Demand Planning

Gestión del Inventario y sus claves

La necesidad de mantener inventario

Podemos definir la gestión del inventario como una rama de la actividad logística responsable de planificar, gestionar y optimizar los inventarios en una organización. Por lo tanto es imprescindible en toda empresa que mantiene inventarios desarrollar esta gestión de forma coordinada e integrada. Es lo que podemos definir como Política de Inventarios.

Las empresas necesitan el inventario para poder realizar sus operaciones de negocio con normalidad. Fundamentalmente amortigua la variabilidad de la demanda, permitiendo realizar un suministro continuo a los clientes. Pero para muchas organizaciones supone un auténtico bálsamo para tapar y ocultar muchas ineficiencias en otras partes del negocio. Y es ahí donde reside el verdadero problema del inventario. Visto de una forma realista, debería ser el valor que mida el grado de conexión entre los departamentos que influyen en el mismo – Ventas, Supply Chain, Producción, Compras – . A un inventario más desequilibrado, el grado de conexión es menor.

El inventario puede ser definido o clasificado de diferentes formas según su posición en la cadena de suministro. Cada tipo tiene un propósito definido, pero todos sirven para dotar de mayor flexibilidad a la cadena. Pero el inventario también puede verse como una inversión que, gestionado correctamente, puede ser un valor estratégico para la organización.

Una cantidad nada despreciable de las inversiones que realiza una empresa se encuentra en el inventario (puede llegar a suponer un 60% del balance) y todos estos materiales se pueden encontrar en el stock terminado, en proceso, materia prima o en transito hacia su nueva posición en la cadena de suministro.

Desde la perspectiva de la cadena de suministro, esta gestión se encuentre íntimamente ligada a los flujos de entrada y salida que se producen en cada estado. Desde el aprovisionamiento de la materia prima hasta la entrega en el cliente final. También tiene una relación muy estrecha con la gestión de la producción, ya que el inventario alimenta los procesos de producción en sus diferentes etapas.

En definitiva, la necesidad de mantener inventario debe estar alineada con la estrategia de la empresa.

¿Quién gestiona el inventario?

Una vez asumido que para la gran mayoría de las empresas es necesario mantener inventario y más allá de la custodia física del mismo, la gestión del inventario tiene “intereses” en diferentes áreas de la organización, no quedando muchas veces claro quién es el responsable último de las cantidades a mantener.

Aunque modelos organizativos desarrollados bajo el S&OP (Sales & Operation Planning) intentan despejar esta duda ofreciendo espacios para compartir esta responsabilidad, la realidad es que todavía en muchas organizaciones no está bien definido quién es el responsable último sobre todo lo concerniente al inventario.

Por ejemplo, un Director de Ventas es responsable de coordinar y gestionar en su totalidad todo lo relacionado con este área o el Director de Producción todo lo relacionado con la producción (medios, objetivos, estrategia, etc), el inventario es un espacio de gestión que no queda claro quién el responsable final. ¿El que lo adquiere? ¿El que lo suministra? ¿El que lo custodia? ¿Debe ser logística?… Cada uno puede tener un interés en una parte del mismo, pero su gestión global parece que toca a diferentes actividades. Lo más habitual es que existan intereses contrapuestos, debido fundamentalmente a esa ausencia de responsabilidad final.

Ventas: Interés en mantener un nivel elevado del inventario, con el objetivo principal de poder satisfacer la demanda de los clientes “en todo momento”.

Marketing: Desarrollo de nuevo producto para incorporar al catálogo y ofrecer nuevas posibilidades a los clientes.

Finanzas: Mantenimiento de inventarios mínimos que favorezcan unos indicadores financieros saneados: capital circulante, cash to cash,

Compras: Minimizar el coste de compra ampliando las cantidades mínimas de compra (lotes) para favorecer descuentos en su adquisición.

Logística: Mantener un balance lo más equitativo posible entro todos los anteriores y responsable del almacenamiento y distribución del mismo.

Por lo tanto, podemos decir que la gestión del inventario es una actividad fraccionada y que cada uno tiene una cuota de responsabilidad en los resultados obtenidos. Lo más normal es que estos resultados dejen poco satisfechos y sea bastante complicado “definir” responsabilidades claras.

 

Curso Gestión del Inventario. Slimstock Academy

Indicadores del Inventario

La gestión del inventario desde la perspectiva de la cadena de suministro tiene dos indicadores sobre los que ejerce un papel fundamental

(I) Costes del Inventario. Comprende todos aquellos indicadores relacionados con la parte financiera del inventario. La función de estos indicadores es controlar el peso económico del inventario en las finanzas. Podemos incluir: Costes de adquisición, Costes logísticos de aprovisionamiento, costes de mantenimiento, costes de obsolescencia, costes de posesión, costes de pérdidas.

