Demand Planning

Riesgos en la administración del inventario

Probabilidades e Incertidumbre

Ese comportamiento casi innato que tenemos por subestimar las probabilidades que se encuentran en los eventos inusuales no pasa desapercibido en el desarrollo de estrategias. Cuanto más lejos nos encontremos de la ocurrencia optamos por ignorarlas.

Administrar el inventario bajo un entorno de incertidumbre y riesgo es una labor que desafía nuestras capacidades de análisis, interpretación y resolución. En ocasiones la puesta en marcha requiere de decisiones tan drásticas que se debe involucrar la reestructuración de los componentes de la cadena.

El riesgo es un concepto que por general es mal entendido, considerándolo a la par de la incertidumbre. Pese a que ambos se asocian a lo inesperado, estos se diferencian en la capacidad de medirlos y mitigarlos. La incertidumbre está presente y adherida a cada actividad aunque no se pueda determinar y cuantificar el origen, momento de ocurrencia y efectos, haciéndose imposible de administrar. En cambio el riesgo resulta más cómodo, este puede ser comprendido ya que se conoce, se mide y distribuyen las probabilidades de ocurrencia.

El factor de la Demanda

Toda empresa debe identificar cómo está atendiendo la demanda actual y que espera el cliente para cubrir la demanda potencial. Cuando los clientes van a una tienda de conveniencia a comprar una botella de agua mineral lo hacen por la cercanía y sin dar prioridad al precio. En cambio este factor será importante para el cliente que va a un supermercado. Este podría estar dispuesto a invertir tiempo para conseguirlo e incluso a comprar por paquetes para obtener un mejor precio.

Aunque en ambos puntos de venta el cliente podrá comprar botellas con agua mineral, la demanda varía con algunos atributos estrictamente inciertos como la escasez, variedad de productos, disponibilidad, precio e innovación.

A pesar que la demanda está expuesta a factores exógenos, la necesidad de cada cliente puede interpretarse en una medida de incertidumbre conforme la cadena incrementa el nivel de servicio, manteniendo la disponibilidad más alta de inventario para atender esos cambios esporádicos en la demanda.

Considerando también la incertidumbre de la capacidad de abastecimiento de la cadena, por ejemplo, en la industria de los teléfonos móviles cuando se introduce al mercado un nuevo modelo, las empresas tienen problemas para responder a la demanda de los clientes.

Pero conforme la tecnología se aproxima a la etapa de maduración en su ciclo de vida se identifican esos elementos de la incertidumbre y los del riesgo. Comienzan a entenderse a medida que los datos nos muestran una relación entre tiempo y cantidades, siendo el coeficiente de variabilidad aquel que nos permite predecir la demanda con mayor asertividad, simplificando el proceso engorroso de pronóstico

Gestionar el Inventario

Para afrontar los riesgos debemos comenzar por categorizar los inventarios y definir cuán importantes son en el ciclo de abastecimiento y demanda de la cadena, para esto podríamos servirnos de matrices de segmentación tomando variables medibles y relacionadas como la rotación, margen, asertividad en los pronósticos y retrasos en el tiempo de reposición.

Los riesgos en la gestión de inventarios están estrechamente relacionados a estrategias enfocadas en definir (I) qué eslabón de la cadena debe administrar los materiales, (II) la frecuencia de reposición y (III) preservación de niveles apropiados que atiendan la demanda evitando el facilismo de incrementar la cobertura, los cuales aumentan la probabilidad de inmovilizar el capital, obsolescencia, vencimiento y deterioro.

Estos riesgos pueden mitigarse al derivar sus causas y consecuencias estableciéndose planes alternos de ejecución frente a incidentes que puedan presentarse, que permita salir al frente sin tener mayor problema. Estos riesgos deben monitorearse mediante un cuadro de mando integral de indicadores que correlacione el impacto de estas herramientas y también posibiliten la toma de medidas preventivas y coordinadas ya sea con los proveedores, áreas operativos y el canal comercializador.

El riesgo en la Cadena de Suministro

En las últimas décadas las cadenas de suministro se han constituido en torno a estrategias que han puesto al límite la cobertura de los inventarios, transfiriéndose la administración a los proveedores y empleando conceptos desgastados y mal comprendidos en su extensión como el Just in time (JIT), que en estructura apela al manejo de cero inventarios.

Optar por esta medida puede ponernos en riesgo ante cambios inesperados en la cadena. En el 2015 un operador de comida rápida optó por concentrar el riesgo en un sólo proveedor desarrollando abastecimientos diarios y directos a las tiendas. Concentrar el abastecimiento en un sólo proveedor nos permite obtener mejoras significativas en los costos afrontando riesgos inmersos en el cumplimiento de las entregas. En este caso el proveedor fue víctima de las campañas virales en las redes sociales cuando un cliente denunció haber encontrado un objeto extraño en el pan, lo que llevó a la Entidad Sanitaria tomar medidas preventivas suspendiendo la planta del proveedor.

También debemos lidiar con el riesgo de centralizar o descentralizar el inventario. En los artículos con baja densidad de costo, es decir, aquellos de gran volumen y de poco valor, el transporte tiene un impacto considerable sobre el precio final. En cambio cuando un artículo tiene alta densidad de costo no tiene mayor impacto el costo de transporte sobre el precio de elegir la modalidad de transporte más rápida, por lo tanto no tienen mayor problema de traslado inclinándose por almacenes descentralizados. Mientras que los artículos con baja densidad tienden a establecer almacenes cerca a la demanda para tener un costo de transporte menor.

A medida que el coeficiente de variación de ventas sea alto será preferible centralizar el almacenamiento para reducir los costos que se originan de la logística inversa y que no incorporan valor. En tanto si un artículo tiene alta rotación se buscará un almacenamiento descentralizado ya que el breve periodo de permanencia garantiza que el artículo no se quedará inmovilizado. Por último, si el cliente no está dispuesto a esperar mucho tiempo por el producto se deberá descentralizar el almacenamiento.

Conclusiones

Estamos rodeados de riesgos. Estos no se diluyen pero se identifican y administran. Los clientes de la cadena de comida rápida durante una semana sólo encontraron hamburguesas al plato afectando el nivel de servicio y dejando en evidencia que las estrategias son vulnerables a condiciones repentinas de mercado

El efecto pudo ser menor si la empresa hubiera contado con proveedores en carpeta y recordando que el JIT, es un concepto que ha sido trastocado en forma y fondo con el pasar de los años Hay quienes persiguen el enfoque inicial pero hay detractores que mantienen que conceptos como este son inconsistentes y que gran parte de los negocios requieren mantener inventarios para responder ante riesgos.

Marco Espejo González
Administrador por la Universidad de San Martin de Porres con post grados en Gestión de la Cadena de Suministros por la misma Universidad y Centrum Católica, investigador y columnista logístico en revistas especializadas en la materia de México, Chile, Perú y Argentina, colaborando también para el Diario La Nación de Argentina y Gestión de Perú. Conferencista en Lo Mejor de la Logística III 2011 – Universidad de Lima, Expo Logística Panamá 2012, II Seminario Logístico del Sector Eléctrico – Perú 2012 y Logistic Summit & Expo México, Workshop Asociación Peruana de Profesionales en Logística – Universidad Pacifico 2013. Experiencia de 9 años en áreas de gestión de stocks y procesos, participando como consultor en más de 25 proyectos, incluyendo México y Panamá, en el ámbito académico como docente en materias de pre grado y programas de especialización.

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