Introducción al ERP
El aspecto más poderoso de los sistemas denominados ERP (Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales) es que, a través de una base de datos integrada, se posibilita la colaboración entre los distintos departamentos de una empresa haciendo que se incremente la capacidad de compartir la información y que se produzca como consecuencia de esta interacción que las tareas diarias de la empresa se acerquen a sus objetivos y a los de sus clientes.
Este objetivo, al que toda empresa desea aspirar, se convierte en más casos de los que serían deseables en una dificultad añadida por lo que supone de reingeniería de procesos internos de las compañías buscando la mayor estandarización posible de sus procesos. No olvidemos, que esta forma de proceder en la mayoría de las ocasiones, obliga a definir un plan claro y efectivo de cambio en la propia organización de la empresa. De forma que, el conocimiento interno consiga ventajas competitivas en el exterior.
Los sistemas ERP consiguen de esta forma una integración de los flujos de información de las distintas áreas de la empresa facilitando el seguimiento de las actividades que constituyen la denominada cadena de valor empresarial.
Implantación del ERP
Tenemos que tener en cuenta que esta cadena de valor sobrepasa los límites de la propia empresa y se extiende a los proveedores y distribuidores. Por eso los sistemas ERP incluyen otros subsistemas para dar soluciones como pueden ser la SCM (Cadena de Suministro), CRM (Relación con clientes), SRM (Relación con proveedores), MRP (Producción), etc. .También es una forma de utilizar la información a través de toda la organización en áreas claves como fabricación, compras, administración de inventario y cadena de suministros, control financiero, administración de recursos humanos, logística y distribución, ventas, marketing y administración de relaciones con clientes.
Estas son las áreas claves para que la implantación (o sustitución) de un ERP tenga el éxito esperado por toda organización
Dirección del Proyecto: Pero el factor más importante para que la implantación de un ERP tenga éxito es la dirección del proyecto. Esta figura es muy relevante y crítica con unas capacidades técnicas y de gestión especialmente indicadas para coordinar la puesta en servicio de un proyecto de esta envergadura. Es fundamental que la figura del jefe de proyecto (que bien puede ser una persona interna de la propia organización o subcontratada), tenga un acceso directo a la dirección de la empresa y que a su vez esta dirección esté involucrada al máximo en su consecución.
Planificación del Proyecto: Es muy importante la planificación del proyecto, estableciendo las prioridades y consensuándolas con la dirección de la empresa. Documentar todas las opciones posibles y establecer una valoración de las mismas. Presentar a la dirección las propuestas. Establecer una planificación objetiva y cierta estableciendo puntos de control y estimando y resolviendo las posibles desviaciones. Todo este camino que teóricamente aún siendo complicado pareciera de sentido común en su planteamiento, puede encontrar en su discurrir situaciones que dificultan que se logren las expectativas deseadas.
Recursos del Proyecto: Partir con la idea de que la instalación de un ERP no necesita de esfuerzo y de recursos al igual que no definir de forma correcta lo que se precisa y los procesos apropiados es aventurarse a situaciones imprevisibles de plazos y de angustias añadidas que no consiguen lograr los mejores resultados. Siempre debe haber un diálogo con la dirección para la toma de nuevas decisiones.
Gestión del Cambio: El mantener procesos antiguos en lugar de tener como objetivo la reingeniería de procesos con la idea de mejorar los existentes hará que la puesta en marcha del ERP no consiga los beneficios de gestión esperados. Hay que contemplar siempre la resistencia a los cambios por parte de los trabajadores de la empresa y la tendencia a mantener procedimientos que mantienen déficits de productividad y que empeoran la consecución de objetivos. Para ello, se necesita tener siempre las personas adecuadas en los lugares adecuados.
Visión del Proyecto: Entender la especificidad de la empresa en sus criterios y el carácter único en sus adaptaciones para ciertas tareas es algo crucial. No podemos hacer que se encajen ciertos procesos de manera artificial para satisfacer la demanda objetiva de la empresa. Tiene que haber una visión a largo plazo para pensar en el negocio a futuro y evitar que se eliminen costes en contra de la operatividad e incrementarlos por la no mejora del proceso. Para ello, también se necesita conocer a fondo el producto ERP.
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El conocimiento de los datos correctos y por tanto la migración de los mismos del sistema antiguo al nuevo es crítico. Los procesos de transición y simulación son imprescindibles para dotar de fiabilidad al nuevo sistema ERP.
Por este motivo, la formación y preparación a todos los trabajadores en sus distintas áreas de trabajo es básica, y es por esto, que la planificación previa debe ser un capítulo crucial en la puesta en producción. Se deben realizar todas las tareas necesarias para que los trabajadores conozcan los procesos con sus funcionalidades y su disposición para conseguir el mejor valor añadido posible a todo el plan de implantación del ERP en la empresa.