Demand Planning

4 Pasos para Planificar la Demanda en una PYME

Planificar la Demanda

Importante, imprescindible y necesario pudieran ser las palabras que vienen a la mente de cualquier director, gerente o dueño de una empresa cuando piensan en Planificar la Demanda. También dichas palabras pueden venir acompañadas por otras no tan alentadoras como: compleja, confusa e indescifrable, y ¿por qué esto es así?, en mi opinión se debe a que la planificación de la demanda es un proceso que cruza los límites funcionales, involucrando a todas las áreas de la organización, incluso tiene relación directa con entes externos como proveedores; y para lograr que sea exitoso se requiere coordinación y planificación. Por estas razones muchas empresas cuando tratan de profundizar en este tema encuentran tantas teorías, comparaciones, aseveraciones que incluso antes de empezar puede resultar una labor agobiante y muchas veces se queda por el camino.

Ahora bien, quizás algunos se pregunten ¿Realmente Planificar la Demanda es importante para mi empresa? y mi respuesta sería depende!!! La verdad es que responder esta pregunta es más complejo de lo que parece, y debe ser analizada para cada empresa en particular. Puede servir iniciar el análisis respondiendo a otras preguntas, te propongo las siguientes: ¿Qué tipo de producto tengo? ¿Cuántos productos vendo? ¿Manejo inventario o trabajo bajo pedido? ¿Cuál es el valor de mi inventario? ¿Qué nivel de servicio quiero dar a mis clientes? ¿Cómo es la relación con mis proveedores? ¿Mis proveedores cumplen sus tiempos de entrega? ¿Cuál es la complejidad de mi logística? ¿Tengo un operador logístico? Mi idea no es confundirte, lo que te propongo es que respondas a estos planteamientos y podrás saber en qué grado es importante para tu empresa planificar la demanda.

El objetivo de este post es tratar de desglosar este tema para entender sus partes, ayudar a las personas a identificar cuáles son las más importantes para sus negocios, priorizarlas y dar herramientas para que empiecen a profundizar y mejorar en cada una de ellas a través de una mejora continua.

 

Los 4 pasos imprescindibles para desarrollar la Planificación de la Demanda

Para empezar, debemos saber cómo es la forma correcta de hacer las cosas en función de las experiencias y pruebas de lo que funciona, es decir, las mejores prácticas. Analizar como las hago, comparándome con esas mejores prácticas, adaptarme a ellas, medir y ajustar en función de mis resultados; es la propuesta que planteo en estos siguientes cuatro pasos:

Paso 1. Crea tu propio proceso

Para ello debes entender cómo es el proceso teórico y a partir de allí customizarlo en función de tus necesidades. Te invito a que leas mi post «¿Cómo es el Proceso de Planificación de la Demanda en una PYME?».

Una vez que tengas claro como es el proceso, debes personalizarlo en función de la naturaleza de tu empresa. Puedes empezar por definir a un responsable de la planificación de la demanda, por lo general se conoce como un Demand Planner (en inglés) o un Planificador de la Demanda. Si tu empresa es muy pequeña es probable que esta persona tenga que compartir estas funciones con otras. Puede que no tengas claro a qué área pertenecerá, ni tampoco el nivel de responsabilidad que tendrá, sin embargo, en primera instancia no es tan importante y se irá ajustando en el camino según el nivel de madurez que tu empresa vaya adquiriendo en esta área; con tener a un responsable ya es una muy buena acción.

Este responsable debe crear un cronograma de actividades o subprocesos del proceso de planificación de la demanda, la clave es que si la actividad es importante para tu negocio debe aparecer en el cronograma y se le debe asignar la responsabilidad a alguien. Al hacer esto ya creaste tu proceso personalizado.

Ahora bien, sabemos que no es fácil implementar un proceso y pretender que desde el principio vamos a realizar todos los subprocesos y medirlos; sería poco realista. Lo que te propongo es que en función de la naturaleza de tu negocio vayas avanzando y profundizando en cada uno de ellos. Puedes empezar por elegir uno, por ejemplo, si constantemente estás haciendo promociones o acciones en el mercado, el subproceso de inteligencia de negocio necesariamente debe estar entre los primeros, dejando, por ejemplo, la generación de pronósticos para más adelante, con usar un promedio móvil estaría bastante bien para empezar o sencillamente hacerlo como lo haces actualmente, ya decidirás en que momento esto pasa a tu lista de prioridades una vez que la inteligencia de negocio esté funcionando correctamente.

En cambio, si tus productos presentan tendencias, estacionalidades, o ambas, entonces este pudiera ser el punto inicial, por lo que deberías empezar a trabajar en la corrección de la data histórica y generación de los modelos estadísticos, mientras que el incluir inteligencia de negocio pudiera estar un poco más adelante en el plan de mejora.

