Opiniones

Gestiona el tiempo

EL TIEMPO: Ese preciado bien que TODOS disponemos por igual!!!

Dicen que el tiempo es el único bien que todos tenemos por igual, independientemente de nuestra cultura, raza, ideología o clase social. Todos disponemos cada día de 24 h, y es nuestra responsabilidad disponer de éstas de la mejor manera posible. Aunque en este post, vamos a centrarnos en el “tiempo” profesional, obviamente, muchas de las ideas y razones aquí expuestas nos podrán valer también para nuestro “tiempo” personal.

Y antes de seguir, estamos seguros que es “sólo” nuestra responsabilidad? Hay otros factores que puedan influir en cómo nos organizamos? En cómo nos planificamos? O en cómo lo gestionamos? Controlamos todas las variables internas y externas para no estar siempre tan estresados? Puedo mejorar cosas para vivir un poco mejor? …..

Ahora estamos ya a finales de año, y en breve será Nochevieja la noche mágica donde casi siempre (por no decir siempre), tenemos nuevos propósitos a llevar a cabo en el año nuevo que comienza. Quién no ha pensado alguna vez en aprender algún idioma (inglés normalmente), quién no ha pensado en dejar algo (de fumar?), en comenzar a hacer algún deporte, en ponerse a dieta, apuntarse a algún curso, ……, no? Pues yo propongo para este nuevo año que comenzará en breve, que reflexionemos un poco sobre cómo gestiono mi tiempo profesional, y cómo puedo gestionarlo mejor para de alguna forma vivir mejor y reducir mi estrés.

Nos ponemos con ello?

Vamos a poner sobre la mesa conceptos tales como: urgencia, importancia, ladrones de tiempo, organización, planificación, evaluación subjetiva del tiempo, tareas activas, tareas reactivas, prioridades, agenda, …..:

  • Tareas Urgentes: Son aquellas que van asociadas al Tiempo, a una fecha límite, es decir, que la urgencia va aumentando a medida que nos acercamos a dicho deadline. Una tarea urgente no tiene porque ser importante.
  • Tareas Importantes: Son aquellas que van asociadas a las Consecuencias de no llevarlas a cabo, ya que éstas normalmente tienen una gran influencia sobre el objetivo principal que tenemos. Por lo tanto podríamos decir, que una tarea es importante si las consecuencias de no llevarla a cabo son graves. Normalmente, una tarea importante no es urgente. Es más, no debería de serlo, si lo es puede que hayamos fallado en algo previamente (no acordarnos del deadline).
  • Ladrones de tiempo: Son aquellas situaciones ajenas a nosotros que nos hacen perder el tiempo (el teléfono, las interrupciones, las “urgencias” que no son, ….).
  • Planificación: es el proceso a través del cual buscamos información interna y externa, concretamos unas metas a conseguir y establecemos unas acciones escalonadas en el tiempo, para llevarlas a cabo.
  • Organización: podríamos decir que es el ordenamiento de las tareas y de los recursos de los que dispone la empresa, para poder utilizarlos de la manera más óptima posible y así poder conseguir las metas en el trabajo.
  • Tareas activas: son aquellas que debemos llevar a cabo para conseguir nuestros objetivos. Nos permiten responder a la pregunta ¿Para qué estoy aquí? Normalmente las tareas activas son importantes.
  • Tareas reactivas: son aquellas que componen la rutina diaria y cotidiana y que deben ir haciéndose para que las cosas funcionen. Éstas a diferencias de las anteriores normalmente no son importantes.
  • Evaluación subjetiva del tiempo: Lo comentaremos más adelante. Sólo aviso, que casi todos (por no decir todos) nos veremos reflejados. Ya veréis.
  • Prioridad: hemos llegado a la Madre del cordero. Podríamos decir que es el ordenamiento de tareas en función de su importancia y/o de su urgencia. Por lo tanto debemos de preguntarnos lo siguiente antes de conceder o no prioridad a una tarea,
    • Cuánto tiempo tengo que emplear en la tarea? Importancia de la tarea.
    • Con qué rapidez debo terminarla? Urgencia de la tarea.
  • Agenda: es un recurso (libro, dietario o cuaderno) utilizado para gestionar las tareas cotidianas con un orden de prioridad determinado.

Una vez dicho todo esto, y con los conceptos más claros vamos a ponernos a trabajar con una matriz de doble entrada en función de la urgencia e importancia, cuyo nombre es QPH (Qué puedo hacer?). También tiene otro significado un poco más vulgar pero creo que es más piadoso y prudente, omitirlo.

MATRIZ QPH

 

                              

Como podéis ver se compone de cuatro cuadrantes en función de la urgencia o no, de la importancia o no de las tareas que componen cada uno de ellos. Vamos a ir viendo y analizando cada parte, yendo desde el primero al último (el cuarto) en orden ascendente.

CUADRANTE I

Es el cuadrante del estrés puro. Nuestro comportamiento es de hacer lo que podemos en todo momento. Las causas normalmente son: Crisis, problemas, imprevistos y temas con fechas de vencimientos muy próximas. Las consecuencias de todo esto son: estrés, agotamiento, victimismo, apatía, etc.

Muchas veces estamos en este cuadrante porque nos llevan otros factores externos a nosotros, pero cuántas veces hemos llegado aquí por nuestra evaluación subjetiva del tiempo? Recordáis que anteriormente no quise ampliarme más pero ya adelanté que nos veríamos reflejados muchos de nosotros aquí? Pues ahora lo detallo:

Cuántas veces hacemos las tareas que nos agradan antes que las que nos desagradan?

Cuántas veces hacemos lo que se hace deprisa antes de lo que se tarda tiempo?

Cuántas veces lo fácil antes de lo difícil?

Cuántas veces lo conocido antes de lo desconocido?

Cuántas veces las tareas que me gustan antes que las que no me gustan?

 

Sigo ……? Nos sentimos identificados con alguna de las 5 preguntas anteriores?

Ojo!!!, muchas veces estamos en este cuadrante por nosotros mismos, porque nuestra evaluación “subjetiva” no es la correcta y la apropiada.

CUADRANTE II

Es el cuadrante de la planificación. Nuestro comportamiento es de hacer lo que debemos hacer en todo momento. Las causas normalmente son: planificación, el análisis y la prevención. Las consecuencias son: el control y la capacidad para poder pensar en cómo puedo hacer mejor las cosas. Realizo tareas que son importantes pero que no son urgentes porque las deadlines son lejanas, y al terminarlas en tiempo y forma, siempre hay posibilidad si procede de poder hacer rectificaciones y mejoras en éstas.

Aquí la Evaluación subjetiva del tiempo se convierte en una Evaluación “objetiva” del tiempo. Como he dicho antes, en este cuadrante hacemos lo que debemos hacer. Tendremos que intentar vivir en este cuadrante el mayor tiempo posible, sabiendo que muchas veces casi todo depende de nosotros. Surgirán ladrones de tiempo? Claro que si, factores incontrolables? Claro que si, imprevistos? Claro que si, pero siempre debemos de intentar tomar las decisiones desde este cuadrante siempre y cuando estén en nuestra mano.

Ojo!!! Que nos llevan al cuadrante I porque el imprevisto es muy urgente, pues vamos, pero siendo conscientes que tenemos (y debemos) volver al II en cuanto nos sea posible.

CUADRANTE III

Es el cuadrante de la dispersión. Nuestro comportamiento es de hacer lo que puedo pero no lo que debo. Las causas normalmente son: Interrupciones, llamadas, reuniones e imprevistos que no son importantes. Las consecuencias de todo esto son: más estrés, descontrol, vacuidad, etc.

El problema que tenemos aquí es que todo lo que hacemos en este cuadrante No es Importante. Muchas veces nos arrastran aquí, pero otras tantas, vuelvo a recordar y a poner el acento en, la evaluación subjetiva del tiempo.

Ojo!!! Debemos de salirnos cuanto antes de aquí, no olvidemos que no hacemos tareas importantes.

CUADRANTE IV

 

Este cuadrante es rápido de explicar.

Si las tareas a llevar a cabo son poco urgentes y poco importantes, ¿cuánto tiempo tendremos que estar aquí? La respuesta es rápida y contundente, NUNCA.

Ojo!!! Este cuadrante, no debemos de contemplarlo, ni como opción.

Una vez que tenemos claros los conceptos y hemos analizado la Matriz QPH (Qué puedo hacer?), no quiero despedirme sin antes dar unos consejos que a mí a lo largo de mi vida profesional y personal me han servido y mucho:

Antes de empezar el día

  • Repasar qué hicimos el día anterior y si quedó algo pendiente y el porqué
  • Dedicarle un tiempo a la planificación del día, escribiendo una lista de tareas a llevar a cabo y la prioridad de éstas en función de los conceptos y cuadrantes vistos y analizados a lo largo del artículo. No olvidemos que la mejor improvisación es aquella que se ha preparado y planificado con anterioridad!!!
  • Sobre ese listado intentemos agrupar, reducir y simplificar éstas. No olvidemos que si hay una tarea importante que es grande, y la podemos dividir en otras sub-tareas hagámoslo por favor. Nos vendrá muy bien para nuestra salud mental. Vamos llevando a cabo cada sub (tarea) y sin darnos cuenta habremos terminado con la totalidad (de la tarea).
  • Por último, y no por ello lo menos importante aunemos sinergias, siempre que se pueda, en desplazamientos, llamadas, correos a mandar, etc.

Durante el día

  • Llevemos a cabo las tareas (o subs) una a una, sin pasar a otra si no es estrictamente necesario. Huyamos de la dispersión y del síndrome de la urgencia, ya habrá tiempo de correr.
  • Hagamos las cosas bien, pero no perfectas, no olvidemos que lo mejor es enemigo de lo bueno.
  • Intentemos no distraernos, para no caer en el síndrome de la urgencia y volver al cuadrante I o III con más frecuencia de la necesaria. Repito, muchas veces las cosas no se “vuelven” urgentes, las “volvemos nosotros” urgentes.

Antes de acabar el día

  • Repasemos la lista para ver si hemos acabado todo, y en caso contrario, qué tarea no hemos acabado y el porqué.
  • Si podemos, queremos y tenemos tiempo, añadamos aquellas tareas que no estaban planificadas pero que hemos tenido que llevar a cabo debido a su urgencia (éstas deberían de ser las menos), y no olvidemos destacar aquellas que si lo estaban y que no las hemos hecho (ver punto anterior).
  • Tengamos en cuanta todo, de cara al día siguiente.

Por último, si con todo lo aquí expuesto he podido conseguir que alguno de vosotros mis lectores, se esté planteando para comienzos del año que viene, aplicar alguno de los conceptos, reflexiones y consejos explicados, yo podré comenzar el mío con la satisfacción del trabajo bien hecho y del deseo conseguido. (No olvidemos que la mejor metodología para llevar cambios a cabo y aplicar conceptos nuevos en nuestro día a día es muy sencilla: probar de uno en uno, al menos 3 veces y en situaciones seguras para ver que nos funcionan y nos dan confianza para automatizarlos y hacerlos ya nuestros).

Jose Luis García Rodriguez
Director Comercial con importante know-how, en las Áreas de Ventas y Marketing en Grandes Empresas y Multinacionales. Soy Licenciado en Marketing, Publicidad y Gestión Comercial por ESIC Business School. He asumido responsabilidades múltiples a través de los diferentes puestos directivos que he desarrollado en mi carrera, en permanente contacto con los clientes, la red de ventas, de marketing y la estructura jerárquica local, nacional e internacional. Aporto experiencia en la gestión y desarrollo de equipos multidisciplinares, basándome en el liderazgo situacional, buscando siempre la motivación, la involucración, la formación y la cercanía con el personal a mi cargo. Durante mi trayectoria he gestionado y negociado grandes cuentas con un alto nivel relacional, tales como El Corte Inglés, Mapfre, Hipercor, Carrefour, etc., en España, y Telefónica, Movistar y BBVA, en Santiago de Chile. Llevo más de 27 años de profesión dedicado al mundo empresarial y de los negocios, y desde hace 10 decidí poner todos mis conocimientos teórico-prácticos al servicio de mi verdadera pasión y vocación, que es la formación y entrenamiento de Personas, disponiendo de una gran experiencia con grupos multinivel y perfiles con alta capacidad intelectual y de conocimientos. Desde Octubre del 2014, soy Profesor en la Universidad Camilo José Cela, en el Master de Dirección de marketing digital, comunicación y redes sociales.

2 comentarios

  1. Muy, muy interesante la gestión por cuadrantes. Todos hemos ido aprendiendo a distinguir entre urgente, importante, tareas activas y reactivas… a veces a base de tortas. Pero la presentación por cuadrantes es muy interesante, porque lo plantea de manera visual.

    1. Hola Arancha,
      Gracias por tu comentario.
      Me alegro que te haya parecido interesante, la gestión por cuadrantes.
      Gracias de nuevo.
      un abrazo, jlgª

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