Exactitud de Inventarios: Beneficios de una Utopía Logística

Identificamos en nuestras empresas los problemas de abastecimiento y los bajos niveles de servicio al cliente pero no nos enfocamos en las causas y el impacto que estas tienen en el planeamiento estratégico de la empresa.

Cuando mencionamos control de inventarios lo primero que relacionamos es la utopía de poder minimizar las diferencias de los mismos y dejamos de lado los beneficios que podemos alcanzar al trabajar la exactitud de nuestros registros. Dentro de los principales beneficios que podemos obtener es la mejora en el nivel de atención al cliente, disminución de costos, confiabilidad de la información para una adecuada gestión de abastecimiento, manejo contable y mejora de los niveles operativos.

Existe una tendencia por lo general a aceptar como algo natural la inexactitud de la Data Maestra y más aún, a dar por válido un dato que ha estado en la empresa desde siempre ¿Quién lo calculó?, ¿Cómo se determinó?, no lo podemos definir, pero lo usamos y difícilmente lo cuestionamos.

¿Por qué tenemos data inexacta?. Las causas potenciales pueden estar enfocadas a las siguientes premisas; descuido, procedimientos no válidos o inexistentes, ineficiencia o desactualización en los registros de información, manejo inadecuado de las ubicaciones y desconocimiento de los ítems por parte del personal.
Debemos contemplar el manejo de políticas respecto a los índices de exactitud que deberíamos mantener a nivel de nuestra data, para ello es importante identificar las razones operativas y de gestión que generan la inexactitud de nuestros inventarios y que deberán ser minimizadas mediante la mejora de procesos (recepción, almacenamiento y despacho), a través de la mejora continua debemos identificar aquellas tareas que no generan valor a los procesos o que aumentan la probabilidad de error en el picking.

Los diversos tipos de toma de inventario son una metodología de evaluación de nuestra data con las unidades físicas, que permiten identificar y analizar las causas de las diferencias en nuestros almacenes pero no representan la eliminación de la inexactitud. Al realizar esta tarea se debe considerar que todos los ítems cuentan con diferentes niveles de clasificación de acuerdo al valor de inversión y rotación. La teoría nos indica que a mayor rotación, mayor probabilidad de error operativo, pero la práctica nos permite identificar que las diferencias pueden obedecer a diversas causas y en cualquier tipo de ítems, es por ello que deberemos considerar a todos los ítems con el mismo nivel de importancia.

El impacto de las diferencias de inventario no queda solo en nuestros almacenes ya que replica en forma directa en la cadena de suministros, insatisfacción del cliente y problemática para asegurar el punto de pedido al no disponer de los niveles de inventario que indica nuestra data maestra. ¿Qué ocurre cuando comprometemos cantidades a nuestros clientes o usuarios y al realizar el despacho no coinciden las cantidades físicas?. Bajos niveles de servicio conllevan a la reducción de márgenes de rentabilidad; al planificar nuestra compra identificamos que hemos llegado a nuestro punto de pedido pero ¿qué ocurre si nuestro inventario físico indica una cantidad distinta?, el abastecimiento debe garantizar que podamos cumplir con los niveles de stocks deseados para la gestión comercial o de producción, pero para alcanzarlo debemos contar con un registro que proporcione la confiabilidad de la información a planificar.

Un registro para ser considerado eficiente debe contar con una exactitud de inventario (ERI) del 95 %. Alcanzar el máximo nivel de exactitud es considerado una utopía logística y considero correcta la afirmación ya que la automatización de los procesos minimiza el margen de error pero no los elimina, al no contemplar en su totalidad el error operativo generado por el capital humano. Asegurando los niveles ideales de exactitud de inventarios accederemos a una oportuna y eficiente planificación en la reposición, en la cual deberemos considerar que nos enfocaremos en las reposiciones programadas y las no programadas.

Programadas:
Reposición enfocada en ítems que no generan mayor planificación debido al grado de importancia para el abastecimiento, en esta clasificación podemos considerar a los ítems importancia C.

No Programadas:
Reposición que evalúa constantemente la necesidad de abastecimiento, ítems de clasificación A, cuya importancia está representada por los márgenes que brinda a la empresa, además su alta rotación nos exige asegurar los niveles de stock.

Identificando la metodología de reposición podemos trabajar en forma conjunta con el proveedor los niveles de disponibilidad de inventarios con el objetivo de minimizar los quiebres de stock. La tendencia de las cadenas de suministros eficientes necesitan de intercambio constante de información de sus participantes, las variables cuantitativas de una herramienta de planificación debe ser monitoreada y complementada con las variables cualitativas que no perciben las diversas metodologías estadísticas de proyección. Estas variables son percibidas por el cliente al identificar el comportamiento del mercado y los proveedores al establecer el comportamiento de las materias primas.

El Just in time (JIT) como metodología de abastecimiento busca reducir los niveles de inventario al obtener la posibilidad de almacenar la necesidad mínima requerida dejando de lado los stocks seguridad. Aquel que nos permite hacer frente ante las variaciones de comportamiento del proveedor y distribuidor. Entonces el JIT abre las puertas a la incertidumbre en la gestión de los inventarios.

Gran parte de los mercados productores o comercializadores deben mantener un inventario que permita minimizar escenarios de quiebres de stock.  Existen ítems de mayor sensibilidad a estos escenarios tales como los de importancia A y los denominados stocks críticos, entonces ¿Cómo garantizar los niveles de stock para estos ítems?. Los stocks de seguridad son una herramienta que deberá estar dirigida a los ítems que garanticen a través de su rotación el flujo de la inversión. En aquellos de menor importancia y rotación deberán evaluarse los niveles oportunos de inventario para no considerarlos como capital inmovilizado como consecuencia del sobre stock.

La identificación acertada de los niveles mínimos de inventario a través de una adecuada gestión de las políticas de stock permitirá garantizar el flujo de los inventarios en la empresa, teniendo como consecuencia inmediata la optimización de los niveles de atención al cliente y de stock de los proveedores, garantizando el intercambio de información entre los agentes de la cadena suministros.

Consideremos entonces que para alcanzar la eficiencia de nuestra cadena de suministros deberemos contar con la exactitud adecuada de nuestros registros para poder realizar la planificación oportuna de nuestros niveles de stocks. En la actualidad son las cadenas de suministros las que generan la competitividad en los mercados y las que aseguran la satisfacción del cliente final.