Retos de la Planificación de la Demanda
La gestión de la Planificación de la Demanda y de las previsiones presenta ciertos retos que en muchas ocasiones no fácilmente identificables. Por tal razón, conocerlos identificarlos y gestionarlos de una manera adecuada facilita el proceso de priorización y ayuda a identificar los puntos fuertes y débiles a la hora de abordar, mantener o mejorar la operativa de esta importante actividad en la industria.
Siete Claves para mejorar el proceso de Planificación de la Demanda es una guía rápida para ganar eficiencia y eficacia en la gestión del proceso de previsión de la demanda que sin lugar a duda serán un excelente punto de partida para optimizar los recursos que apoyan esta actividad en toda organización, independientemente del sector específico del negocio.
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1.Realice procesos de limpieza de datos
No hacer una limpieza o depuración de datos es muy peligroso. Por ello, definir los filtros y mantener cierta estabilidad facilitará en gran medida el proceso para la obtención de unos resultados fiables y sólidos que pueda utilizar toda la organización. Contar como mínimo con 2 niveles de limpieza (promociones y roturas de inventario) ayuda de manera enorme con esta actividad. En lo referente a la depuración de datos es mejor “pecar por exceso que por defecto”.
2.Haga uso de diferentes técnicas de previsiones
Contar con diferentes técnicas de cálculo de previsiones nos ayudará a mejorar el trabajo y a ser más precisos en su elaboración. Hay algunas empresas que han creado sus propios algoritmos. Sin embargo, siempre llega el momento en que la realidad del mercado, el consumo y/o la economía no son suficientes para predecir con la exactitud necesaria o con la rapidez que cabría esperar. Esto ralentiza las actualizaciones, lo que finalmente se refleja en un mal nivel de servicio y un aumento de la obsolescencia. Mantenga abierta la posibilidad de utilizar las técnicas del mercado para mejorar la fiabilidad, y no se preocupe sin un único modelo no resuelve sus problemas, esto es más común de lo que parece.
3. Haga un Calendario de Re-Pronósticos.
Es importante calendarizar las actividades de revisión, seguimiento y control del pronóstico, de acuerdo a la estrategia diseñada para mejorar la precisión, estableciendo unas actividades rutinarias, disciplinadas y constantes, seguramente obtendremos los resultados esperados. Como hablamos en la anterior entrega no todo debe ser re-procesado, solo lo que necesariamente lo exige.
Asegurarse de que esta diferencia se encuentre siempre por debajo del 20% refleja una consistencia de datos para cubrir las expectativas de ventas y mantener el equilibrio entre las necesidades logísticas y los objetivos comerciales.
4. Priorice, hay cosas Urgentes y otras importantes
Todo no puede hacerse el mismo día o semana priorice las actividades elaborando una tabla de doble entrada donde señale la importancia y la facilidad para hacer la previsión, haga primero lo más fácil, deje para el ultimo lo más complejo y poco provechoso para el negocio, el uso combinado del ABC con el análisis de Coeficiente de Variación (COV) ayudan mucho en esta tarea.
5. Defina claramente los indicadores
Los Indicadores del pronóstico pueden ser directos e indirectos, aquellos que definitivamente inciden en los resultados como medir que % de productos están subestimados (semana-mes) y cómo se comporta esto con el nivel de stock out, exceso, rotación o días de inventario. Claramente sabemos que lo que no medimos no controlamos, una vez definido los indicadores hay que empezar a construir la historia compararnos con las referencias del mercado (benchmarking) y adoptar los cambios necesarios. Utilizar en orden de importancia WMAPE, MAPE, Bias y Attainment (Actual/Forecast) son de gran ayuda e indispensables en la gestión del proceso, recuerde priorizar el cumplimiento estos kpi´s, Iniciar con desviaciones del 10% sobre los referentes de mercado es un buen comienzo que luego debe ser replanteado de forma progresiva.
6. Deje que los sistemas trabajen para usted
Efectividad vs. Eficiencia, automatice tanto como le sea posible los procesos rutinarios, mientras más logre automatizar más tiempo tendrá para revaluar, mejorar o construir nuevos procesos de limpieza, re-pronósticos, validación, análisis, cargue, extracción, agregación y análisis, etc. Está comprobado que la gestión masiva de datos es como mínimo igual de eficaz, pero mucho más eficiente que cuando esta responsabilidad se delega en cargos generalistas, es hacer diez veces más con veinte veces menos.
7. Asegure la Formación y el reciclaje continuo
Diseñe un plan anual de formación que debe ir acompañado de afiliaciones a organismos especializados como (IBF, IFI, APICS, etc…) y evite consolidar todo el conocimiento en un solo recurso, a menos de que se tenga una disciplina muy organizada de documentación. El conocimiento (Know How) es una de los grandes valores de este proceso y su consolidación son claves fundamental para lograr los objetivos planteados.
Diseñar y poner en marcha un Proceso de Planificación de la Demanda es un proceso complejo pero posible! que exige una evolución continua y que si bien es cierto es propia de cada organización, siempre existen condiciones mínimas para garantizar un uso eficiente de los recursos, es por eso que existen pautas generales para todas las organizaciones en cualquiera de los sectores específicos tanto de manufactura, como en distribución y retal que deben ser evaluados de manera distintas para garantizar su eficacia.
Finalmente el proceso de Planificación de la Demanda y su integración con iniciativas de Sales & Operation Planning mejor conocido como S&OP exige una dedicación importante de tiempo y recursos que una vez puestos sobre la marcha generan importantes beneficios en términos tanto cuantitativos como cualitativos, que serán valorados enormemente dentro de la organización.