Inventario & Almacén

Implementa un programa de conteo cíclico

Nociones generales sobre la importancia e implementación de un programa de conteo cíclico

Usted abre su billetera y descubre que de los US$ 100 que tan sólo 2 días atrás había retirado del cajero automático tan sólo quedan US$ 3, insuficientes para hacer frente al día. Usted revisa sus registros y sabe que aún cuenta con US$ 750 en su cuenta. Aprovecha y se dirige a un cajero automático, solicita retirar US$ 100, el equipo procesa la solicitud y prontamente le entrega el monto solicitado. Cuando retira el recibo, milagrosamente el saldo restante en su cuenta es exactamente el esperado: US$ 650. Con el efectivo en su billetera y el balance restante de su patrimonio resguardado de forma segura en su cuenta bancaria, se dispone a continuar su día.

Este pequeño ejemplo cotidiano, expuesto por Brooks y Wilson (2007), muestra como usted y su banco gestionan de manera escrupulosa la información contable de sus activos personales. ¿Por qué razón trataríamos los inventarios de nuestras compañías de una manera distinta? ¿Acaso no deberían los registros que mantenemos para los inventarios ser igual de precisos y completos como aquellos que se mantienen para nuestras cuentas bancarias?

Para la mayor parte de las compañías, los inventarios son el activo de corto plazo más importante. Aun así, pocos los tratan como tal. Un análisis cuidadoso del estado de los inventarios de las empresas mostraría que para más de la mitad de ellas éste no es preciso. Una empresa que mantiene US$ 15 millones en inventario podría tener fácilmente una desviación de US$ 500.000 en sus cuentas contables. Esa misma compañía alardearía orgullosamente que a su caja chica de US$ 500 no le falta un solo centavo. Por alguna misteriosa razón, los ejecutivos hacen un seguimiento estricto al efectivo, pero apenas ese efectivo se convierte en materiales, partes o producto terminado, su capacidad o interés en controlarlo con la misma rigurosidad desaparece.

¿Por qué y cuándo implementar un programa de conteo cíclico?

Pero, ¿en qué consiste realmente un programa de conteo cíclico de inventario y cuál es su finalidad? La definición más comúnmente utilizada señala que los conteos cíclicos son el proceso en el cual se cuenta una muestra de inventario para artículos seleccionados, de manera frecuente (diaria o semanalmente).

Todas las empresas realizan inventarios periódicos anuales o semestrales, también llamados “wall to wall” (pared a pared), casi exclusivamente como obligación para dar cumplimiento a las exigencias que impone la legislación tributaria local. Sin embargo, la realización de este tipo de inventario poco puede hacer para contribuir a alcanzar un mayor control de las existencias, además de presentar numerosas desventajas en relación a los conteos cíclicos.

Los conteos cíclicos son, a pesar de sus ventajas, apenas un eslabón dentro de un objetivo más amplio: determinar y eliminar las causas de las diferencias en los registros de los inventarios. Es decir, el fin último de un programa de conteos cíclicos no es meramente contar y ajustar las diferencias, sino establecer un conjunto de pasos posteriores que permitan asegurar que las diferencias no vuelvan a presentarse. En este sentido, puede decirse que un programa de conteos cíclicos no es más que un termómetro que puede indicarnos la magnitud de la “fiebre” (diferencias entre el lógico y el físico), que es síntoma de un problema subyacente (deficiencias en los procesos operativos que permiten lograr el control de los inventarios).

Esquematizando gráficamente el rol de los conteos cíclicos, podemos asegurar que son la primera etapa dentro de un proceso de mejoramiento continuo que persigue lograr el control de los inventarios:

 

Los conteos cíclicos permiten encontrar el error, es decir, la diferencia entre la existencia física y su registro en el sistema. Sin embargo, existen otras tres etapas que son necesarias ejecutar para lograr el fin último de este programa: investigar el error, identificar cuál fue la causa que dio origen a la diferencia del inventario y tomar acciones correctivas para asegurar que no vuelva a presentarse en el futuro. Cada uno de estos tres pasos posteriores requiere de un entendimiento no sólo de los procesos actuales sino de las mejores prácticas necesarias para garantizar procesos a prueba de fallos.

A partir de esto, surge la inquietud de cuándo es conveniente implementar un programa de conteo cíclico del inventario. La respuesta es simple: siempre. Siempre, porque un programa de conteo cíclico no aplica exclusivamente como herramienta para alcanzar que el control de las existencias, sino que sus beneficios pueden trasladarse a otras áreas relacionadas como planificación logística o ventas.

¿Cuáles son los beneficios de un programa de conteo cíclico del inventario?

El conteo cíclico permite obtener mejores resultados que los inventarios físicos anuales o semestrales por una serie de razones:
(I) La exactitud del inventario se mantiene en niveles más altos continuamente durante todo el año.
(II) La mayor velocidad en la detección de la discrepancia del inventario permite la identificación y eliminación de la causa raíz.
(III) La eliminación de las causas principales de las discrepancias en los inventarios conduce a un nivel de precisión del inventario global mucho mayor que la derivada de contar una o dos veces al año.
(III) Un programa comprensivo de conteo cíclico eliminará el requisito de cerrar todo el CEDIS una o más veces al año para hacer un inventario físico “wall to wall”.

Se estima que la implementación de un programa exhaustivo de conteo cíclico permite alcanzar incrementos entre 5% y 10% en la eficiencia operacional. Estos beneficios se capitalizan mediante el incremento de las ventas apalancado en mayores niveles de servicio y simultáneamente reduciendo los niveles de inventario. Adicionalmente, es mucho menos costoso resolver potenciales discrepancias en los inventarios de manera proactiva y preventiva evitando que afecten el ciclo normal de la cadena de suministro, que hacerlo cuando las diferencias han ocurrido y han impactado negativamente la operación.

