Inventario & Almacén

Aprovisionamiento y estrategia

El título del artículo, de aprovisionamiento y estrategia, sin duda es muy amplio, y además se puede leer de dos maneras:

  • Debemos tener una estrategia de aprovisionamiento
  • Esta estrategia debe ser acorde a la estrategia de la empresa y, en concreto, a la estrategia de nivel de servicio de la empresa

Esta segunda es la que nos importa en este artículo, ya que la integración del aprovisionamiento dentro de la estrategia de nivel de servicio de la empresa es determinante a la hora de que los resultados obtenidos sean positivos. Si no tenemos una estrategia de nivel de servicio, no podremos decir si estamos aprovisionando bien o mal, ya que, como en muchos ámbitos de la empresa, no hay soluciones buenas o malas per se, sino en función del objetivo buscado.

Si no sabemos lo que queremos tener no podemos contestar a la pregunta de si tenemos mucho o poco stock o bien si tenemos muchas o pocas faltas. Incluso el hecho de que nos ofrezcan soluciones que reduzcan las faltas o el stock significa un error de base, ya que nos tendrían que ofrecer optimizaciones, nunca incrementos o decrementos.

Si queremos dar niveles de servicio muy altos deberemos subir los stocks de seguridad y, por lo tanto, los niveles de stocks generales. Esto reducirá las faltas. Parece lo ideal, salvo cuando nos damos cuenta de que quizás es más caro de lo que nos podemos permitir.

En realidad, la cuenta es sencilla desde un punto de vista teórico:

  • Mis ventas me dan un margen
  • Mi stock me genera unos costes
  • Me deberé situar en unos niveles de stock lo más altos posibles, hasta que el coste marginal de incrementar estos sea mayor que el ingreso marginal que me produce la venta generada por la reducción de faltas

La realidad es mucho más complicada, sobre todo en términos de imagen. No nos podemos permitir determinadas faltas y, por tanto, los incrementos o decrementos de venta no son directos.

Como no hemos venido a hablar de matemáticas, sino de estrategia, vamos a ver gráficamente lo que debe decidir cualquier empresa en términos de aprovisionamiento.

Efectivamente. Donde situarse en la curva, de tal manera que pueda tener el mínimo nivel de stock (y por tanto de coste) para el nivel de servicio (es decir, de faltas) que quiero dar a los clientes.

 

¿Qué fue antes, el huevo o la gallina?

Es decir, ¿qué debe decidir la Dirección de la empresa, el nivel de stock o el nivel de servicio? Creo que a estas alturas está claro: el nivel de servicio. Es decir, la estrategia de la empresa debe marcar el nivel de servicio y, Aprovisionamiento, deberá decir qué nivel de stock necesita para dar este nivel de servicio.

Veamos el ejemplo sobre la gráfica anterior:

La estrategia de la empresa decidirá si quiere tener un 1% de faltas o un 0,7%, en función de su capacidad de soportar los días de stock que le marca aprovisionamiento para ello y de los criterios no económicos de posicionamiento de mercado. Es decir, debe decidir en cuál de los puntos verdes situarse.

Lo que no puede pretender, si tiene sus procesos y organización bien definidos, es situarse en el punto rojo. Es decir, tener un nivel de faltas menor al que corresponde a su nivel de stock.

 

Mejora de procesos y organizativos

¿Lo expuesto anteriormente significa que no será posible situarse en el punto rojo nunca? Lógicamente no. Quiere decir que no puede situarse en él sin hacer cambios estructurales que mejoren sus procesos de negocio y/o su estructura organizativa.

El hecho de no tener esto claro genera la mayoría de los errores a nivel concepción del aprovisionamiento. Se pretende muchas veces reducir las faltas a toda costa, lo cual solo lleva a subir los niveles de stock y, derivado de esto, los sobre stocks. Y, a la larga, obsoletos y stocks muertos. Además, como solo nos acordamos de Santa Bárbara cuando truena, en pocos meses estamos intentando reducir los stocks y entramos en el famoso círculo vicioso:

1º Subo los stocks para bajar las faltas

2º Bajo los stocks porque los tengo muy altos y me suben las faltas

Vamos a volver a nuestra gráfica para ver la única solución posible:

No hay atajos. Si quiero mejorar mi situación de nivel de servicio sin afectar a mis stocks y, por tanto, mover mi curva, solo puedo ser más eficiente en mis procesos de negocio y organizativos. Y cuidado, porque algunas organizaciones, no solo no los mejoran, sino que los empeoran.

 

El manejo del stock de seguridad

Y en la práctica, ¿cómo manejamos esto? Pues la respuesta vuelve a ser tan fácil en teoría como complicada en la práctica: manejando los niveles de stock de seguridad. Ese stock que, si viviéramos en el mundo perfecto de las demandas y plazos de entrega regulares y fiables, no existiría. Pero, en realidad, es la clave del aprovisionamiento eficiente acorde a la estrategia de nivel de servicio de la empresa.

¿Qué ocurriría en un mundo perfecto?

Los equipos de aprovisionamiento y las empresas vivirían muy tranquilos. Solo deberían esperar a que llegase el día de pedir, que sería el que determinase el plazo de entrega del proveedor. Si mi proveedor me entrega en cinco días, no tengo más que cursar el pedido cinco días antes, y me entrará justo cuando gaste mi última unidad. Qué bonito, ¿verdad?

Pero aquí aparece el enemigo número 1 del aprovisionador: la incertidumbre. Ese enemigo constante y etéreo que hace que la demanda se dispare sin razón aparente o que los plazos de entrega se dilaten.

Aquí vemos cómo caemos en rotura por un incremento de la demanda inesperada:

Y aquí por una dilatación inesperada del plazo de entrega:

Y aquí, la única arma para luchar contra este enemigo:

Efectivamente, la única arma contra la incertidumbre es el stock de seguridad. Y cuánto más dinero gastemos en esta arma, más capaces seremos de vencer a la incertidumbre.

Pero, como el dinero no es ilimitado, tendremos que aceptar que no le ganaremos siempre y solo podremos decidir hasta qué punto queremos luchar contra ella.

Pero esta arma necesita un apoyo que hemos citado varias veces: la mejora de los procesos de negocio y organizativos. Lógicamente, sin olvidar los que enganchan con nuestros proveedores. Con este apoyo, nuestra arma se vuelve progresivamente más barata y efectiva a la vez

 

Conclusión

Como hemos dicho, esto no era una clase de matemáticas. Dejamos para otro día la articulación algorítmica de todo esto.

Lo que nos interesa que quede claro es que, para un correcto aprovisionamiento, la empresa debe definir qué nivel de servicio quiere dar e indicar el nivel de stock necesario para ello en virtud del nivel de incertidumbre manejada, que incluye la calidad de los procesos comerciales y organizativos en la medida que estos disminuyen esta incertidumbre.

Por tanto, rompamos el paradigma de que un determinado nivel de stock es bueno o malo solo por su valor absoluto y vinculémoslo a la estrategia de servicio general.

Juan Luis Ramos - Izquierdo López
Amplia experiencia en el mundo de la Supply chain, estrategia, transporte, almacenes, relación proveedores y clientes. Gestión de cambio e implantación de procesos de negocio aplicados a la Supply Chain

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