Resumen de acciones del paso 1:

  1. Eligir un responsable.
  2. Definir un cronograma del proceso personalizado de planificación de la demanda.
  3. Seleccionar uno o dos subprocesos identificando las acciones concretas para llevarlos a cabo con sus responsables.

Paso 2. Empieza a medir

Empieza por lo más simple mide la precisión del pronóstico. Te propongo la siguiente fórmula:

Precisión del Pronóstico (%) = 100% – Error Absoluto (%)

El Error Absoluto, es un cálculo de error de pronóstico que indica la desviación que existe entre el valor de ventas y el valor de pronóstico en un tiempo específico.

Quiero destacar en este punto que existen muchas medidas para calcular el error del pronóstico, las cuales pueden adaptarse en mayor o menor grado a la naturaleza de cada producto, sin embargo, como punto de partida el Error Absoluto, será suficiente y luego puedes profundizar más en este tema.

Te dejo una tabla que preparé, sobre una investigación que hice de los errores que calcula automáticamente la Herramienta de Previsión de Excel 2016, te puede servir de guía. El nombre de los errores está en inglés para evitar confusión al traducirlos. En futuros post profundizaré el cálculo de los errores.

El calculo de la precisión es el indicador que usarás para saber como es la calidad de tus pronósticos e ir tomando acciones para mejorarlo. Seguro te estarás preguntado ¿cuál es el valor de la precisión de los pronósticos según las mejores prácticas?. Mi recomendación es que fijes tus objetivos de mejora en función de tus valores iniciales, es decir, si tus cálculos arrojan que la precisión de un producto es de 40%, entonces toma acciones para subirlo progresivamente, esto marca una gran diferencia. Sin embargo, para no dejar esta pregunta en el aire aunque no es fácil de responder, porque depende del tipo de producto, el nivel de agregación del cálculo, entre otras cosas; en general un 80% se considera un buen valor.

Resumen de acciones del paso 2:

  1. Calcula y registra la precisión de los pronósticos de tus productos.
  2. Establece los objetivos de cumplimiento de precisión en función de tus valores.

Paso 3. Apóyate en un sistema

La gran pregunta ¿Qué software debo utilizar? La respuesta será en función del nivel de madurez que tiene tu empresa, en mi caso apoyo el uso del Excel como una herramienta de inicio, pero llega un momento donde no es suficiente y debes pensar en un software especializado. En este punto existe un poco de confusión porque se cree que al tener un ERP (Enterprise Resource Planning) es suficiente, te invito a leer este post Tengo un ERP ¿Por qué necesito un sistema Best of Breed?  que te dará un excelente punto de vista sobre la diferencias entre un ERP y software especializado (Best of Breed) de Planificación de la Demanda.

Una reflexión: Algunos responsables o dueños de Pymes piensan que las mejores prácticas o nuevas tecnologías no son para ellos o están fuera de su alcance, esto es un paradigma que deben romper y necesariamente evolucionar hacia ellas, ya no pueden existir excusas, las PYMES deben acceder a las nuevas tecnologías para poder mejorar su competitividad y mantenerse en el tiempo.

Resumen de acciones del paso 3:

  1. Empieza a usar un sistema, si no tienes nada usa Excel.
  2. Si ya lo estás usando, reflexiona y analiza la importancia de un software especializado quizás sea el momento de avanzar en este punto.

Paso 4. Mejora continuamente tu proceso

Te recomiendo que uses el ciclo de PDCA, también conocido como el círculo de Deming, es una estrategia de mejora continua utilizada en los Sistemas de Gestión de la Calidad, sus siglas en inglés son: Plan, Do, Check, Act.

A continuación, te presento un ejemplo ilustrativo, del uso del Ciclo PDCA para una empresa que implemento hace un par de meses su proceso de planificación de la demanda:

  • Planificar: el próximo mes incluiremos la inteligencia de negocio en nuestro proceso de planificación.
  • Hacer: el Planificador de la Demanda diseña e implementa este nuevo subproceso dentro de la empresa.
  • Verificar: se mide la mejora en la precisión de los pronósticos en función de esta incorporación del subproceso de inteligencia de negocio.
  • Actuar: con los resultados se realizan los cambios que se identifiquen para mejorar el subproceso.

Resumen de acciones del paso 4:

  1. Usa el ciclo PDCA para identificar una o dos mejoras que quieras implementar en tu siguiente mes de planificación.

Conclusión

Como reflexión final desglosa el proceso de planificación de la demanda en cada una de sus partes, estúdialo, adáptalo a tu empresa y mejóralo continuamente, en el corto tiempo te sorprenderás de los resultados.

Si crees que este post puede ser de utilidad a otra persona por favor compártelo a través de los enlaces de las redes sociales que están al principio o al final.

Fuente Original: Planificación de la demanda.

(Publicado con autorización del Autor)

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