuesta a estas preguntas es una invitación a la reflexión. Cómo es nuestra implicación en la gestión del almacén como empresa y que lugar ocupa en el orden de prioridades.

Una pregunta que te dará las claves

¿Qué pasaría con tus clientes si de repente no tuvieras almacén?. Básicamente que se irían a otro sitio. El almacén no solo es un espacio con estanterías para depositar la mercancía. Es una garantía de servicio para tu cliente, algo que valora por encima de muchas cosas: la seguridad que da la confianza en que su pedido estará disponible y lo recibirá correctamente. Y esto se consigue a través de la gestión de los pedidos en el entorno de un almacén. Si tu negocio no se basa en la fabricación bajo pedido, comprenderás la importancia que tiene establecer una política de stocks para responder rápidamente a la demanda de tu cliente y al flujo de fábrica o aprovisionamiento.

Esto pone de manifiesto la importancia estratégica que tiene el denostado almacén y por supuesto, si el almacén es importante, las personas que trabajan en el tienen que estar a la altura en nivel y formación.

Dentro de la cadena de suministro, podemos encontrar almacenes en prácticamente todos sus eslabones, desde los proveedores de materia primas, transportistas u operadores logísticos, fabricantes, importadores y distribuidores, pasando por la distribución, última milla o las propias tiendas. Todos tienen en común que son almacenes y que tienen que ser gestionados de manera adecuada, encontrando muchas coincidencias en los fallos de gestión en todos ellos que hacen necesario dar una serie de recomendaciones, como las que encontrarás a continuación.

Las 5 claves de gestión y organización del almacén.

Para llevar a cabo una revisión de la organización de tu almacén puedes empezar revisando cinco puntos básicos que te darán suficiente información a cerca de donde te encuentras y cómo puedes mejorar. Estos puntos o claves suelen ser comunes a todos los almacenes y están extraídos de mi experiencia trabajando como consultor y formador en diferentes almacenes de sectores diversos, a los que he prestado ayuda y formación desde FPL Logística.

1 – El stock

Es obvio, el stock que se gestiona en un almacén tiene que ser gestionado de forma adecuada ¿pero… qué es eso de “forma adecuada”?. Tener el mínimo stock posible, mantener un stock óptimo, otro de seguridad, establecer un punto de pedido, etc. etc. Lo clásico está bien, pero… Vamos a ir más allá.

Qué diferencia una buena política de stocks de otra que no lo es tanto. Básicamente tres cosas:

Coordinación con producción. Esto es todo un clásico y además muy recurrente. Cómo vamos a poder controlar y gestionar un almacén si no controlamos el flujo de mercancías. En muchas empresas el área de producción o compras es la que lleva la voz cantante y esto se traduce en que producción produce lo que considera oportuno y el almacén almacena como puede. Por la razón que sea, la entrada de mercancías en el almacén está condicionada por factores externos al mismo a los que tiene difícil el acceso o capacidad de corrección, ya sea por que sean áreas con un peso mayor en la empresa o porque la gerencia decida que el aprovisionamiento se realiza bajo unos criterios X que pocas veces tienen en cuenta la capacidad del almacén para absorber esos flujos.

El resultado es una total desconexión entre producción y logística, lo que lleva a quemar la gestión del almacén y a crear una política de hacer lo que se pueda que cuesta miles de euros a la empresa todos los años y curiosamente, es un coste “fantasma” que pocas empresas están preparadas para valorar o contabilizar. Al coste económico de esta falta de coordinación se suma el coste humano en forma de trabajadores desactivados y sin iniciativa y lo que es peor, el servicio al cliente se resiente y esto a su vez provoca la caída en los ingresos de la empresa. Vamos todo un completo… Y ahora…. En tu empresa, qué tal andáis de coordinación y planificación Producción/compras + Logística.

