Demand Planning

Planificación de la Demanda: Fundamentos.

Planificacion de la Demanda

Planificacion de la Demanda

El proceso y ejecución de la Planificación de la Demanda (Demand Planning) se ha convertido en una actividad de máxima importancia dentro de todo el flujo de suministro entre proveedores y clientes. El flujo o intercambio de productos entre empresas que intervienen en una Cadena de Suministro común se ha alargado tanto en el espacio como en los tiempos (Cadena de Suministro Extendida). La Empresa A demanda producto a la Empresa B, y esta a su vez a la C y esta puede ser que solicite producto a una Empresa D. Todas suministran, todas venden. TODAS son clientes y proveedores a la vez. Al final (o al principio) está el CONSUMIDOR, el factor imprescindible para empujar el engranaje invisible que mueve la Cadena de Suministros. En definitiva, planificar eficientemente nuestra demanda futura se ha convertido en un asunto prioritario.

La empresa que actúa como cliente necesita un conjunto de informaciones y datos para calcular qué cantidades debe adquirir (a su fábrica o a proveedores externos) para atender la demanda requerida por sus clientes o consumidores y el proveedor necesita estimar el tiempo necesario para atender las necesidades requeridas por su cliente en función de sus procesos productivos.

Definimos la Planificación de la Demanda como el conjunto de acciones y técnicas de cálculo necesarias para aprovisionar producto (stock) a uno o varios centros de consolidación o almacenaje y cuyo objetivo principal es mantener unos niveles de stock adecuados para atender la demanda media solicitada por el conjunto de clientes en un periodo de tiempo. El objetivo es mantener un equilibrio entre la demanda y el suministro. El conjunto de acciones a las que se hace mención en su definición, se refieren a acciones de tipo administrativo y de tipo tecnológico.

La Planificación de la Demanda puede quedar insertada en otro proceso a un mayor que denominamos Sales & Operation Planning, pero que no es el objeto de este post.

  • Tecnología: Conjunto de necesidades informáticas, principalmente englobadas dentro de lo que se denomina software de planificación, que permite el cálculo automático de las necesidades de aprovisionamiento y que en alguno casos es capaz de interaccionar con el sistema principal o ERP, mediante el intercambio de datos. Un input tomado de un conjunto de datos internos o externos genera un output en forma de necesidades de compra o aprovisionamiento.
  • Administración: Profesionales que ejecutan el proceso de planificación según las necesidades operativas internas y de abastecimiento de los proveedores. El planificador (Demand Planner) tiene la capacidad de modelar el sistema a través de su parametrización e introducción de datos (input) para obtener las necesidades de aprovisionamiento (output).
  • Previsión de la Demanda (Forecasting): Es el propio proceso de pronosticar la demanda mediante modelos estadísticos en base a los datos históricos, información de marketing o acciones promocionales que nos permiten estimarla en un periodo determinado de tiempo. Juntamos métodos cuantitativos y métodos cualitativos

 

Los Datos

La planificación de la demanda trae consigo un un conjunto de informaciones muy interesantes que afectan a diferentes áreas de la empresa. Gestionar este conjunto de datos para obtener el máximo beneficio de este proceso aporta un gran valor añadido al conjunto de la empresa. No hay que olvidar que de la mejor planificación se pueden obtener grandes beneficios.

  • Compras: Mediante este proceso determinamos las cantidades y el valor económico de producto a precios de coste de inventario a adquirir. Dependiendo de la rotación de nuestro inventario y la frecuencia que realizamos este proceso, debe coincidir con las salida de existencias entre dos periodos de planificación. Ejemplo: Si ejecutamos el proceso de forma semanal, las cantidades a aprovisionar coinciden aproximadamente con las salidas que se producen durante una semana. El aprovisionamiento (compra + transporte) de producto puede suponer entre el 50-70% del presupuesto de una empresa, dependiendo de su actividad o sector.
  • Almacén: Las cantidades que aprovisionamos y la forma en que se realiza, sirve de fuente de información para gestionar y planificar las entradas en nuestro almacén de una manera más eficiente, anticipando y planificando las llegadas al almacén por Fechas de Entrega, Número de Bultos, Número de Líneas, Entradas por día, etc. El coste del almacenaje incluyendo las actividades de manipulación de entrada y salida, ubicación y resto de operaciones que se pueden desarrollar, puede a alcanzar un 50 % del coste logístico.
  • Inventario: La entradas que vamos a recibir formarán parte de las existencias de la empresa. Controlar las compras a realizar con anticipación permite tener una mejor proyección del inventario futuro. El inventario promedio puede llegar a suponer un periodo de cobertura medio de 3-4 meses de ventas medido a precio de coste.

