Demand Planning

Planificación de la Demanda. Más allá de las hojas de cálculo

Es bastante habitual hoy en día comprobar como muchas empresas todavía basan parte de sus procesos en hojas de cálculo y más concreto, en la gestión y ejecución de la planificación de la demanda. O al menos en lo que se refiere al cálculo de previsiones y necesidades de aprovisionamiento. Y es obvio que es posible hacerlo. Pero quizás lo más importante, es la falta o ausencia de visión para entender que las hojas de cálculo ya no son la herramienta adecuada para “gestionar la planificación de la demanda” en un entorno de empresas y mercados como el actual (competencia, digitalización, globalidad, gestión de datos, conocimiento, etc.)

Para determinadas tareas dentro del los análisis que podamos realizar dentro de la Planificación o empresas con un número pequeño de referencias, el uso de hojas de cálculo pueden ser muy útil y justificable. Pero hay un límite a partir del cual todas las empresas deberían considerar el uso de herramientas – Demand Planning Systems – que aporten realmente valor añadido al proceso de Planificación. Valor añadido en forma de ahorros de costes directos – Inventario -, incremento de los ingresos – reducción de roturas de stock – y eficiencia -visibilidad, datos, productividad –

Más justificado, si cabe, en aquellas empresas que  adoptan o desean adoptar el S&OP – Sales & Operations Planning – como modelo de mejora continua para fortalecer las comunicaciones e informaciones entre el Suministro y la Demanda.

No hay muchas informaciones al respecto, pero algunos estudios sugieren  que el grado de uso de hojas de cálculo en alguna de sus formas, así como el uso del correo electrónico para enviar datos entre los distintos usuarios en el contexto de la Planificación podría alcanzar al 90 % de las empresas. De este 90 %, el 30 % solo tendrían una hoja de cálculo como herramienta de Planificación de la Demanda.

Esto nos indica que los usuarios o profesionales que gestionan las previsiones en la mayoría de las organizaciones, se encuentra muy atados a la hoja de cálculo como herramienta de planificación. Quizá no nos sorprenda demasiado, pero es un indicativo bastante claro del bajo grado e introducción que todavía existe de herramientas más preparadas para el cambio que ya se está produciendo

Los expertos en este campo coinciden en afirmar que la complejidad de las cadenas de suministro en la actualidad no pueden ser modeladas utilizando hojas de cálculo.

Pero, ¿por qué deberíamos movernos desde nuestra cómoda situación en una hoja de cálculo hecha a medida por nosotros hacia sistemas centralizados de planificación?

Los errores en las hojas de cálculo

El primer motivo, y podríamos decir que algo sorprendente, son los errores que contienen las soluciones basadas en desarrollos realizados en hojas de cálculos. Estudios realizados sobre hojas de cálculo utilizadas como herramientas para desarrollar algún tipo de cálculo relacionado con la planificación,  demuestran que el grado de errores que contienen es muy elevado. Errores bien de tipo conceptual sobre la utilización de algoritmos o ausencia de cálculos relevantes para el propósito que se ha concebido.

Esto supone un gran desafío para la mayoría de las empresas que han dado por correcto el uso masivo de hojas de cálculos en sus procesos. En términos de cadena de suministro puede ser que pequeños errores se vean reproducidos de forma repetitiva en el tiempo dando lugar a importantes desajustes si se analizan con una perspectiva temporal,

Centralización de la información y datos

Un aspecto esencial dentro del concepto de colaboración que debe preponderar en cualquier empresa. En la mayoría de las empresas existen múltiples actores o intervinientes en alguno de los procesos relacionados con la gestión de la demanda – Ventas, Marketing, Logística, Producción, etc -. Y ello conduce a un exceso de informaciones dispersas, no conectadas y desarrolladas u obtenidas de diferentes formas, por lo que en la mayoría de las ocasiones son informaciones o datos no relevantes entre las partes. Esta descentralización de la información se ve agravada cuando las empresas crecen, y aparecen nuevos interesados que demandan información.