(II) Nivel de Servicio. Comprenden aquellos indicadores que de una forma cuantitativa pueden medir el grado de satisfacción de un cliente respecto del inventario que mantenemos. Podemos incluir: Orden Completa, Tiempo del ciclo logístico, Rotura del Stock, Fiabilidad del inventario.

En definitiva, la gestión del inventario busca el balance óptimo entre los costes del inventario y el nivel de servicio que pretendemos ofrecer a los clientes.

No es fácil definir los valores objetivo de cada uno de los indicadores que componen un cuadro de gestión del inventario. Es muy importante entender las diferentes relaciones que existen entre ellos. Por ejemplo, para definir un nivel de inventario objetivo tenemos que tener en cuenta las previsiones de venta, el plazo de entrega de los suministradores, el nivel de servicio deseado, etc. Por lo tanto, no parece adecuado definir un objetivo del inventario desde un óptica exclusivamente financiera.

¿Qué factores intervienen en la gestión del inventario?

La política bajo la cual gestionamos los inventarios es una manera de formalizar las decisiones que se adoptan sobre el mismo. En un nivel más estratégico, podemos definir si el inventario ha de ser centralizado o descentralizado, su ubicación física en la red logística, o dónde debe ser adquirido o producido. En un nivel más operacional, podemos especificar cantidades de pedido, tiempos de entrega, custodia física, stock de seguridad o tipo ABC. Las empresas deben decidir sobre aquellos factores más relevantes para decidir la política que se va a seguir en la gestión del inventario. La siguiente lista representan los factores más significativos a tener en cuenta para establecer políticas de gestión del inventario.

(I) La demanda del cliente. La demanda puede ser conocida con anterioridad (make-to-order) o debe ser pronosticada (make-to-stock). En cualquier caso, es un factor clave para determinar el valor del inventario.

(II) El horizonte de planificación. Representa la cantidad de tiempo que se establece para la duración de un plan de planificación. Por lo tanto, el horizonte temporal afecta directamente a los niveles de inventario. Los planes a largo plazo dotan de mayor tiempo para estimar posibles cambios en las capacidades.

(III) Tiempo del aprovisionamiento. El tiempo requerido para aprovisionar stock en una o varias localizaciones es un factor clave en cualquier política de gestión de inventarios, especialmente cuando estos son largos o sufren de variabilidad.

(IV) Gama de productos. Productos con similares características necesitan estar interconectados en las políticas de inventario. Para realizar previsiones, determinar stocks, analizar comportamientos es necesario agrupar productos por factores comunes (familias, ABC, variabilidad, etc..).

(V) Costes del Inventario. El coste del inventario es uno de los factores claves para realizar una correcta gestión del mismo. Identificar todos aquellos que intervienen y mantener un seguimiento de los mismos. (Total Cost of Ownership)

(VI) Nivel de servicio. Definir el nivel de servicio según los requerimientos de nuestros clientes nos ayudará a definir los stocks de seguridad para conseguir resultados óptimos en el cumplimiento del servicio.

Gestión agregada o individual

El inventario debe ser gestionado de forma agregada o de forma individual según los objetivos o información que estemos persiguiendo obtener.

Gestión agregada

El concepto de agregación implica unificar los valores de un conjunto de productos con un patrón de comportamiento similar. Cuando agregamos, disminuimos la variabilidad de una variable (por ejemplo la demanda) y ello nos permite realizar análisis mas generales y simplificados del grupo. Por ejemplo, la variación de la demanda es menor si sumarizamos todos los modelos de una determinada marca de vehículos frente a la demanda de un solo modelo.

En definitiva, la agregación permite simplificar algunos procesos que, de forma individualizada, sería bastante complejo de llevar a cabo.

El objetivo de agregar un conjunto de items en una entidad superior ( por ejemplo por familia ) son:

(I) Dar soporte estratégico y operacional. Agregar permite a los gestores del inventario tomar decisiones referentes a costes, estimaciones o realizar cualquier tipo de análisis referente a un grupo de productos. Además permite tener una visión de conjunto mucho más efectiva y simplificada.

(II) Dar soporte a los objetivos financieros. Conocer los costes de forma agregada permite alinear los objetivos financieros con los operacionales.

La agregación puede ser utilizada para

(I) Determinar los diferentes tipos de inventario a mantener según el nivel de agregación

(II) Analizar análisis de costes agrupados

(III) Establecer objetivos

(IV) Soporte de información para el S&OP

(V) Base para análisis en el comportamiento de la demanda por grupos.

(VI) Identificar grupos de productos a mantener en estructuras descentralizadas.

Existen diferentes formas de agrupar productos dentro de un inventario. Según sea el objetivo de la agregación, podemos destacar

(I) Por tipo ABC. Este tipo de agregaciones es muy útil para definir la ubicación de los productos dentro de un almacén, realizar conteos cíclicos, estudiar rotaciones o evaluar niveles de inventario.

(II) Por modelo de producción. Las agregaciones por familias permiten estimar necesidades de producción en función de ventas de un conjunto de productos cuyas características físicas o composición comparten modelos de producción y/o componentes comunes (materia prima).

