El área de aprovisionamiento se ha convertido en una parte fundamental en la gestión de una empresa, de ahí la importancia de conocer los conceptos básicos dentro de esta área, para poder desarrollar modelos de gestión que nos ayuden a conseguir los objetivos de la empresa. Lo primero que deberíamos hacer es definir correctamente el aprovisionamiento, así como las características y funciones de este.
El proceso de Aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que permiten a la empresa disponer de todos los productos y/o materias primas en las mejores condiciones posibles de calidad, precio, tiempo y cantidad, para que la empresa cumpla con los objetivos definidos a nivel de dirección.
A veces las funciones de aprovisionamiento y compras están fuertemente interconectadas y en función de la estructura de la empresa pueden llegar incluso a coincidir, por ellos en las funciones incluyo algunas que según el tipo de empresa pueden estar dentro del área de compras.
Las principales funciones del departamento de aprovisionamiento son:
- Disponer en todo momento de proveedores que nos aporten seguridad a nivel de suministro de mercancías, a la vez que sean solventes y competitivos.
- Mantener un estándar a nivel de calidad, precios y cantidades que demanda la empresa.
- Optimizar los costes en las compras de productos, manteniendo una relación calidad/ precio acorde a la política determinada por la empresa.
- Trabajar en equipo con todas las áreas que puedan implicar cambios en las necesidades finales de producto, tanto en cantidad como en calidad.
- Informar de las modificaciones del mercado, amenazas y oportunidades, búsqueda de nuevos proveedores y, variaciones y tendencias en precios.
- Mantener y gestionar la previsión de la demanda de forma adecuada a las necesidades, ya que es la base para la realización de pedidos y control presupuestario.
- Mantener una coordinación permanente con todos los departamentos para mantener los niveles de stock marcados como objetivo por la Compañía.
- Hacer un seguimiento a todos los procesos involucrados en el aprovisionamiento para identificar posibles fallos que puedan provocar desajustes en los inventarios.
- Conseguir un ambiente de trabajo productivo en los departamentos involucrados en el aprovisionamiento.
- Controlar la eficacia global de la función de aprovisionamiento.
- Cumplir con los objetivos del aprovisionamiento, intentando evitar que los costes de administración sean excesivamente elevados.
Las principales funciones del departamento de aprovisionamiento son:
1. Identificación de Necesidades.
El aprovisionador debe identificar las necesidades de los productos para asegurar el proceso productivo de la empresa. Aquí es muy importante tener una herramienta que nos permita
• Construir la previsión de la demanda en función del histórico de ventas o producción de la empresa, para detectar estacionalidades, picos de venta, etc.
• Corregir la previsión de la demanda para ajustarnos a la realidad del momento, pudiendo modificarla en función de distintos parámetros.
• Analizar la desviación de la previsión de la demanda para analizar la precisión de esta y corregirla en caso de que fuera necesario.
2. Selección fuentes aprovisionamiento.
Tener una base de datos de proveedores que sea conocida y elegir los que satisfagan nuestras necesidades para establecer una relación comercial estable.
3. Emisión y seguimiento de pedidos.
En este proceso el aprovisionador emite la orden de compra y se asegura de la aceptación por parte del proveedor. Es muy importante el seguimiento del plazo de entrega de pedidos para que estos se cumplan y estén acordes a la parametrización de nuestro sistema.
4. Recepción e inspección.
Este proceso incluye las siguientes actividades:
• Aceptación del material que está llegando.
• Descarga del material del medio de transporte.
• Depósito o preparación del material para enviarlo o reembarcarlo.
• Verificación y documentación de la cantidad y la condición del material.
• Introducción de la información en un sistema de inventarios.
5. Aprobación y pago de facturas.
El responsable de las Cuentas a Pagar debe recibir:
• Las notificaciones o albaranes de recepción.
• Las órdenes o pedidos de compras.
• Las facturas de proveedor.
6. Control de resultados.
Este punto hace referencia a la evaluación a posteriori de la actuación y desempeño de los proveedores en sus relaciones con la compañía, y debe cubrir los siguientes puntos:
• Todas las incidencias y reclamaciones deben estar registradas.
• Las incidencias que surjan con nuestros proveedores deben estar tipificadas para un mayor control.
• Se debe realizar una evaluación periódica de los proveedores.
Supply chain esta a la altura de las necesidades del mercado.