Demand Planning

Recopilar información para un proceso S&OP

Cuando comenzamos con la implementación de un proceso S&OP en la empresa, es fundamental tener el apoyo de la alta dirección y de las personas importantes de cada área para unir todas las piezas: ventas, operaciones, finanzas, logística, compras, etc. Estas piezas se unen a través de datos obtenido de distintas fuentes. La fuente puede ser información obtenida del sistema informático de la empresa, o un sistema de despachos en los sectores de ventas.

Para asegurar que nuestro proceso de planificación de la demanda comienza con el pie derecho, es necesario conocer algunos puntos que NO pertenecen al proceso de planificación de la demanda inicialmente. Esto es así, porque cuando una empresa no tiene implementado un proceso metodológico como S&OP, la misma toma las decisiones mirando los números del resultado financiero solamente; con lo cual el proceso S&OP debe alinearse a la información financiera y deben tener la misma fuente de datos como input.

Antes de buscar la información para realizar un pronósticos de venta, es necesario asegurar los siguientes puntos.

Conocer un estado de resultado financiero de la empresa

El estado de resultado de la empresa es la unión contable de los costes con la facturación. Haciendo un recorrido de lo general a lo particular, creo muy importante tomarse un tiempo para estudiar las líneas principales. Considero muy recomendable pasar un tiempo hablando con la gente de finanzas para identificar los temas candentes del momento que hacen a la toma de decisiones desde el punto de vista del resultado del negocio.

Como en esta primera instancia no conocemos la empresa, la relación que se genere con dicha área, abre la puerta a la confiabilidad de la alta dirección. Nunca perdamos de vista que el proceso S&OP es una herramienta de toma de decisiones que impacta directamente en la cuenta de resultados.

Conocer como el área financiera utiliza la información de ventas y costos

¿Por qué es esto importante?. Porque contablemente las ventas que alimentan el resultado tienen en cuenta los despachos más notas de crédito y débito que se aplicaron a la cuenta de cada cliente. Esto de alguna forma genera información errónea para la planificación de la demanda el cual tiene en cuenta solo los despachos y consumo en los puntos de venta.

Puede ocurrir que la diferencia entre facturación y despachos sea mínima, pero debemos conocerla y verla en perspectiva para poder alinear los objetivos del negocio con los de la cadena de suministros y operaciones. En algunos países, la facturación no es exactamente igual al despacho de productos, dado que existe este efecto entre notas de crédito y notas de débito.

Utilizar la misma información de despachos/ventas que utiliza el área financiera como input del proceso

En todo proceso S&OP los despachos a clientes valorizados en USD es la primera conexión del proceso S&OP con él área financiera. Si comenzamos a obtener información sin tener en cuenta esto, lo pagaremos caro más adelante en el proceso cuando veamos que los números de ventas con los cuales se toman decisiones de capacidad, no están alineados con los números de finanzas.

Una vez que hemos sido capaces de cubrir los tres puntos anteriores, podemos avanzar con la gestión de datos. Este primer trabajo de obtención de la información puede hacerse fácilmente con el área de sistemas de información.

Adicionalmente, es necesario prestar atención a los siguientes puntos para tener información confiable para los fines de pronósticos

Estudiar distintos modos de ver la información

Por cliente, por producto, por planta productora, etc. Esto nos permitirá conocer patrones y poder hacer cambios manuales que si no se realizan podrán traer errores al pronóstico. Uno de esos cambios puede ser cuando un cliente que consumía un producto desde una planta productora, comienza a consumir el mismo producto de otra planta producto de la misma empresa. Otro caso es cuando un cliente cambia de razón social, con lo cual aparecen dos clientes con cuentas distintas, pero en realidad son el mismo cliente.

Este trabajo es arduo, pero es necesario realizarlo al principio para poder de esa forma limpiar la base que se va a utilizar para realizar el pronóstico

Ver la información como Mix Producto/cliente

Esta forma de ver la información es muy importante; con ella podemos identificar cambios de consumo, detenciones en el consumo de un determinado producto para un determinado cliente, etc. Consideremos que una misma razón social de un cliente en nuestro sistema informático, puede responder a varios puntos de consumo de dicho cliente distribuidos en lugares geográficos distintos.

Verificar si existen nuevos productos próximos a salir al mercado

El proceso S&OP hace una atención especial a la incorporación de nuevos productos. Estos son importantes porque básicamente no tenemos demanda histórica de los mismos, y no sabremos su comportamiento real hasta que estén en el mercado. Como son productos que también balancean la capacidad de producción, es necesario tener la mayor cantidad de información posible para incorporarlos al proceso.

Con estos puntos, podemos ya comenzar con el proceso de forecasting, los cuales luego se verán complementados con el input de las reuniones comerciales de pre-meeting.

Fabio Antonio Mangione
Ingeniero Industrial y Magister en Logística. Responsable por el proceso de S&OP (Sales And Operation Planning) para Argentina, Chile y Brasil en Sibelco Vasta experiencia en operaciones logística y como se conectan éstas con las áreas de ventas, operaciones y finanzas. Convencido en que los análisis cross-funcionales son el siguiente nivel en la metodología de trabajo para la toma de decisiones.

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