La fiabilidad de los inventarios se obtiene con una buena ejecución de las diferentes transacciones que se llevan a cabo en el Almacén. (recepción, ubicación, preparación de pedidos, distribución y por otro lado evitar la obsolescencia y deterioro del producto, con una buena manipulación y gestión de compras).
Pero hoy quiero hablar de ese denostado departamento, último eslabón de la Cadena de Suministro, como es el Almacén y su gestión.
El objetivo: velocidad sin errores
Un almacén diseñado para dar servicio al cliente tiene dos objetivos fundamentales: la velocidad para llegar al mercado (time to market), antes que nuestra competencia y la ausencia de errores para no generar insatisfacción, que nos obligaría a emprender acciones correctoras que elevarían el coste total.
En base a esto, el almacén debe estar diseñado y dotado de las tecnologías adecuadas para garantizar este nivel de servicio. Si se hace un seguimiento del flujo de materiales en su interior, desde la recepción hasta la expedición, éstos son los requisitos que han de tenerse en cuenta.
A. Recepción de las mercancías
Tanto si el origen del producto que se recibe es un proveedor como si se trata de un almacén o factoría propios, las cargas tienen que llegar en un embalaje normalizado y diseñado para facilitar su manipulación a lo largo del ciclo de vida del mismo, garantizando también la integridad del artículo que contiene. Eso significa que se logrará simplificar la manutención interna del almacén, es decir, las operaciones de transporte de cargas, al trabajar con un conjunto de pesos y dimensiones conocidos. A su vez, la zona de entradas debe disponer de un método de identificación unívoco del producto, de las unidades contenidas, de la caducidad, del lote, etc.
Esta información será capturada por el Sistema de Gestión del Almacén (SGA) para su posterior tratamiento y uso en la toma de decisiones. Si esta identificación no existe tiene que efectuarse como parte de las operaciones de recepción. Otro punto que hay que considerar es el tamaño del espacio físico destinado a la recepción. De su correcto diseño depende la fluidez o la saturación de la zona de trabajo, con el correspondiente aumento de riesgo de errores. Igualmente, ha de tenerse en cuenta una zona de control de calidad para aquellos casos en los que no existan acuerdos de calidad concertada con el proveedor o simplemente haya razones suficientes como para considerar desajustes en el número de productos, así como el deterioro de los mismos.
B. Ubicación en la zona de almacenaje
Una vez se ha realizado la recepción, se debe proceder a la entrada física en el sistema de almacenaje. Para ello el SGA debe conocer la posición única e individual dentro del almacén que tiene que ser asignada al producto según sus características y, por lo tanto, saber guiar a los medios de manutención para su correcto almacenaje. Por supuesto, la posición ha de quedar registrada en una base de datos para poder ser consultadas en el momento de necesitar acceder al producto en cuestión.
C. Extracción de la zona de almacenaje
La extracción del producto del almacén se produce por dos razones fundamentales: la salida como carga completa con destino al cliente o la reposición de una zona de preparación de pedidos (picking). Las aportaciones a los procesos productivos se tratarán como un cliente externo. En todos los casos, el SGA tiene que guiar a los medios de manutención interna, para extraer la carga adecuada respetando los criterios de gestión previamente parametrizados, y asignar correctamente el destino de la mercancía.
D. Preparación de los pedidos
El SGA debe ser capaz de capturar las peticiones de los clientes con la máxima rapidez posible y transmitirlas de forma veloz y segura a los medios de preparación de pedidos. Esta agilidad requiere garantizar que el lineal de picking tiene stock disponible para no quedarnos sin producto a mitad del proceso. Para ello, el número de unidades contenidas en cada ubicación ha de estar diseñado en función de la demanda del artículo y la frecuencia de reposición desde la zona de stock. El sistema de picking tiene que garantizar una rápida preparación de los pedidos, con la mínima manipulación posible de materiales, y ofrecer seguridad ante los errores, que pueden ser de tipo o de cantidad.
Una vez terminada la preparación es muy importante incorporar al pedido la documentación externa (normalmente se trata de una etiqueta) necesaria para que durante el proceso de distribución física se pueda identificar en todo momento su destino final. Asimismo, internamente, se deben añadir los albaranes del pedido y, si el cliente lo solicita, el packing list. Finalmente, la elección de un embalaje adecuado al tipo de producto y al sistema de transporte es primordial para garantizar la integridad del envío y optimizar el tránsito.
E. Expedición de las mercancías
La zona de expediciones tiene que estar lo suficientemente dimensionada como para albergar el conjunto de pedido que se encuentran a la espera de ser cargados en el medio de transporte. Además, deben agruparse según sea el criterio de reparto para minimizar la posibilidad de errores en la carga, es decir, por rotura, por cliente o grupo de clientes, por agencia, por operador logístico, etc.
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Me ha gustado la claridad con la que ha definido el proceso de Recepción…Almacenaje y su Gestión. ..y Preparación de Pedido y Transporte