La Tecnología

La tecnología (hardware y software) aplicada a la Logística se ha ido extendiendo a todas sus actividades, transporte y gestión de almacenes principalmente. La planificación de la demanda como software, está avanzado de forma muy positiva mejorando los modelos existentes en el pasado. Este software está siendo decisivo para la modernización y actualización de esta actividad, necesitada de cambios profundos en las empresas. El software que se ha venido aplicando en esta actividad, desde una punto de vista temporal, podemos clasificarlo en tres etapas.

1º Generación: Hace unos años, era muy común ver muchas empresas gestionando sus aprovisionamientos con modelos muy manuales. Estos modelos se basaban en el conocimiento y experiencia que tenía alguna persona, que tras muchos años en la empresa, conocía qué productos se necesitaban y hacía cálculos más o menos acertados basados en su propia experiencia y con un grado de subjetividad importante.

2ª Generación: La gestión de la planificación fue incorporando software más desarrollado dentro del ERP de la empresa, lo que ha permitido una actualización del proceso haciéndolo “más matemático y menos manual”. Este primer software incorporado al ERP empieza a contemplar los elementos principales para ejecutar la planificación: Stock de Seguridad, Plazo de Entrega, Stock Disponible, Stock en Tránsito, Proyección de Stock y Previsión de Ventas. Esto permite que el planificador revise de forma más precisa qué productos son los que se debe revisar y cuáles no. Supuso un gran adelanto respecto: (I) al tiempo empleado por persona para ejecutar este proceso y (II) una mayor fiabilidad en las cantidades a aprovisionar. Solamente revisamos lo necesario, dejando a un lado lo que no sale en los informes. También algunas empresas han desarrollado sistemas de planificación propios, realizados en hojas de cálculo, que les han permitido solventar este problema en el caso no contaran con un ERP que llevara incorporado esta solución.

3ª Generación: Las empresas comienzan a necesitar sistemas más completos que gestionen las necesidades de aprovisionamiento y los inventarios de forma conjunta. Conceptos económicos como el “Working Capital”, ponen de manifiesto la necesidad de mantener un balance con inventarios menores (más saneados). Fue el punto de partida para que nacieran empresas más especializadas en soluciones de planificación de demanda. El binomio Cálculo de Necesidades-Optimización de Inventarios da lugar a una nueva generación de software que persigue incrementar el nivel de servicio sin que signifique un incremento de los inventarios. La gestión más precisa de los SKU`s de alta y baja rotación, asignando distintos niveles de servicio, permite un mayor nivel de servicio (mayor disponibilidad de stock) global en el conjunto del inventario y una reducción del mismo.

Por lo tanto, el software que empleamos para realizar nuestra planificación es el auténtico protagonista y el centro sobre el que gira el resto de las acciones de planificación. No conseguiremos una optimización global del aprovisionamiento y del inventario si no se invierte en un software de planificación avanzado.

 

Las Ventajas

¿Dónde encontramos las ventajas de la Planificación? Planificar de forma más precisa, es decir, adaptar mejor nuestro inventario y compras a la demanda de nuestros clientes, tiene efectos muy positivos sobre la economía de la empresa. Enumeramos los factores más significativos.

Factor Económico: Probablemente la consecuencia más directa e importante, por lo tanto es el aspecto más visible y buscado por las empresas. Disminuir el nivel de stock mejorando el nivel de servicio es el punto de partida para que la empresa se decida a cambiar de modelo o software de gestión. (I) Disminuye el nivel medio de nuestro inventario en almacén permitiendo ahorros directos en la gestión operativa, (II) Mejora el working capital disminuyendo nuestro inmovilizado, (III) Optimiza nuestras compras adquiriendo productos realmente necesarios y (IV) Disminuye la cantidad de productos obsoletos.

Factor Nivel de Servicio: Incrementar nuestro nivel de servicio implica que podemos disponer de producto para atender la demanda en un número superior de ocasiones, lo que disminuye la ruptura de stock. Nuestro cliente tendrá un grado de satisfacción más elevado si somos capaces de atender sus peticiones con mayor rapidez. El Nivel de Servicio basado en el ABC, permite dar más importancia a aquellos productos A que tienen una consideración más elevada que los B o C, por lo tanto asignamos mejor los recursos financieros de la empresa en lo que a inventario respecta.

Factor de Previsión de la Demanda: Los modelos de previsión de la demanda basados exclusivamente en medias son completamente insuficientes para obtener resultados óptimos. Factores como la tendencia, la estacionalidad o la irregularidad en la serie de ventas deben ser tratados con modelos estadísticos adecuados. Poder pronosticar la serie de ventas futura de forma que el software de planificación asigne a cada producto (o conjunto) un modelo distinto según su histórico, ha permitido mejorar considerablemente esta parte de la planificación.