Podemos suponer las horas necesarias para recoger, procesar y dar formato a estas informaciones, que en muchas ocasiones son enviadas a través del correo electrónico. Cuando llegan a su destinatario, nos podemos imaginar las dificultades que puede haber para entender o interpretar estas informaciones.

Las informaciones centralizadas y cohesionadas permiten a toda la organización disponer de una única fuente de datos, contrastada y aceptada por todos. Por ejemplo, no es muy comprensible que las empresas dispongan de diferentes pronósticos según departamentos. Y que cada uno de ellos la utilice según su mejor conveniencia. Un solo pronostico debe servir para indicar cuanto debo comprar, cuanto debo producir, cuanto inventario vamos a disponer en toda la organización.

Mayor proactividad

Se ha demostrado que los procesos basados en hojas de cálculo fomentan el concepto silo, por lo tanto son Reactivos. Es decir, fomentan la no colaboración entre las partes. Al disponer cada uno de su propia información, extraída y procesada de forma independiente, conduce a una dificultad real para compartir la información de forma activa y a tiempo.

Los sistemas de planificación centralizados disponen de la información de forma accesible y a tiempo, aportando más visibilidad al proceso conjunto de planificación y mirando de una forma más proactiva hacia el futuro. Son sistemas preparados para que una cantidad importante de usuarios accedan a la misma información.

Ello nos permitirá ver problemas con una mayor anticipación. Por ejemplo, alteraciones en las capacidades de producción, adelantarnos a posibles roturas de stock, o estimar excesos de inventario de una forma mucho más precisa.

Retorno de la Inversión

Las aplicaciones preparadas en hojas de cálculo no tienen como objetivo aportar algún beneficio a la empresa. Su objetivo principal es hacer algún tipo de cálculo para decidir cuando y cuanto debemos aprovisionar, pero sin tener en cuenta factores fundamentales que añadan beneficios al proceso. Como ya hemos indicado al principio, los errores presentes en las hojas de cálculo son una fuente de acumulación de costes ocultos . Si pensamos en los años que llevamos utilizando nuestra hoja de cálculo y multplicamos por el beneficio que perdemos cada año (o el extracoste que estamos incurriendo) , obtendríamos una cifra nada desdeñable.

El hecho de implementar estos sistemas en sustitución de hojas de cálculo conlleva costes más o menos elevados en función de nuestras ventas o inventarios Pero estaos proyectos no deben de tratarse como un coste, sino como una inversión. Los sistemas de planificación centralizados están diseñados para  aportar beneficios en términos  económicos.  Conseguiremos unos resultados medibles y cuantificables, que en la mayor parte de los casos reportará un retorno completo de la inversión en un periodo más o menos corto. Además, en el futuro nos seguirá aportando los beneficios propios de mantener unos inventarios mejor alineados y un incremento de ingresos por una mayor disponibilidad.

Y no olvidemos una mayor eficiencia en el trabajo, aunque dificil de cuantificar en términos económicos, es un hecho que debemos tener muy en cuenta. A mayor eficiencia, la calidad del trabajo aumenta y seremos capaces de aportar mayor valor añadido a la empresa.

La complejidad y el tiempo en los datos

El aumento de información y datos en las empresas ha ido creciendo de forma exponencial y su correcto tratamiento (actual y futuro) no es posible desde una hoja de cálculo cuando hablamos de gestionar la demanda. Los datos de hoy son el componente necesario para realizar estimaciones, predicciones y con ello poder tener una mejor visibilidad de lo que puede ocurrir en el futuro. Hojas de cálculo dispersas, no conectadas y muchas veces con informaciones que ya no tienen valor porque se han elaborado de forma tardía quedando desfasadas , son una seria amenaza para el avance en la gestión de la demanda en las empresas.