Previsión de la demanda. Es lógico pensar que si tienes que ponerte de acuerdo con producción o aprovisionamiento sobre la coordinación logística de las mercancías, tengas que tener en cuenta los condicionantes ligados a la planificación de la adquisición o fabricación de los artículos en tu empresa. Las campañas, promociones o compras oportunistas son entre otros factores los que desestabilizan la logística y tener un buen sistema de previsión de la demanda ayuda a aplanar y rentabilizar el área de aprovisionamiento y la logística.

Utilizar una herramienta de previsión  de la demanda basada en hechos “objetivos” dejando a un lado las impresiones, corazonadas o lecturas subjetivas del mercado te pondrá en el camino de lograr objetivos de ahorro en costes de producción, en costes por obsolescencia y costes de almacenaje entre otros. Con la previsión de la demanda logramos anticipar un horizonte de producción o aprovisionamiento más o menos controlado y establecer unos parámetros que luego ayudarán a logística y al almacén a organizarse y absorber la mayor parte posible de fluctuaciones en la demanda. La fluidez es necesaria entre producción y logística.

Uso de la tecnología. La gestión del stock siempre ha supuesto un reto para la empresa, pero a grandes retos grandes soluciones y en este sentido la tecnología que pone al alcance de la gestión del almacén son programas tipo SGA (Sistema de Gestión de Almacén). No solo ayudan en la gestión del stock, también integran soluciones para el picking, inventarios, ubicación, expedición, etc. automatizando procesos y creando unos protocolos de Lay-out que optimizan la manutención del almacén.

Muchas empresas optan por soluciones caseras apoyadas en un ERP, otras directamente se las arreglan con Excel o soluciones diferentes. Pero sin duda el uso de un SGA es lo más recomendable para cualquier empresa que gestione un número de referencias susceptible de ser automatizado. En mi bagaje profesional he colaborado con empresas que gestionaban 5000 referencias y acababan de adquirir un SGA y otras que manejaban 1500 e incluso 24000 referencias y no tenían ni esperaban tener un SGA, pero mi conclusión es clara, SGA SI, pero con un personal formado en la gestión convencional del almacén, recuerda: Personas – procesos – tecnología, por este orden.

2 – La calidad

Hacer las cosas lo mejor posible con el mínimo coste, suena muy bien. Si esto pudiese concretarse y pudiésemos controlar la calidad de todas las operaciones, quizás llenaríamos la empresa de manuales y estándares como las grandes compañías, pero ¿es realmente necesario?

Sin duda, la calidad y su control deben ser un prioridad en la empresa pero sobre todo en el almacén. Vamos a poner el mismo interés en controlar la calidad de lo que hacemos en logística como si de el área de producción se tratase. El almacén es el último eslabón de la cadena antes de pasar al cliente y si en algún sitio debemos poner un control de calidad en precisamente ahí: en el almacén o más bien en sus procesos.

No hace mucho tuve la oportunidad de asesorar a una empresa que era distribuidora de artículos de hogar y fiesta, gestionaba más de 20.000 referencias y tenía un serio problema en la consolidación de sus pedidos. Los clientes de esta firma reclamaban continuamente errores en los artículos recibidos. Algunos de estos no coincidían con el pedido, eran de colores o tamaños diferentes o llegaban rotos. Al ser una empresa distribuidora, no fabricaba los artículos que vendía pero los importaba de China en grandes cantidades así que el reto de mejora en la calidad era importante. Te nombraré alguna de las medidas:

  • Obviamente hubo que actuar sobre los estándares de fabricación y envío de sus partners en China, de cuáles eran los requerimientos de fabricación y si estos se estaban cumpliendo (Control de calidad en fabricación).
  • Por otro lado se rediseño el sistema de consolidación y etiquetaje de la mercancía antes de ser enviada (control de calidad en almacén del importador), para actuar sobre el error de base en las instalaciones del importador y facilitar el trabajo de la firma en España a la recepción y clasificación de la mercancía.
  • Adoptamos diversas técnicas de asignación de referencias por contenedor, formación para el partner chino y finalmente colocamos un control de calidad eventual en la recepción de la mercancía.
  • Para controlar la calidad en la consolidación de los pedidos se estandarizó entre otros el picking y se estableció un control de calidad fijo final antes del envío de la mercancía. Con ello se corrigieron la mayoría de los errores y descendió drásticamente el número de reclamaciones, al margen de otra serie de logros no relacionados con la calidad que estamos nombrando.

