Demand Planning

Sales & Operations Planning (S&OP). ¿Por qué debo implementarlo?

¿Qué significado tiene el S&OP?

Sales and Operation Planning – S&OP-  es una parte del plan de negocio global de una compañía (Business Plan) y su objetivo principal reside en mantener un balance entre el suministro (Producción/Compras) la demanda (Ventas) en un nivel agregado de producto (por familias o agrupaciones). Esto supone alinear el plan de producción (o aprovisionamiento), las ventas y el plan financiero.

La premisa básica del S&OP es que debe ser un plan creado para unificar estrategias e información en las áreas de Ventas, Operaciones y Finanzas.

Podríamos decir que en un auténtico plan de comunicación entre departamentos con el objetivo de unificar el plan de la compañía y controlar de forma periódica los resultados en las reuniones que se establezcan (S&OP Meetings) para su control y seguimiento.

Por otro lado, permite a las organizaciones romper las barreras existentes entre los diferentes departamentos y funciones, ayudando a entender que para competir en el mercado global es necesario compartir la información disponible en cada departamento en un solo escenario que establezca estrategias comunes y no de forma aislada.

También es importante destacar que el S&OP no es un proceso único ni estándar. Está sujeto a las condiciones en las que una organización opera. No es igual en una gran corporación que en una empresa de menor tamaño, u organizaciones del ámbito industrial que en empresas de sectores tan dinámicos como la tecnología. Lo que si existe en todas ellas es un hilo conductor, y es establecer áreas de entendimiento y consolidación de información no solo a nivel de dirección, sino a niveles más intermedios en los organigramas de las empresas.


S&OP


S&OP Meetings

El proceso para ejecutar de forma eficiente el S&OP en toda organización trae consigo el mantenimiento de una serie de reuniones (S&OP Meetings) que básicamente consisten en llegar a un consenso sobre los planes de demanda y producción. Por un lado los planes de demanda con las influencias externas previstas (promociones, lanzamientos al mercado, cambios, etc.) y por otro lado las capacidades y las limitaciones que pueda haber en el lado del suministro. El proceso completo del S&OP culmina con una reunión, generalmente mensual, en la que se alcanza el consenso definitivo sobre los planes acordados en las reuniones anteriores.

Se pueden destacar las siguientes fases o reuniones necesarias para llevar a cabo el proceso S&OP.

(I) Revisión del escenario actual.

Esta reunión implica actualizar la situación de nuevos productos, cambios en los ya existentes o cualquier cambio organizativo que pueda afectar al suministro o a la demanda. Estas reuniones suelen estar presentes los responsables de producto y el responsable de planificación. Su objetivo principal es proveer de información relacionada con el producto que puede implicar cambios sobre datos anteriores.

(II) Evaluación de los niveles de demanda.

Esta reunión se establece para acordar los datos de la demanda prevista una vez se han obtenido las previsiones que nuestro sistema de planificación nos haya facilitado según los históricos de ventas y otras consideraciones estadísticas. Generalmente deben ser reuniones breves que deben obtener un cuadro general de la previsión agregada por familias de productos. En estas reuniones también se revisan las desviaciones entre la demanda real y las previsiones calculadas (fiabilidad de la demanda prevista)

Serán los responsables de producto, marketing y ventas los responsables de conducir esta reunión cuyo objetivo es alcanzar el acuerdo que permita incluir los datos definitivos de demanda en el cuadro general del S&OP.

(III) Evaluación de las capacidades del suministro.

En esta reunión se utiliza los datos acordados sobre niveles de la demanda previstas. Se analiza e identifica posibles dificultades para llevar a cabo el plan de producción (menor de capacidad de producción, cambios de productos, nuevos lanzamientos, etc..). El equipo de producción puede necesitar alterar los planes de producción si su capacidad no se ajusta a los planes de demanda previstos. Generalmente se realizan las propuestas oportunas para encontrar soluciones que permitan producir aquello que está previsto vender.

(IV) Reconciliación de los planes de demanda, suministro y finanzas.

En esta reunión se identifican los potenciales riesgos o costes implicados si ocurren desviaciones importantes en el planes de producción.

Revisión financiera

La revisión financiera analiza el plan demanda en unidades monetarias así como cualquier alternativa en el plan de producción y valida su impacto y viabilidad económica. Por lo tanto, analiza cualquier desviación financiera sobre el plan financiero previsto por la organización. También en esta reunión se ultiman proyecciones sobre ingresos, beneficios, cash flow o necesidades de capital extraordinarias para alcanzar posibles objetivos acordados.

Pre-reunión

La pre-reunión es una reunión entre personal involucrado en las anteriores fases. Así que al menos habrá responsables de finanzas, operaciones, supply chain , marketing y todas aquellas áreas se hallen involucradas en el proceso de S&OP. Estos encuentros servirán para validar todos los datos analizados en fases posteriores e incluir dentro del cuadro general de seguimiento y elevar estos datos al comité ejecutivo que validará los datos presentados.

Reunión ejecutiva

La reunión ejecutiva del S&OP generalmente tiene lugar de forma mensual y está compuesta por los principales responsables de la organización – CEO, Director de Ventas, Marketing, Operaciones, Supply Chain, Finanzas. El propósito de esta reunión es proporcionar al nivel ejecutivo los temas más relevantes analizados en las fases anteriores para identificar posibles cambios sobre los objetivos previstos.

  • Se revisa si el plan cumple el objetivo previsto.
  • Se tomarán las decisiones pertinentes para cada familia de producto.
  • Se tomarán decisiones con importante significado financiero.
  • Se analizarán posibles alternativas en las diferentes áreas si no se alcanza los objetivos previstos.
  • Se evaluarán riesgos y oportunidades.
  • Se validará el S&OP hasta la siguiente revisión.

Implementación del S&OP

Implementar un proceso de S&OP en una organización a veces resulta complicado debidos a las barreras existentes que de forma permanente no han permitido una comunicación fluida entre departamentos. Y lo peor de esta ausencia de comunicación, está en no compartir información relativa a datos clave de cualquier empresa referente a la demanda y al suministro. Las empresas están acostumbradas a que cada área funcional tenga sus propios planes, controlen su propia información y determinen sus propias acciones sin tener en cuenta otras áreas.

La premisa básica para implentar el S&OP es que debe existir un solo plan que unifique los planes de las principales áreas implicas Este se define Executive Sales and Operations Planning.

Las principales ventajas que encontramos al implementar S&OP en nuestra organización son:

a) Es una oportunidad para ser proactivo antes que reactivo. Las reuniones periódicas que se mantienen en los diferentes niveles es una clara oportunidad de aportar conocimiento e ideas al resto del grupo frente a los desafíos futuros de cualquier organización.

b) Plan definitivo en el corto y medio plazo. El  S&OP representa el plan definitivo para toda la compañía y las áreas que la componen. Generalmente comporta un horizonte temporal entre 12 y 18 meses lo que permite a toda la organización mantener un criterio homogéneo en el corto plazo, evitando actuaciones de departamentos en solitario y sin consenso con el resto.

c) Unificar planes y procesos multifuncionales. El S&OP aporta a toda la organización un plan que unifica al resto de los planes del negocio – plan de ventas, marketing, producción, finanzas, logística, etc.

d) Puente entre el valor del cliente y la eficiencia en la cadena de suministro. El proceso S&OP integra las acciones operacionales de la empresa con la visión del cliente expresada a través de marketing y ventas. Generalmente existe una tensión entre las necesidades del cliente y la cadena de suministro, forzada a reducir ciclos de tiempo, reducciones de inventario, y toda una serie de acciones encaminadas a ser más productivos – lean manufacturing -. Esta integración a través del S&OP permite tener una perspectiva conjunta del negocio creando una atmósfera de desarrollo y creatividad muy superior a la no existencia de planes conjuntos.

Conclusiones

Independientemente del modelo de corporación, el sector o país, es completamente necesario implementar el S&OP como herramienta de comunicación transversal entre departamentos que permita establecer un plan único para las áreas funcionales implicadas. Otro de los aspectos clave de este proceso es la implicación de diferentes niveles dentro de la organización, por lo que permite al grupo ser participe en las decisiones de la compañía. Las consecuencias de aplicar un proceso de Sales and Operations Planning bien diseñado, según nuestro modelo de  empresa, se ha demostrado eficaz en muchas organizaciones, permitiendo un desarrollo y evolución hacia cotas más eficientes de planificación.

La clave para lograr un compromiso en la ejecución eficiente del S&OP reside en la mejora de la comunicación entre departamentos. Dejar atrás el concepto tradicional por el que se establecía primero el plan de ventas y luego se verificaba si el resto de áreas eran capaces de implementarlo.

Víctor Felipe
Mi experiencia profesional de veinte años dentro del sector de la Logística me ha permitido adquirir un profundo conocimiento técnico del sector, en particular, en las áreas de cadena de suministro: Planificación de la Demanda, Aprovisionamientos, Transporte nacional e internacional, Gestión de Inventarios, Dirección de Proyectos Logísticos y de productividad, Subcontratación de Operaciones Logísticas mediante modelos 3PL. Certified Supply Chain Professional (APICS), Diplomado en Sistemas, Máster Dirección Logística y Producción, Dirección de Comercio Internacional, Six Sigma Project Lead y muchos proyectos logísticos detrás de mí. Logistics & Customer Service Manager en Praxair España, Imparto cursos y seminarios sobre Demand Planning & Inventory Compartir mi experiencia profesional y enriquecerme con la de otros es un gran objetivo.

6 comentarios

  1. Hola
    Buen artículo. Precisamente esta temporada estoy trabajando en la implementación de este proceso, pero nosotros usamos las siglas SIOP sales inventory and operations planning. Ya tenia noticia de las siglas S&OP. No es cuestión es siglas, el debate es en torno si se debe incluir el Inventario o no en este proceso. Yo creo que si; los niveles de producto final, en curso, incluso el de materia prima si tiene un lead time largo influyen en las previsiones -o mejor dicho en la fiabilidad de las previsiones – de ventas
    ¿Qué opiniones hay al respecto?
    Un saludo,

    1. Hola Manuel. Gracias por el comentario. Un primer intento para crear un esquema básico en la implantación del S&OP sobre el que profundizaré en un futuro. Como bien dices, las siglas es lo de menos. El inventario es parte del proceso, que como muy bien dices, su origen está en las previsiones. Un 99 % del inventario en cualquier organización tiene como fuente el Demand Planning. Como mínimo, hay que tener estimaciones del inventario según vaya a ser nuestro ciclo de entradas y salidas estimadas. Si se profundiza, se podría estimar, por ejemplo, que parte del stock corresponde a stock de ciclo, stock de seguridad y más componentes si los hubiera. De esta forma, conciliamos financieramente esta parte del activo circulante tan importante para las empresas que gestionan grandes volúmenes del mismo. Esto nos debe llevar a que se entienda perfectamente cuales son los niveles óptimos que una empresa debe soportar según sea su modelo de negocio y estrategia de ventas. Es decir, conciliar el stock logístico y el stock financiero.
      Como he comentado, espero profundizar en este tema en próximo artículo

      Un saludo

      Víctor Felipe

      1. Compañía en Madrid interesada en conocer mejor sitio de formación en España, para implantación de proceso S&OP. Gracias

        1. Buenos días. Puedes ponerte en contacto con nosotros y te adremos información sobre nuestra formación referida S&OP y Demand Planning

          Un saludo

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