Cadena de Suministro

15 grandes errores en la gestión de compras

gestión de compras

La gestión del abastecimiento solía ser una actividad que no requería mayor esfuerzo, la oferta se establecía en relación de los productos más vendidos, añadiéndose una cantidad que respondiera ante un incremento inesperado de la demanda.

Los mercados han cambiado diametralmente desde la época de la revolución industrial, en la que se establecieron las bases del consumismo occidental; la globalización como proceso dinámico y constante ha desarrollado en los clientes necesidades que permanecieron ocultas y que determinan la oportunidad para establecer estrategias orientadas a fortalecer la simbiosis de la disponibilidad de inventario y la satisfacción de los requerimientos, desprendiéndose errores que a menudo se envuelven en la gestión de compras, mermando los resultados operativos y financieros de toda empresa.

Del crecimiento de los mercados devienen paradigmas inmersos en modelos de reposición y los compradores como sus principales gestores, quedan vulnerables a asumirlos como propios para extenderlos en sus funciones, diseñando métodos que desgastan la relación con los proveedores y los objetivos con los niveles de inventario; determinándose 15 errores a los que están expuestos los compradores y las medidas que deben considerar a favor de un abastecimiento sin sesgos:

De los proveedores

  1. Falta de políticas en las compras: Las políticas representan un conjunto de normas que se deben cumplir en el proceso respecto a las condiciones de costo, elección de proveedores, tiempos, modalidades de financiamiento y de operación como canjes y devoluciones. 
  1. No estandarizar proveedores: Desarrollar el perfil del proveedor nos permite medir la capacidad en el manejo de información, respuesta, disponibilidad de materiales y confiabilidad en los tiempos de entrega, al trabajar bajo parámetros desiguales hay un alto grado de exposición al riesgo sobre la calidad de materiales y servicios que requieren nuestros clientes para la continuidad de las operaciones.
  1. Sólo los proveedores deben visitarnos: ¿Has recibido propuestas de proveedores capaces de atender todo tipo de materiales?. Es una inapropiada constante, el focalizar el abastecimiento a proveedores como si fueran nuestros asistentes en la tarea; como comprador ¿en alguna ocasión dejaste la comodidad de tu escritorio para visitar proveedores, y que sorpresa te llevaste?. Gran parte de estos afrontan el rol de intermediarios comerciales desprendiéndose del inventario y arriesgando la capacidad de respuesta ante cambios inesperados del mercado, existen también los proveedores que asumen la administración e inversión descuidando las operaciones de manipulación y almacenamiento.
  1. No evaluar el desempeño de los proveedores: Es necesario llevar un registro de evaluación cuantitativa por cada abastecimiento de los proveedores considerando factores de tiempo de reposición, cantidades atendidas, calidad, cumplimientos comerciales entre otros, proporcionando periódicamente el puntaje obtenido a los proveedores con las recomendaciones necesarias para fortalecer la relación comercial.
  1. No intercambiar información: Es una función determinante en la planificación del abastecimiento. Al anticipar la demanda del mercado obtenemos la ventaja para establecer cronogramas de abastecimiento en beneficio de establecer acuerdos comerciales sobre el costo unitario de compra. 
  1. Limitar la negociación a los descuentos: Cuando los materiales no son considerados críticos o no están expuestos a escasez, es preciso evaluar el impacto sobre el incremento del volumen de compra por descuentos en el costo unitario,. Estas propuestas esconden en su esencia excedentes de inventarios, recogimiento de demanda, cierre del ciclo de vida entre otras premisas para el ¨costo de oportunidad¨, el cual puede incrementar el costo de almacenamiento. 
  1. El proceso de abastecimiento no termina en la orden de compra: Muchos compradores responden a sus clientes que la orden de compra ya ha sido generada y hay que esperar a que el proveedor la atienda. Respuesta que impacienta a todo requirente ante la falta de visibilidad. Es importante entonces monitorear el cumplimiento de los acuerdos establecidos en la orden compra.

De los artículos

  1. Ignorar la rotación: Los materiales como agentes del abastecimiento son el punto de partida para determinar la frecuencia y cantidades a comprar- Todo comprador debe administrar sus recursos y el tiempo como el más importante determina la necesidad de clasificar los materiales según la frecuencia de despacho, identificándose así los artículos de alta y baja rotación, dónde los primeros deberán tener un tratamiento especial con estrategias que garanticen la disponibilidad del inventario mientras que para los artículos con baja rotación se deberá evitar la inmovilización de la inversión.
  1. Administrar todos los artículos por igual: Para categorizar los artículos se pueden emplear herramientas primarias como la clasificación de Pareto y los índices de rotación que nos servirán de fuentes de información para la toma de decisiones en el abastecimiento. También podemos subcategorizarlos a partir de la función que cumplen en la empresa, encontrándonos con artículos estacionales, de tránsito, obsoletos y de seguridad los cuales determinan premisas distintas para la reposición.
  1. Descartar artículos de baja rotación: Una decisión precipitada es deshacerse del inventario de baja rotación. En ellos podríamos encontrar artículos estacionales, críticos o sensibles a la escasez. Por ello es importante mantener en inventario cantidades que respondan a la demanda.
  1. Errores en el catálogo: La creación de códigos debe ser una tarea centralizada del área de compras. Es nuestra área la que tiene la información técnica y funcional de primera fuente con la cual podremos identificar los códigos con información similar creados anteriormente. Ignorar o simplificar el grado de complejidad de esta actividad nos conllevará a duplicar el inventario mediante dos códigos distintos para un mismo artículo.
  1. Logística también debe proyectar la demanda: El área de compras debe conjugar esfuerzos con los clientes internos y externos para anticipar y atender la demanda. Para alcanzarlo no debe limitar sus funciones como receptor de información empleando modelos de programación de inventarios con bajo margen de error.   
  1. Trabajar sin alertas de inventario: Mediante los niveles de inventario podemos minimizar los excedentes y quiebres, el stock máximo nos permitirá tener en el almacén la cantidad necesaria para cubrir la demanda y el nivel de seguridad. Por su parte el nivel mínimo nos alertará para realizar la reposición evitando la descompensación y quiebre, seguido del stock de seguridad que menguará las desviaciones en la demanda y los tiempos de reposición del proveedor.
  1. ¿Nivel de servicio al 100 %?: Es paradójico, pero tener la capacidad de atender todo lo que nos requieren nuestros clientes no es lo más apropiado. Frecuentemente caemos en el facilismo de realizar una sola comprar sin considerar la rotación y las subcategorías de los artículos, que nos enfrentará a posibles inmovilizaciones de inventario con baja rotación, acrecentándose las incidencias por obsolescencias, mermas, vencimientos y falta de liquidez. 
  1. Gestión sin indicadores: Estas herramientas nos permitirán concentrar nuestros esfuerzos en los 14 errores previamente identificados para el monitoreo y planificación de las actividades con los proveedores y la administración de los inventarios.

Experimentamos constantes cambios en la competencia de los mercados y es desde este punto donde las empresas deben aprovechar las oportunidades que emergen de nuevos recursos construyendo una red dinámica que favorezca su sostenibilidad en el tiempo, dispuesta a tomar nuevas oportunidades a medida que surjan en el tiempo y no permitan desgastar la propuesta al concebirla tan solo como un medio de maximización de utilidades. 

 

Marco Espejo González
Administrador por la Universidad de San Martin de Porres con post grados en Gestión de la Cadena de Suministros por la misma Universidad y Centrum Católica, investigador y columnista logístico en revistas especializadas en la materia de México, Chile, Perú y Argentina, colaborando también para el Diario La Nación de Argentina y Gestión de Perú. Conferencista en Lo Mejor de la Logística III 2011 – Universidad de Lima, Expo Logística Panamá 2012, II Seminario Logístico del Sector Eléctrico – Perú 2012 y Logistic Summit & Expo México, Workshop Asociación Peruana de Profesionales en Logística – Universidad Pacifico 2013. Experiencia de 9 años en áreas de gestión de stocks y procesos, participando como consultor en más de 25 proyectos, incluyendo México y Panamá, en el ámbito académico como docente en materias de pre grado y programas de especialización.

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