Información & Tecnología

La logística de la información. Retos y dificultades

Hoy en día todos hablamos de logística 4.0, de logística inversa, logística de última milla… La mercancía fluye por centros y hubs logísticos, medios de transporte marítimos, aéreos, terrestres y hasta espaciales. Hablamos de operaciones de valor agregado, de trincajes, embalajes ecológicos, control de temperatura. Se escriben artículos, tratados y libros sobre cómo optimizar el transporte y almacenaje, y la agenda se llena de foros sobre mejoras operativas. Los medios productivos son cada vez más largos (megatrucks), gigantes (barcos de hasta 21.000 TEU) o grúas con mayor capacidad de carga. Todo para que las mercancías lleguen antes, mejor y a menor coste a su destino.

Paralelo al camino que siguen las mercancías, encontramos la otra logística: la que sigue la información.

En un escenario en el que los usuarios de los servicios de logística requieren y exigen una información actualizada y veraz de la situación de sus mercancías, se ha construido una estructura que compite, en complejidad, con aquella que permite la propia ejecución del servicio logístico (La que hace que la mercancía vaya desde el origen a su destino final).

Documentos digitalizados, firmas electrónicas, portales web para tracking & tracing, avisos por SMS, números de seguimiento… Son elementos que tanto los usuarios domésticos como profesionales han incorporado en su día a día y sin los cuales no se entiende la logística a día de hoy. Los clientes quieren la información a tiempo real, fácil de acceder y sin coste.

Muchas empresas han volcado su valor agregado en estos servicios, y lo usan como elemento diferenciador en un mercado en el que los márgenes dan poco juego para la diferenciación en tarifas. Aunque muchas veces los servicios relacionados con la información constituyen un gimmick (artificio de marketing que favorece la venta, pero que carece de utilidad práctica), estos son demandados a las empresas consultoras e implantadoras de soluciones tecnológicas. Un ejemplo real de ello es la implementación de un portal web para que el cliente pueda introducir la orden de transporte directamente en el sistema de la empresa logística. Sin un aliciente económico, el cliente seguirá solicitando los servicios por las vías habituales (fax, email o teléfono), aunque valorará positivamente la posibilidad de hacerlo por sí mismo y la imagen tecnológica y moderna del proveedor se verá reforzada.

Es por esto por lo que existe una demanda, por no decir una necesidad, de implementar servicios de gestión de la información, y aunque las empresas proveedoras de tecnología están preparadas para ello, es el propio mercado, su idiosincrasia y las características de las empresas que la componen las que dificultan el proceso.

Satisfacer esta demanda supone un reto para muchas empresas logísticas, desde transitarias, agentes de líneas marítimas, terminales portuarias, transportistas o agentes aduaneros. En un entorno en el que la automatización a través de mensajería electrónica no está consolidada en todos los agentes, donde la subcontratación o delegación redunda en la complejidad y número de implicados, hacer que, por ejemplo, una confirmación de entrega en destino tenga que pasar numerosos sistemas y tecnologías hasta el contratante del servicio, se convierte en una ardua tarea que requiere un trabajo ingente y mucha dosis de confianza en la tecnología.

Por otro lado, existen trabas culturales que no ayudan en todo este embrollo. Hacer que un transportista subcontratado, que además es autónomo y trabaja con su propio camión, tenga que llevar sistemas de seguimiento a tiempo real, dispositivos de lectura de varios contratantes, aplicaciones móviles y otros elementos que permitan el control de la mercancía, choca con las reticencias de un conductor que no quiere ser monitorizado las 24h al día, o que por cuestiones generacionales no se encuentra cómodo operando con tanto sistema o instrumento.

Pretender que se capture la imagen de un albarán de entrega firmado mediante la fotografía de un móvil, para evitar tener que escanearlo en las oficinas, y poder hacérselo llegar al cliente en el mismo momento de la entrega y firma, requiere paciencia, destreza y un buen instrumento de trabajo. El transportista, con su plan de entregas y slots ajustados, no puede asegurar la correcta captura.

Otro problema surge con la necesidad de manipular la información por parte de los intermediarios. Ya sea un transportista que no quiere que se sepa quién es el ejecutor real del servicio o necesita “camuflar” la ubicación real de la mercancía, ya que le ha dicho al cliente que está a punto de recibirlo cuando está realmente a más de 500 km del destino.