Con el fin de alcanzar los beneficios establecidos anteriormente, un programa de conteo de ciclos debe estar en capacidad de ofrecer los siguientes resultados:

  • Descubrir las causas fundamentales de las discrepancias en los inventarios y tomar medidas correctivas oportunas para eliminar (o reducir) futuras desviaciones.
  • Aumentar la eficiencia de la mano de obra del CEDIS, mejorar el flujo de productos y mejorar el servicio al cliente, permitiendo la identificación y corrección de las discrepancias de inventario antes de que afecten las operaciones normales del centro de distribución.
  • Cumplir con los requisitos establecidos por parte del departamento de contabilidad y auditores externos para los controles de procedimientos, la frecuencia de conteo y los niveles de exactitud del inventario que permitirán la eliminación de los inventarios físicos “wall to wall”.
  • Proporcionar las herramientas, los procesos y los procedimientos necesarios para optimizar el despliegue de los recursos de control de inventario, maximizar la eficiencia del conteo cíclico y permitir que el equipo de Control de Inventario identifique y resuelva rápidamente las causas de las discrepancias encontradas.
  • Educar y formar a todo el equipo de distribución sobre la importancia de contar con inventarios precisos a nivel de estanterías y de implementar y ejecutar con éxito el programa de conteo cíclico.
  • Proporcionar los medios para rastrear y reportar el cumplimiento y el desempeño frente a un conjunto de métricas claves predefinidas y responsabilizar a los individuos por lograr y mantener niveles de exactitud de inventario.
  • Permitir reducciones en los niveles de inventarios de seguridad como resultado de una mayor precisión y mejores niveles de servicio.

Los beneficios obtenidos de un programa de conteo cíclico bien ejecutado incluyen la reducción de los costos operacionales, mejores niveles de servicio y niveles de inventario más bajos. A continuación se enumeran algunos de los principales factores que inciden en la reducción de costos e incremento de los niveles de servicio asociados con la implementación de un programa de conteo cíclico.

  • Eliminación o reducción en el manejo de excepciones que ocurre cuando se encuentran discrepancias de inventario (selección de excepciones, aceleración de reabastecimiento, etc.).
  • Eliminación de los costos y las interrupciones del servicio asociadas a los inventarios físicos “wall to wall”.
  • Reducción o eliminación de las ventas perdidas debido a quiebres de inventario causados porque el producto no está en el lugar correcto, o el producto está físicamente fuera de stock cuando el sistema muestra una cantidad disponible.
  • Aseguramiento de que el producto pedido es el mismo producto que se selecciona y se envía al cliente.
  • Mayores niveles de exactitud de las existencias que permitirán menores niveles de inventarios de seguridad en el CEDIS, lo que redundará en reducciones en el costo de capital y otros asociados.
  • Menor número de órdenes de compra de emergencia para cubrir con faltantes de inventario inesperados. Esto se traduce en una reducción de los costos de compras, pues este tipo de órdenes se caracteriza por ineficiencias logísticas típicas de cumplir con requerimientos inmediatos.
  • Mayor productividad en el CEDIS asegurando que los inventarios estén disponibles en cada una de las ubicaciones, coincidiendo plenamente con la información disponible en el sistema y eliminando búsquedas adicionales.

Una de las ventajas más importantes de mantener una elevada exactitud de inventario a nivel de estantería es que permite a la empresa aprovechar mejor las capacidades de su sistema de gestión de almacén (WMS). Un WMS que dirige el movimiento óptimo de productos y recursos en todo el CEDIS requiere niveles extremadamente altos de exactitud de inventario para ser eficaz. La exactitud del inventario es fundamental para lograr plenamente los beneficios potenciales derivados del uso de un WMS.

¿Cómo implementar un programa de conteo cíclico de inventario?

Si nunca ha puesto en marcha un programa de conteos cíclicos o la ha hecho de manera intermitente o a partir de un conocimiento empírico y desea formalizar la realización de un programa que tenga la capacidad de sostenerse en el tiempo, debe formularse y responder las siguientes interrogantes.

  • Definición de la estrategia.
    • ¿Con qué frecuencia se realizarán los conteos?
    • ¿Cuántos SKUs serán contabilizados en cada conteo?
    • ¿Cuál será el método de selección de la muestra?
    • ¿Se emplearán tolerancias?
    • ¿Cada cuánto tiempo desea “darle la vuelta” al inventario (contar el 100% de los artículos)?
  • Ejecución de los conteos
    • ¿Los conteos serán ciegos?
    • ¿Cuál será la estructura del equipo responsable de los conteos?
    • ¿El equipo estará dedicado de forma exclusiva al programa o será una responsabilidad de tiempo parcial?
  • Actividades post-conteo
    • ¿Cuáles serán los reportes a emplear y quién será responsable de monitorearlos?
    • ¿Qué herramientas de mejoramiento continuo se aplicarán para identificar y corregir las causas de las diferencias detectadas?
    • ¿Cuál será la política de ajustes y quiénes los responsables de efectuarlos?

No existe una respuesta única para cada una de estas interrogantes, pues cada organización tiene sus propias particularidades y requiere realizar un análisis de las distintas alternativas existentes para seleccionar la que mejor se ajusta a su realidad. En un próximo artículo ahondaremos en detalle sobre algunos de estos temas para brindar mayores luces sobre los pros y los contras de las distintas alternativas.

 

Jose Alberto Teixeira
Especialista en gestión de cadenas de suministro, con 14 años de experiencia, ejecutando más de 50 proyectos en 11 países de América Latina y el Caribe

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