Información & Tecnología

Usuarios vs Sistemas

“Existen dos maneras de reaccionar ante la tecnología. El escepticismo tecnológico (el cual ve a la tecnología como un mal inevitable). Y el optimismo ilustrado (coloca a la tecnología y la modernización como lo prioritario)”.

Inicio el post con la cita Carl Mitchan para dar mi punto de vista respecto a la lucha entre Usuarios y Sistemas, en este caso especialmente los ligados a la Logística.

Veamos:

Los sistemas a nivel de código pueden ser ultra complejos, escritos en diferentes lenguajes, cifrados, de última tecnología o lo que se quiera, a los usuarios no les interesa estas cosas, a ellos les interesa solo un punto básico: hazme la vida simple.

Vamos con unos ejemplos: con un par de clicks el sistema te indica a que ubicaciones debes llevar la mercadería que estas recibiendo o el aviso del camión que tiene cita o el reporte de inventario de los productos próximos a vencer o te da la ruta más optima para el despacho o te muestre los indicadores productividad hora/hombre por día, por mes, etc. Infinidad de procesos e información y todos de casi de forma automática -digo casi ya que para que funcionen como esperas hay que realizar unas configuraciones previas- esto te da el tiempo para analizar la cantidad de datos que tienes a tu disposición para hacer optimizaciones o reconfiguraciones según consideres necesario.

Pero, ¿qué sucede en la vida real?

De todas las posibilidades que nos ofrecen cualquier aplicativo informático o aparato electrónico nunca usamos el 100% siempre. No usamos el 100% el celular, no leemos el periódico al 100%, no trabajamos al 100% todo el día, no hemos completado el 100% de todos los libros que iniciamos, ni siquiera cumplimos con el 100% de una dieta. ¿cierto?…

Entonces, ¿qué debemos esperar de un Sistema?, la respuesta es la misma de siempre: ¡Qué sea simple de modo que con usar menos del 100% nos cumpla como deseamos!

Algunos puntos que considero –y me han ayudado en mi lucha para ganar la batalla del uso del sistema- que se deben tener en cuenta:

  1. Conocimiento de los procesos operativos. Los usuarios deben entender que quieren y como lo quieren, luego y como resultado está el como funciona lo que deseamos en el sistema.
  2. Capacitaciones y Reforzamiento constante. Siempre es bueno refrescar la memoria con buenas prácticas en el uso del sistema, tips para optimizar tiempo y esfuerzo.
  3. Crear Keyuser o Usuarios Expertos. Contar con el apoyo de usuarios expertos es de gran ayuda, ellos son nuestro primer nivel en la atención de un “incidente” u “error operativo” que sucede por desconocimiento del usuario. Además nos ayudan con los reforzamientos y/o capacitaciones ya que son los que interactúan constantemente con el sistema y sirve de ejemplo a los compañeros.
  4. Material Actualizado y Online. Es más que importante contar con manuales o un documento de “Solución a Preguntas Frecuentes” que sea amigable y accesible en cualquier momento y para cualquier persona de manera de no depender de “alguien” todo el tiempo.

 

Johana Chuquino
Ingeniería de Sistemas. Amante de los números, analítica de vocación y con ganas de hacer y deshacer miles de cosas. Gestión de Proyectos y especializada en dos ramas: Logística y Sistemas. Como resultado de lo anterior, trabajando como Jefa de Gestión de la Demanda en Neptunia y anteriormente Jefa de Proyecto y Mejora Continua de Almacenes y Distribución en AUSA - Operador Logístico - Perú. Realizo asesoramientos en implantaciones de WMS y Procesos a MIQ Perú (operador logístico), Corporación La Sirena (consorcio ferretero), entre otras.

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