(III) Por patrón de ventas. Esta agregaciones se realizan para obtener datos de un conjunto de productos asociados a un patrón común de la demanda. Por ejemplo, por zona geográfica, edades, sexo, etc.

(IV) Por fuente de suministro. Agregamos según sea la procedencia del producto. Esto nos permite tener datos concretos de una misma fuente, por ejemplo, un proveedor específico o fábrica propia.

Gestión individual

La gestión individual de cada item es utilizada para decisiones en el corto plazo. Las principales características de esta gestion son:

(I) Cuando realizar un pedido para mantener el inventario

(II) Determinar el tamaño del pedido

(III) Determinar su importancia en el conjunto del inventario

(IV) Procedimientos de control del inventario

Por ejemplo a este nivel individual se define su tipo ABC, el nivel de servicio esperado, make to stock, make to order.

El objetivo es mantener unos niveles de inventario adecuados a cada item según la estrategia definida para el conjunto del inventario.

¿Cuánto inventario debemos mantener?

Pregunta de difícil (imposible) respuesta. Hace mucho tiempo que las empresas luchan por evitar mantener excesos de inventario y en algunos casos lo han limitado a la existencia de inventarios en los procesos productivos adoptando modelos Make-To-Order. La metodología Lean también ha permitido que se analicen los procesos internos de las empresas para limitar el espacio-tiempo de permanencia de los stocks que se tienen en posesión.

Pero suponiendo, como he comentado al principio, que muchas organizaciones necesitan mantener inventario para poder realizar sus negocios con normalidad (Make-To-Stock), si existen prácticas que pueden ayudar a definir cuánto inventario debe mantener una empresa en función de su modelo operacional.

(I) Entender nuestro modelo operacional. Es decir, si nuestra organización decide mantener inventarios en diferentes localizaciones o aprovisionarse a miles de kilómetros de distancia, el impacto en los inventarios no es el mismo que si mantenemos un stock centralizado o nos aprovisionamos en localizaciones cercanas.

(II) Obsolescencia. De forma general, cuanto más tiempo permanece el inventario en nuestra contabilidad, existe una mayor probabilidad de que éste no sea vendido y termine a engrosar la lista de obsoletos. Por lo tanto. medir el potencial  obsoleto que nuestra organización es capaz de generar en un periodo determinado.

(III) Inventario óptimo. Estimar nuestro inventario óptimo en función de: Demanda prevista, tiempos de entrega del suministro, niveles de servicio, inventarios en consignación, tamaños de lote y localizaciones.

(IV) Realizar benchmarking del sector si se dispone de información. Publicaciones oficiales sobre balances permiten tener datos relativos como puede ser el inventario, cuentas a cobrar, cuentas a pagar y la rotación en organizaciones similares a la nuestra.

Conclusión

El inventario es un elemento imprescindible en el proceso de venta de cualquier producto. La cuestión es definir correctamente cuales son los niveles adecuados en función de nuestro modelo de negocio. El inventario es un activo muy importante dentro de una organización y su atención requiere de una profesionalización o política que sea capaz de organizarlo.

En muchas organizaciones todavía no se le presta la debida atención, enfocado solamente a su visión financiera. Grave error. El inventario requiere de una correcta segmentación según hemos explicado anteriormente y debe estar integrado en los objetivos de la organización.

La gestión del inventario no comienza y termina en un almacén. Comienza desde el propio desarrollo del producto hasta que un cliente adquiere dicho producto. Si bien es cierto que gran parte del valor del inventario lo encontramos en un almacén, sus desajustes (variabilidad) muchas veces no tiene que ver con éste. Por eso es muy importante diferenciar la gestión física de la gestión estratégica del inventario.

Finalmente, nunca se debe olvidar que el inventario es dinero invertido por las empresas y que una gestión deficiente provoca pérdidas. Por eso es muy importante gestionarlo con sistemas informáticos fiables, adaptados a nuestra cadena de suministro  y que aporten datos relevantes para tomar decisiones eficaces.

Víctor Felipe
Mi experiencia profesional de veinte años dentro del sector de la Logística me ha permitido adquirir un profundo conocimiento técnico del sector, en particular, en las áreas de cadena de suministro: Planificación de la Demanda, Aprovisionamientos, Transporte nacional e internacional, Gestión de Inventarios, Dirección de Proyectos Logísticos y de productividad, Subcontratación de Operaciones Logísticas mediante modelos 3PL. Certified Supply Chain Professional (APICS), Diplomado en Sistemas, Máster Dirección Logística y Producción, Dirección de Comercio Internacional, Six Sigma Project Lead y muchos proyectos logísticos detrás de mí. Logistics & Customer Service Manager en Praxair España, Imparto cursos y seminarios sobre Demand Planning & Inventory Compartir mi experiencia profesional y enriquecerme con la de otros es un gran objetivo.

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *