La expedición de mercancías

Sistema de expedición de mercancías

Expedición. Acción y efecto de expedir (despachar, extender ciertos documentos, pronunciar un auto o decreto, dar curso a causas y negocios administrativos o privados, enviar mercancías o telegramas, o procurar la salida de algo o alguien)

A continuación explicaré de manera breve cómo funciona el sistema de expedición de la mercancía mediante un sistema sencillo pero muy efectivo y que se puede aplicar a cualquier tipo de negocio logístico sea cual sea su volumen. Espero que sea útil.

Comenzaremos por decir que cada pedido preparado conforma una expedición que está formada de uno o más bultos en función del volumen, peso, etc. Cada bulto está identificado con el Nº de Expedición y el Nº de Salida pudiendo crear una etiqueta con código EAN que incluya los datos y facilite la identificación. Más adelante, veremos cómo crear estos identificadores.

Las expediciones se agrupan en rutas de transporte que contienen una o varias expediciones de manera que una expedición pertenecerá a una ruta de transporte y solo a una.

Como crear una expedición

(I) En nuestro sistema dispondremos del Nº de Albarán que el cliente nos proporciona donde detallará las cantidades a servir, la dirección y todos aquellos datos que pueda aportar para facilitar la entrega (personas de contacto, teléfono, ubicación geográfica, etc.).

(II) Pondremos especial cuidado en comprobar que el cliente nos informa de las condiciones logísticas de entrega ya que su omisión es la causante del mayor número de incidencias relacionadas con entregas fallidas.

(III) Cuestiones como el tipo de vehículo que se ha de utilizar, si ha de llevar medios de descarga como trampillas elevadoras, si la entrega ha de hacerse en lugares poco accesibles o con altura limitada, etc., son de vital importancia a la hora de realizar la entrega y que pueden ser causa de entrega fallida por falta de información provocando perjuicios no deseados.

(IV) Si actuamos como operador logístico del cliente expedidor y nuestro cliente transmite los pedidos por fichero informático, nuestro sistema traducirá su solicitud creando un nº de pedido que será correlativo por orden de entrada y que nos servirá para identificar la entrega del cliente en caso de incidencia.
Cuando la mercancía está ya preparada, el sistema creará otro número al que llamaremos Nº de Salida que también será correlativo y que enlazará el pedido con la composición física de la preparación de la mercancía y que indicará referencias, cantidades preparadas, lotes, ubicación donde se descontó y resto de mercancía en el momento de la preparación.

(V) Una vez generada la salida, se genera el Nº de Expedición con el que se podrá localizar la entrega dentro de la ruta asignada. Este número será el que utilicemos de cara al transporte y nos servirá para visualizar en nuestro sistema cualquier cuestión relacionada con la entrega.

Crear una Ruta de Transporte

Las rutas de expedición se crean teniendo en cuenta los siguientes factores:

(I) Transporte subcontratado
Cuando nuestro negocio no dispone de medios de transporte o los medios son insuficientes o no son rentables. Se creará una ruta por vehículo con todas las expediciones que tengamos preparadas para cada uno de los transportistas. Únicamente contemplaremos el peso total de la ruta para evitar que se exceda en la masa máxima autorizada del vehículo de transporte. Posteriormente, el transportista subcontratado, creará rutas capilares con directrices que, básicamente, serán las mismas que se explican en el siguiente punto.

(II) Transporte propio
Cuando nuestro negocio tiene una red de transporte integrada y rentable que nos permite el reparto de toda la mercancía o de parte de ella, utilizaremos las siguientes directrices para optimizar las rutas de expedición.

• Se crearán rutas teniendo en cuenta los datos de destino (país, provincia, población, código postal).
• Una vez agrupadas las entregas por destino, agruparemos por peso y volumen de las expediciones para saber la cantidad y el tipo de vehículos que necesitaremos para realizar las entregas.
• Cada vehículo ha de llevar una hoja de ruta numerada con las entregas asignadas donde se incluirán todos los datos de la expedición con el fin de localizar de manera sencilla cada una de ellas en caso de incidencia. Esta hoja de ruta, debe llevar también los datos del cargador.

El transportista se referirá a las entregas siempre por el nº de expedición que nos servirá para localizar la salida, el pedido y el albarán del cliente de manera rápida con el fin de solucionar sobre la marcha cualquier problema que pudiera surgir en la entrega.

Conclusiones

La expedición de mercancías forma parte de los procesos internos que se ejecutan en los almacenes, por lo tanto su correcta documentación es esencial para conseguir una trazabilidad adecuada del producto. Sistemas de etiquetado en los bultos permiten conocer las etapas por las pasa el envío definitivo.

El proceso de automatización que se está produciendo en los almacenes está llevando a que esta gestión esté totalmente automatizada, permitiendo una total fiabilidad en el etiquetado final de los bultos.