Muchos sistemas informáticos hacen de pasarelas, recibiendo información de terceros, agregando datos o modificando otros, y reenviando estos al siguiente. Como una cadena con eslabones de diferente tamaño, forma e incluso material, hacen que el resultado final no pueda garantizar la integridad o coherencia, y en caso de error, encontrar la causa, el causante o la razón, acaba siendo una labor detectivesca con el agravante de que varios departamentos de sistemas, con sus respectivos técnicos, echándose la culpa unos a otros. La aplicación de estándares homogéneos es una quimera en un entorno en que conviven los más diversos sistemas, programas, técnicas y métodos de intercambio de información.

Los impedimentos físicos son otros que impiden la automatización o lectura. Un ejemplo es la identificación unitaria e inequívoca de bobinas de acero almacenados en el exterior. A la hora de crear triggers o disparadores que informen al cliente del movimiento de su mercancía, hemos de realizar lecturas mediante dispositivos de mano (hanheld) o arcos de entrada/salida. El uso de códigos de barras está generalizado, pero su deterioro en un entorno o ambiente agresivo (meteorológico si se almacena en el exterior) u manipulación poco “delicada” hace que se tenga que replantear el uso de otras tecnologías. En varias terminales se están realizado pruebas piloto con el uso de tags RFID, pero se está requiriendo de apoyo por parte de centros tecnológicos para solventar los retos que la implantación de dichas soluciones plantea. Por un lado, las propiedades metalúrgicas de la propia bobina hacen que el uso de etiquetas pasivas no pueda ser lo idóneo, o reducen el radio de acción de manera ostensible. El uso de etiquetas activas se desecha por su coste (no se puede garantizar el retorno o recuperación) y morfología (abultan y son fácilmente despegados en su manipulación mediante toros o grúas de gancho). La lectura remota permitiría agilizar procesos de identificación y a su vez, generar notificaciones al cliente cada vez que su mercancía es manipulada.

Un ejemplo similar lo encontramos en la lectura remota de los precintos de un contenedor. Los sistemas de lectura de matrícula son capaces de realizar OCR (Optical Character Recognition) y leer la matrícula, etiquetas de mercancía peligrosa o incluso detectar daños en el contenedor. En un entorno altamente automatizado, donde las grúas trabajan de manera autónoma, se dispone de puertas automáticas o control remoto de operaciones, seguimos dependiendo de una lectura manual (visual) para recoger el código del precinto. Con la consiguiente posibilidad de error, y tiempo perdido. En este caso, los impedimentos tecnológicos están solventados desde hace tiempo y existen precintos con posibilidad de lectura remota. Incluso somos capaces de saber, en esa lectura a distancia, si el precinto ha sido abierto. En este caso concreto, el impedimento es económico.

No obstante, la aplicación de estas tecnologías ha acarreado un efecto interesante en las empresas. Al igual que ante la posibilidad de que alguien venga a visitarnos a casa, procuramos tenerla limpia y ordenada, publicar a los clientes la información para su propio autoconsumo hace que la introducción de la información tenga que hacerse con mayor esmero y cuidado. Esta necesidad ha requerido que muchas empresas hayan tenido que establecer nuevos protocolos y procesos de trabajo, incorporado herramientas de control interno y sistemas de medición de niveles de calidad de la información. Uno de los elementos más utilizados es la aplicación de reglas de control, que mediante la obligatoriedad de rellenado de campos y detección de incoherencias impide el registro de un servicio en el sistema, y, por ende, que el cliente pueda ver información incompleta o errónea.

Desde las empresas proveedoras de soluciones informáticas de gestión de la logística tratamos de armar este complejo puzle, pero nos falla el alcance y la estandarización. Cada uno tratamos de imponer la metodología, estructura y tecnología, sin tratar de consolidar un estándar que permita una reducción de costes. De igual manera que el despliegue y expansión del uso del contenedor permitió la interacción entre los medios de transporte, facilitó la manipulación y acarreó una reducción de costes considerable, hemos de empujar a las autoridades competentes a que sigan el proceso de estandarización de sets de mensajes, estructuras de servicios web o procesos de comunicación, y velen por su uso.

Ahora mismo sentados en nuestras mesas, recibimos información puntual sobre el estado del pedido que hicimos hace una semana, cuándo lo vamos a recibir en nuestro domicilio e incluso podemos monitorizar en un mapa la ubicación real del mismo, pero detrás de esta “magia” hay un mundo de servicios, procesos, personas y tecnología interactuando entre sí, que nos es transparente y que fluye de manera paralela al transporte en sí mismo.

Autor: Lander Tolosa

Artículo finalista al Premio Mejor Artículo de Logística

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