La forma y lugar en la que consolidemos la información (datos históricos, clientes, aprovisionamientos, promociones, eventos, precios, costes, etc….) para su utilización masiva, tanto de manera inmediata como futura, nos dará siempre una ventaja competitiva. Obtener informes relevantes de clientes, o previsiones agregadas  por familias o regiones, conocer en que canales obtenemos una mayor beneficio según pronósticos de demanda, saber con anticipación futuros desabastecimientos por retrasos en entregas, etc

El Demand Planner

Uno de los grandes desafios de las empresas en el campo de la planificación de la demanda es que el trabajo que deba desarrollar un demand planner contenga un alto porcentaje de tiempo dedicado a el análisis y menor a tareas administrativas.

El tiempo en trabajos administrativos – recogida de datos, importando a hojas de cálculo, filtrando, intentar poner en el formato correcto, realización de gráficos, etc. que se emplean en las tareas de planificación mediante el uso de hojas de cálculo se ha llegado a estimar en más de un 80 % del tiempo total. Esto significa que estamos infrautilizando nuestros recursos y en mucho casos, a profesionales que podrían aportar un valor mayor al proceso en términos de business intelligence.

Los sistemas de planificación resuelven de forma eficiente muchas de estas tareas que sabemos no aportan valor a la empresa en cualquiera de sus formas. Lo más importante es que estas tareas vayan gradualmente disminuyendo y se transformen en tareas de análisis que aporten informaciones relevantes sobre nuestra demanda futura.

Integración de la Demanda y el Suministro

Es ya de sobra sabido que la Cadena de Suministro necesita de sistemas integrados y centralizados para que la información fluya en todas direcciones y pueda tener máxima visibilidad. La desconexión o falta de integración de las diferentes actividades de la Cadena de Suministro – Aprovisionamiento, Producción, Logística, Inventarios – desde el punto de vista de los datos se debe a una ausencia de un sistemas de planificación centralizado, muchas veces sustituidos por hojas de cálculos dispersas y creadas según intereses del departamento o personas.

Al migrar de hojas de cálculo dispersas a sistemas centralizados de planificación conseguimos dar un gran salto en la visión de la Cadena de Suministro, pudiendo realizar simulaciones para tomar mejores decisiones para la empresa. Y sin duda alguna es uno de los grandes dinamizadores del S&OP como proceso global integrador.

El S&OP necesita estar  soportado con herramientas visibles y unificadas para todos los que intervienes. Herramientas que aporten valor en forma de datos, anaísis y simulaciones que permitan ver al conjunto el resultado de las decisiones en las diferentes reuniones que se llevan a cabo.

Conclusión

En relación a la gestión de la Cadena de Suministro, y concretamente en la gestión de la demanda y el suministro, hay que ser rotundamente claro. Las hojas de cálculo son un soporte excelente para nuestras tareas diarias. Pero ya no deben ser aplicaciones que soporten procesos claves dentro de cualquier compañía. Todavía podemos escuchar en muchas (¡quizás demasiadas!) empresas de tamaño considerable la justificación en el uso de hojas de cálculo para hacer previsiones y poder calcular las cantidades que deben aprovisionar o fabricar.

Deben saber los responsables o aquellos que tienen la capacidad de tomar decisiones en este sentido, que están haciendo un flaco favor a su empresa si no proponen proyectos de cambio. Es apostar por sistemas que ya han demostrado su capacidad de aportar beneficios, unos cuantificables y otros menos, pero que en definitiva son el camino que nos conduce a un proceso planificador más efectivo y eficiente.

Víctor Felipe
Mi experiencia profesional de veinte años dentro del sector de la Logística me ha permitido adquirir un profundo conocimiento técnico del sector, en particular, en las áreas de cadena de suministro: Planificación de la Demanda, Aprovisionamientos, Transporte nacional e internacional, Gestión de Inventarios, Dirección de Proyectos Logísticos y de productividad, Subcontratación de Operaciones Logísticas mediante modelos 3PL. Certified Supply Chain Professional (APICS), Diplomado en Sistemas, Máster Dirección Logística y Producción, Dirección de Comercio Internacional, Six Sigma Project Lead y muchos proyectos logísticos detrás de mí. Logistics & Customer Service Manager en Praxair España, Imparto cursos y seminarios sobre Demand Planning & Inventory Compartir mi experiencia profesional y enriquecerme con la de otros es un gran objetivo.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *