SGA o Sistema de Gestión de Almacenes es una herramienta informática o programa de computación, mediante la cual se puede administrar la operación y manejo de los almacenes de una empresa. Mediante un SGA cualquier empresa tiene la capacidad de coordinar, ejercer controles y lograr la optimización de los movimientos, los procesos y la operatividad de cualquiera de sus almacenes. Este especializado software coadyuva la operación diaria de los almacenes gracias a la centralización de sus tareas, permite ubicar cada producto dentro del almacén y hacer el seguimiento del nivel de los inventarios y existencias.
Las aplicaciones del SGA
Básicamente, cualquier SGA está provisto de varios módulos, algunos más otros menos, pero todos siempre se destacan por desarrollar las siguientes funciones para mejorar el proceso productivo de cualquier almacén
1. Función para gestionar las entradas a los almacenes. Este módulo del SGA incluye las funciones y actividades destinadas a dar entrada al almacén a través de la recepción de materiales, insumos o mercancía, dar captura a los datos logísticos de los mismos y etiquetar tanto los contenedores como la mercancía.
2. Función para gestionar la ubicación de los inventarios y de las existencias. Este módulo del SGA engloba tres funciones o actividades para determinar la ubicación de los materiales, insumos o mercancía dentro de los almacenes de la empresa, la gestión para escoger la ubicación más idónea dentro de los almacenes mediante estrategias y reglas, el cross – docking para minimizar los movimientos con carga y la función de gestión para reponer y consolidar los inventarios.
3. Función para gestionar el control del stock. Mediante esta función, el Sistema de Gestión de Almacenes puede dar información útil, detallada y completa del stock actual de mercancías e inventarios.
4. Función para gestionar el control de la salida de productos. El SGA o Sistema de Gestión de Almacenes está en la capacidad de administrar tanto las entradas como la ubicación de los inventarios, pero además, también puede llevar la relación de las salidas de los productos, coordinarla y controlarla.
5. Otro tipo de funciones. Los SGA pueden y deben adaptarse a cada empresa, las necesidades y requerimientos de una no son los mismos para otras, en algunos casos el sistema productivo es muy sencillo, el otro puede ser complejo requiriendo altos niveles de organización para que las actividades se realicen coordinadamente en los tiempos en que se deban dar.
En los almacenes más complejos suelen darse combinaciones de actividades para producir varios tipos de artículos, cada uno con materiales, colores y diseños diferentes, o varias líneas de productos completamente diferentes unos de otros, por lo que la característica multifuncional de los SGA es sumamente apreciada.
Otra funcionalidad que permiten algunos SGA es su capacidad para gestionar varios almacenes simultáneamente, la administración multi – almacenes es muy conveniente ya que el software tendrá la información total y podrá facilitar los datos para una adecuada toma de decisiones a nivel gerencial.
Un poco más adelantados y sofisticados son los Sistemas de Gestión de Almacenes con la capacidad de coordinar la actividad de los almacenes de varias organizaciones simultáneamente, a esta función se le conoce con el nombre de multi – organización, muy utilizado en grandes corporaciones. Es importante destacar que la mejor forma de optimizar el uso de un SGA es diseñarlo y programarlo con base en las características únicas de cada empresa, la mejor forma de sacar el máximo provecho de estos programas es desarrollarlos y adaptarlos a las necesidades de la compañía que lo vaya a utilizar.
La importancia de los Sistemas de Gestión de Almacenes radica en la posibilidad de coordinar y controlar los niveles actuales y reales de los inventarios y de las existencias en stock, así como su ubicación física en los almacenes que los contienen, la planeación de los recursos de los almacenes, incluyendo el talento humano y emitir reportes fidedignos de toda su operación, es decir la óptima administración de los almacenes de cualquier organización.
Un SGA ideal debería integrarse a los otros sistemas que maneje la empresa.
En resumen, los beneficios que aporta un SGA en las actividades de logística son:
- Índices de operación mucho más precisos y detallados
- Información de inventarios y existencias más detalladas y claras
- Mayor fiabilidad de la planificación logística
- Nivel de stock más confiable
- Facilita la toma de decisiones a nivel gerencial
- Reduce drásticamente la cantidad de operaciones administrativas a nivel de la logística
- Reducción de costos
- Mejor aprovechamiento de los espacios
- Evita la ruptura de stock
- Reduce plazos de entrega
- Evita retrasos en la producción, almacenaje y entrega de mercancía
- Mejora la relación de la empresa con proveedores y clientes
- Facilita la planificación logística
- Evita obsolescencias
Un SGA siempre será útil para mejorar la capacidad logística de una organización y optimizar sus recursos y aumentar los beneficios