Los eslabones de la cadena de suministro

Todas las tareas de la empresa (TODAS) deben ser recogidas por escrito en el llamado “Políticas y Procedimientos”. De esta manera, las actuaciones se realizan de una manera coherente y con los mismos criterios. Digo las tareas de la empresa, pero, en este caso, me ceñiré a la logística empezando por los eslabones de la cadena de suministro. Todos los integrantes de esta recibirán formación específica de su cometido, recogidos en un “job description”, donde aparecen, paso a paso, sus obligaciones, que serán firmados por la Dirección y el empleado.

Los eslabones de la Cadena empiezan ante la necesidad de una compra y terminan con el pago de los clientes por la misma. Estos eslabones son:

1. Finanzas (¿hay presupuesto? ¿Tiene crédito el cliente?)
2. Gestión de la compra (¿qué, cómo, cuándo, cuánto, dónde, se necesita?) por gestores avezados y formados para contestar a esas preguntas: ¿Qué necesito comprar, cantidad, (ojo con la obsolescencia y caducidad, la demanda estacional…)
3. Conocimientos de las fuentes de suministro
4. Proveedores
5. Tiempos de respuesta
6. Medios de transporte
7. Aduanas
8. Aviso por parte del proveedor de las fechas de llegada con el máximo detalle (barco, puerto, camión, matrícula, conductor, horario…)
9. Recepción. Con los detalles anteriores, se podrán ajustar los recursos, personal, muelles de carga/descarga, carretillas adecuadas, zonas de entradas disponibles, ubicaciones según tamaño y peso…
10. Revisión de los estados del continente y comprobación de las referencias y la cantidad física versus documentación, calidad del producto y protección.
11. Firma de la aceptación. En ese momento se marcha el transporte y se entrega la documentación a Administración para dar entrada en el sistema y poder así para emitir pedidos. Es muy conveniente avisar a los clientes de la llegada de su mercancía.
12. Emisión de albaranes para preparar pedidos (detalles de temperaturas si es necesario, prioridades, embalaje adecuado, etiquetas, plásticos…)
13. “Picking” de productos, teniendo en cuenta ubicaciones para recorridos racionales, disposición de materiales para evitar roturas, recursos necesarios (carretillas con suficiente carga eléctrica, personal formado en ese producto, embalaje adecuado, mucha diligencia para avisar a Administración de roturas de stock – diferencias de inventarios…)
14. Disposición de pedidos terminados en playa, para revisar antes de carga (cantidades y destinos).
15. Carga en transporte adecuado según necesidades de peso, fragilidad y temperaturas, entregas según acuerdos. La carga se efectuará en movimiento inverso a la entrega (lo primero que cargo es lo último que entrego). Conocimiento de las rutas, caminos más cortos, pero cuidado con obras, prohibiciones, calles estrechas y peatonales, documentación ante autoridades de mercancía y vehículos. Durante todo el recorrido se debe tener conocimiento (GPS) de la ubicación del vehículo.
16. Envío de la información a Administración para preparar la facturación después de la entrega y aprobación por el receptor. En cuanto vuelve el transporte a origen, entrega inmediata de la documentación firmada por el cliente.
17. Facturación y notificación al cliente con prefactura antes de la fecha convenida para que éste de conformidad a lo facturado y de esta forma evitar devoluciones de facturas.

Muchas veces la cadena no termina con la entrega, sino que se producen devoluciones por distintos motivos (casi siempre por mala preparación o manipulación de los pedidos). Llamándose esta actividad “Logística Inversa”, que conlleva insatisfacción del cliente, costes de pedidos, transporte e inventarios, además de una pésima imagen.