Esto nos viene a confirmar el hecho de que un equipo de almacén o logística con formación y capacitado para realizar operaciones con la calidad como objetivo de trabajo es una garantía de trabajo bien hecho. Por otra parte, a este equipo profesional se le debe dotar de herramientas y procedimientos operativos sencillos que les ayuden a llevar a cabo los objetivos de calidad sobre todo enfocados en el cliente.

Conceptos como el cliente interno, la integración de departamentos y la participación activa de el personal de logística y los sistemas de control e indicadores de calidad deben ser norma habitual y sistema de trabajo natural para un almacén que se precio de ser competitivo y flexible a la logística actual.

3 – Outsourcing

La empresa cada vez está más concienciada en centrar sus esfuerzos y recursos en las operaciones que son realmente estratégicas para su core business, subcontratando las operaciones de las que puede prescindir y que le restan recursos. Gracias a que cada día hay más partners especializados en asumir estas tareas, la subcontratación está en alza y es una opción que se integra el los modelos de negocio de muchas empresas.

Pero todo tiene su doble filo. El Outsourcing es un estrategia que puede beneficiar a una empresa y hacerla más competitiva pero también puede ser una fuente de problemas y preocupaciones. Por un lado la cesión de tu marca a un tercero y que este no responda de manera adecuada puede generarte conflictos con tus clientes que son de complicada resolución y realmente incómodos para todos. Si las relaciones empresa – cliente ya son complicadas, empresa – subcontrata – cliente pueden ser traumáticas.

Para ello cabe recordar lo importante que es:

  • No dejar nunca de auditar a tu partner, la confianza en el debe basarse en una relación fluida y que permita abordar los fallos con transparencia, no quiero decir que seamos desconfiados, solo que seamos realistas.
  • La calidad la marcan nuestros clientes. Ellos son el mejor termómetro de la temperatura de la relación con la empresa subcontratada y de su trabajo. Esta temperatura o calidad de trabajo debe coincidir con los datos que intercambie con nosotros nuestro partner basados en su control de la actividad que realiza con nuestras mercancías.
  • La comunicación debe ser bidireccional y transparente. Para ello la tecnología ayuda mucho y en este sentido cada día son más los operadores que utilizan la integración de software para ofrecernos datos en tiempo real de lo que está ocurriendo con nuestras mercancías.
  • Si necesitamos que algo se haga de una determinada manera, enseñemos a nuestro partner a hacerlo, compartamos nuestro conocimiento para lograr una integración positiva para todos.
  • La subcontratación de determinadas operaciones debe hacerse con la idea de que nuestra empresa irá asumiendo retos y desarrollando o innovando en su modelo de negocio. La innovación se encuentra en muchas ocasiones con la dificultad de adaptar una idea a un procedimiento y si este procedimiento u operación no lo hacemos nosotros nos encontraremos ante un problema operativo: hasta que punto podemos establecer un Know Know con el partner.

La flexibilidad que se nos exige como empresa para adaptarnos a los nuevos tiempos logísticos, la debemos buscar también en nuestros partners, porque es la flexibilidad que nos irán demandando nuestros clientes y el mercado en general. Esto se hace todavía más importante en el caso de las empresas online.

4 – El equipo humano

En muchas empresas se sorprenden de lo que son capaces de llegar a hacer los operarios de un simple almacén si se les da la oportunidad, la confianza y las herramientas. Con la formación adecuada y la organización correcta, el equipo de logística de cualquier empresa puede y debe autogestionarse en el día a día de manera eficaz. Esto quiere decir que a pesar de la complejidad y la tensión de las operaciones logísticas, estas no deben suponer un problema de trabajo si la plantilla está trabajando con el enfoque adecuado. En este caso el mando intermedio es crucial. Ese jefe de almacén o director de logística. Si algo falta en general en la industria de este país son mandos intermedios con formación y experiencia. Se pasa del operario que asume las funciones de jefe por diferentes motivos pero sin preparación al directivo con formación académica superior pero que carece de las herramientas de liderazgo en entornos de batalla como los almacenes, que marcan la diferencia.

