La búsqueda de la optimización de procesos es una de las tareas fundamentales y más comunes en toda organización. Sin embargo, el camino para lograr este objetivo no es nada fácil y, en muchos casos, requiere una reingeniería total del proceso, lo cual supone una alta inversión en tiempo y dinero.
Es por ello por lo que hoy en día las empresas buscan soluciones factibles que se adapten a sus necesidades y que generen un retorno de la inversión en el menor tiempo posible.
La automatización de procesos repetitivos o RPA es una las soluciones más populares en los últimos años, dado que permite reducir el coste y el esfuerzo de una o más personas y generar retornos a corto plazo. Según Gartner, el 80% de los departamentos financieros ya deberían estar utilizando o planificando el uso de este tipo de soluciones. Por otro lado, según investigaciones realizadas por Mckinsey, las empresas de logística deberían culminar sus procesos de transformación digital antes del 2025, de lo contrario perderán visibilidad en el mercado.
Pero ¿qué es un RPA? y ¿cuáles son sus beneficios en la logística?
¿Qué es un Robotic Process Automation?
El RPA (Robotic Process Automation) es una solución tecnológica que se basa en el uso de reglas prestablecidas y en la aplicación de Inteligencia Artificial (AI) para automatizar procesos repetitivos. Esta solución permite aumentar la productividad, ya que simplifica y agiliza las tareas además de reducir los errores. Todo esto sin necesidad de modificar los procesos.
¿Cómo funciona un RPA?
La automatización de procesos se basa en la utilización de bots (robots digitales) para interactuar de forma automática con distintos programas. Los bots son programas que se pueden instalar en el ordenador para desarrollar digitalmente todas aquellas tareas que, hasta ese momento, se realizaban manualmente. Es decir, son capaces de imitar todas aquellas acciones que se realizaban manualmente.
El objetivo es liberar a la persona de este tipo de tareas para que puedan enfocarse en actividades más estratégicas y que aporten valor a la compañía.
La tecnología RPA se basa en técnicas de mejora continua, las cuales permiten identificar nuevos procesos que pueden ser robotizados y aprender de sus errores, ya que el objetivo principal es aumentar la eficiencia.
¿Dónde se puede aplicar?
Normalmente este tipo de solución se aplica en tareas administrativas que son repetitivas y supuestamente sencillas. Sin embargo, es posible implantar esta herramienta en el ámbito logístico, por ejemplo, en el control del inventario y slotting.
Algunas de las funciones básicas que cumplen los RPA son: extraer datos, crear y enviar correos electrónicos, gestionar carpetas y archivos, leer y editar documentos en distintos formatos (Excel, Word, PDF, etc.), interactuar con programas instaladas en el ordenador o en la web, exportar textos de imágenes para obtener información y ejecutar comandos.
No obstante, el uso de un software por sí solo no logra una mejora de los procesos, es el conjunto de personas, recursos, conocimiento y tecnología lo que realmente hace posible lograr una mejora.
Beneficios Generales de utilizar RPA
- Aporta soluciones de rápida ejecución e implantación
- Ahorra tiempo y dinero
- Aumenta la eficiencia y la eficacia
- Proporciona un alto nivel de control y transparencia a los usuarios
- Desarrollo de actividades las 24 horas del día, los 365 días del año
- Aumenta la disponibilidad de recursos para realizar tareas de mayor valor
- Reduce el estrés causado por tareas repetitivas y tediosas, mejorando el nivel de satisfacción del empleado
- Trata con confidencial los datos sensibles
- Reduce errores y reprocesos
- Facilita el tratamiento y comunicación de datos
Algunos de los casos de uso más frecuentes son, por ejemplo en procesos de back-office para automatizar tareas como creación de informes, cálculo de nóminas, gestión de pedidos, etc. Por otro lado, permite aumentar el procesamiento de documentos a través del reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Aplicación de RPA en la logística
La tecnología RPA es una herramienta muy eficaz y rentable para que las compañías puedan digitalizar su cadena de suministro. Sin embargo, para lograr aprovechar al máximo esta solución, es importante que la empresa cuente con sistemas adecuados para la gestión de la Supply Chain, como ERP, MES, WMS, TMS, etc. De esta manera, el software puede lograr los mejores resultados.
Un Warehouse Management System (WMS) hace uso de la tecnología RPA para generar alertas en diferentes procesos y etapas del mismo. En un almacén la solución RPA, permite lograr una correcta gestión del inventario, ayuda a realizar un adecuado slotting de los productos en el almacén, brinda trazabilidad, da apoyo a la preparación de pedidos, etc.
Algunos de los beneficios en la logística son:
- Seguimiento de pedidos: permite enviar y recibir notificaciones sobre el estado del pedido.
- Control de inventario: emite notificaciones automáticas para respetar los niveles y políticas de inventario.
- Gestión de compras: permite ejecutar compras utilizando criterios establecidos.
- Planificación: es posible realizar análisis de datos históricos de ventas y/o indicadores de mercado para poder hacer una correcta planificación de la demanda. De esta manera se logra obtener una cantidad adecuada de producto, reducir el % de mermas y el nivel de inventario.
Por último, para poder realizar un proyecto de RPA, es necesario seguir ciertos pasos. Primero, se debe analizar la situación actual de los procesos (AS-IS), de manera que se puedan identificar aquellos que tengan un potencial para ser automatizados. Luego, evaluar y seleccionar los procesos y tareas que se vayan a automatizar. Después, se realiza la implantación y puesta en marcha del sistema. Finalmente, siguiendo una metodología Lean y Agile, se debe buscar la mejora continua de las operaciones.
Fuentes:
The quick and practical guide to digital business automation. IBM. 2020
¿Qué beneficios ofrece la tecnología RPA a la logística?