La solución pasa por formar a todo el equipo, como en este caso hacemos en FPL, y además dotarles de herramientas de auto gestión. Porque no nos engañemos, la logística dentro del ecosistema de la empresa está sola por desgracia. Esto supone que las acciones de mejora que lleva a cabo la empresa, en muchos casos, se centran en otras áreas dejando en un segundo plano las necesidades de formación y reciclaje de los equipos de almacenes y logística. Lo que supone centrar los recursos en áreas como vetas, administración, etc. Es algo parecido a querer perder peso haciendo ejercicio pero solo con los brazos, ¿no funciona, verdad?. Para perder peso tenemos que mover las piernas, andar, correr y las piernas son la logística de la empresa.

Bajo mi punto de vista y con la experiencia que particularmente puedo aportar, la formación en estas áreas es imprescindible y debe ser prioritaria para la empresa. Podemos diferenciar diferentes capas sobre las que construiremos una sólida base:

Formación y reciclaje. Dirigido a directivos, mandos intermedios y operarios, enfocada en crear una sólida base de conocimientos y operativas que aporten la visión global de las operaciones que contribuya a tener una percepción abierta de cómo desarrollar el trabajo y enfrentarse a los retos en el campo de batalla del día a día. Formación como la que aplicamos basada en práctica y teoría en función de la empresa o el tipo de equipo.

Formación especializada + consultoría. Trabajando con el equipo del almacén los procesos concretos como: picking, organización del trabajo, manutención de las mercancías, expedición, calidad, etc. Formación en este caso con más de un 70% de contenido práctico y configurado en función de la empresa con apoyo del consultor.

Formación en integración y trabajo en equipo de departamentos. Enfocada en facilitar loa comunicación entre las diferentes áreas de la empresa con el fin de trabajar en equipo por objetivos comunes.

Las tres capas de formación son perfectamente compatibles y planificadas de la manera que solemos programar en FPL. Ofrecen a la empresa una escalada de desarrollo realista y comprobada hacia la mejora en todos los ámbitos de las operaciones y esto se refleja automáticamente en el cliente y el los costes. Al margen de dar motivación a los trabajadores, herramientas a los mandos y equipos y capacidad de desarrollo y flexibilidad a la empresa, provocamos cambios tranquilos que buscan vencer la resistencia a lo nuevo.

5 – La gestión del control y la tecnología BI

¿Cómo comprobamos que todo está funcionando?. Los nuevos tiempos que vive la logística, impulsada por el e-commerce, la innovación, las nuevas tecnologías y los nuevos conceptos de comercialización hace que el cliente asuma que las cosas se deben hacer mejor y en consecuencia eleve el nivel de exigencia a nuestras empresas. Lo que antes era una incidencia en la entrega de un pedido cualquiera, que se daba como endémica de la industria, hoy no se pasa. El cliente ya no la ve como algo normal o característico de las relaciones B2B. La ve como una razón más para cambiar de proveedor y lo que antes no provocaba la reclamación del cliente hoy si, y además nos pilla a contra pié.

                                                                                  Flujo de trabajo con APC Software

Por todo ello es necesario monitorizar con datos lo que está ocurriendo fuera y dentro de nuestra empresa, para ello tenemos a nuestro alcance una variedad de indicadores de gestión y productividad que nos pueden ayudar, pero sería recomendable centrar la aplicación de estos indicadores en dos áreas concretas:

El cliente (procesos externos). Cuál es el nivel de servicio a nuestro cliente, cómo funciona todo lo que tenga que ver con su confianza, qué indicadores nos pueden ofrecer una fotografía de cómo de satisfecho está nuestro cliente con el trabajo que realizamos, es fundamental: departamento de atención al cliente, post-venta, devoluciones, transporte, entrega, etc.

Los procesos internos. Si nuestro cliente no está contento debemos saber que es lo que no estamos haciendo bien, pero no de manera superficial, sino acudiendo a la causa raíz del problema. Los indicadores asignados a diferentes procesos del almacén: Picking, packing, expedición, montaje, etc. Nos dan el dato de situación y la razón de mejora en función de los parámetros de calidad del cliente y de los objetivos de la empresa.

¿Qué pasa con los datos que recogemos?

Si nos planteamos la obligación de recoger los datos generados por los diferentes indicadores que hemos colocado en los diferentes procesos que hemos visto: stocks, gestión del almacén, productividad, servicios al cliente, calidad, auditoría, formación, etc, debemos tener un plan. Es decir, debemos tener una fotografía clara de lo que pretendemos conseguir con los datos recogidos. Una estrategia que nos indique que hacer con esos datos o que buscamos lograr con esos datos: una perspectiva de la productividad, un estudio de nuestro nivel de servicio, una herramienta de mejora, una visión de cómo lo estamos haciendo…

Por otro lado, debemos tener un sistema de recogida y tratamiento de estos datos que nos ofrezca una seguridad y estabilidad que permita tomar decisiones sobre datos objetivos, dejando de lado o en segundo plano los datos subjetivos que nacen de nuestras percepciones particulares.

BI (Business Intelligence) para el almacén y la consultoría. Cuando empresa da el paso de buscar consejo y ayuda, es importante conocer que no iremos a ciegas y que los pasos que se darán están basados en la recogida de datos que nos ayuden a entender cómo funciona el almacén al que debemos ayudar en una consultoría.

Desde FPL desarrollamos un trabajo de captación de datos no invasivo para el almacén o su equipo, basados en el uso de la tecnología BI aplicada a los procesos del almacén, que nos permite conocer los parámetros de productividad que luego nos ayudarán a diseñar un plan de ayuda a la empresa ( en consultoría y formación ) para la mejora de las actividades, la formación de los trabajadores y la creación de sistemas de trabajo y mejora basados en datos objetivos y medibles con un impacto real y comprobable. Nuestro software APC nos permite realizar diagnósticos de productividad general o por procesos que tras su tratamiento dará a la empresa una clara vía de trabajo y acotará nuestra actuación sobre el problema.

Consideraciones finales

En definitiva, la tensión del trabajo en la logística casi siempre impide que podamos levantar la cabeza y ver más allá de nuestro espacio, lo que dificulta la adopción de nuevas perspectivas de trabajo, la cantidad y complejidad de las novedades que se producen continuamente, el conocimiento de cómo lo están haciendo otros o la simple concepción de que algo hay que cambiar en nuestras instalaciones para ser más productivos y competitivos.

Créeme que por la experiencia adquirida en todos estos años de trabajo en el sector, la formación y la estructura de un sistema de trabajo son la mejor base para el éxito en las operaciones logísticas. Te invito a que lo pienses y también a que imagines cómo sería tu almacén o logística con un equipo preparado para todo…

Si unimos la tecnología BI, la innovación en los procesos logísticos y la mejora continua, tu empresa será altamente competitiva en servicio, costes y gestión.

Jose Carlos Gisbert
Consultor y formador en el área de logística e ecommerce.Fundador de FPL Logística, Profesor y CEO en ESI Almacenalia, ADL. Formador en gestión de almacenes, transporte y distribución. Diseño de formación, cursos y carreras profesionales. Máster en Logística integral por IVL.Formador de formadores ESSCAN. Lean SCM Management.PRL por Bureau Veritas. Máster en diseño web y Marketing online. Programa directivo de transformación digital UNIR. Blogger de logística, colaborador en publicaciones como: El Vijía o Loginews. Ponente en eventos de: ie, ADL, Aiju. Profesional con una trayectoria de más de 20 años de experiencia en el sector de la logística. Especialista en diseño y logística del comercio electrónico. Desarrollador de sistemas Lean de mejora continua aplicados al área de la logística, almacenaje y distribución

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