Stakeholders

¿Quiénes son los principales beneficiarios de la Planificación?. La empresa en general se beneficia de un proceso de planificación más eficiente, pero algunos departamentos/actividades son claramente los grandes beneficiados por su impacto o implicación directa en el proceso

 

Aprovisionamiento: Una estimación de necesidades de aprovisionamiento más eficiente otorga una mejor posición negociadora frente a los proveedores permitiendo establecer relaciones colaborativas más estrechas que profundicen en el concepto win-to-win. Compartir información sobre cantidades totales a adquirir, lotes de compra, estacionalidades, tendencias, etc debe tener como objetivo una mayor flexibilidad en esta parte de la Cadena de Suministro para el cliente y una mejor adaptación del proveedor a las necesidades de éste.

Finanzas: El mantenimiento de un inventario más optimizado permite que el capital invertido en éste sea más eficiente. El aumento del nivel de servicio impacta directamente en la cuenta de resultados de la empresa, principalmente en la disminución del inmovilizado y mejorando el BAI por un incremento en el nivel de servicio.

Ventas: Como consecuencia de una mejor disponibilidad de stock, el nivel de rupturas de stock disminuye, mejorando la cifra de ventas, y quizá lo más importante, una mayor calidad de servicio ofrecida a nuestros clientes.

El Software

Muchas organizaciones se están dando cuenta que los métodos tradicionales de la predicción de la demanda soportadas en la gestión de hojas de cálculo, macros y tablas dinámicas vinculadas, ya no son suficientemente fiables, claras y productivas en un mercado tan volátil en continuo aumento de la actividades promocionales, ciclos de vida cada vez más cortos, plazos de suministro variables, clientes cada vez más exigentes, etc. Los procesos y la tecnología utilizada tradicionalmente se quedan obsoletos y es necesario renovar e innovar para mejorar.

Las organizaciones se encuentran en diferentes grados de madurez en cuanto al proceso de planificación de la demanda y existe una gran brecha entre las empresas líderes y las principiantes. Esta diferencia suele estar directamente relacionada con el uso de tecnología y herramientas de planificación. Por otra parte, los software de planificación “best-of-breed” también evolucionan a medida que evoluciona el mercado y las necesidades de las empresas, aportando cada día mayores funcionalidades y desempeño, permitiendo que la tecnología sea una parte fundamental para conseguir madurez en el proceso de planificación.

Considerando esta evolución como un elemento clave para satisfacer las necesidades del mercado, es importante preguntarnos: ¿Cuáles serían las principales características que debería tener una herramienta de gestión de la demanda actual, avanzada y funcional? Aquí encontraremos algunas:

1. Capacidades de cálculos estadísticos que han evolucionado desde modelos más simples basados en promedios hasta más complejos como Box-Jenkings y Redes Neuronales con la búsqueda y selección automática del algoritmo óptimo para cada referencia “Best Fit Method”

2. Posibilidades colaborativas enfocadas a crear un único plan de demanda con la participación de múltiples funciones (ventas, marketing, compras, finanzas, Operaciones…) dentro de la organización. Los sistemas actuales están cada vez más orientados a facilitar la colaboración y el intercambio con valor agregado para alinear los objetivos y conseguir una planificación consensuada. “Collaborative Planning

3. Potencial para modelar eventos (por ejemplo, las promociones de ventas, eventos de marketing o factores económicos), analizar y entender el impacto de estos eventos desde punto de vista financiero y de suministro, capacidades que faciliten el proceso de “Demand Shaping“.

4. Capacidad para incorporar la información del punto de venta, procesarla y saber utilizarla en el proceso de planificación, entender los factores que influencian la demanda “Demand Sensing

5. Posibilidad de incluir factores causales (por ejemplo, el clima, los desastres naturales, acciones de la competencia) en las previsiones de demanda.

6. Capacidad de unir el Plan Financiero con el Plan de Ventas y Compras y asignar las previsiones hasta el nivel de unidad de existencias (SKU). Más granularidad que permita mayor credibilidad de los planes. Las herramientas de planificación del futuro facilitan la implantación del proceso “Sales & Operations Planning” (S&OP).

7. Capacidad para simular el futuro y trabajar con diversos escenarios de forma sencilla. Hacer cambios sobre la base estadística del pronóstico y ver los resultados en cuestión de segundos “What-if analisis”.

8. Capacidad para gestionar gran volumen de datos de diversas fuentes y diferentes formatos, poder estructurarlos, ordenarlos para poder analizaros “Big Data“.

9. Capacidad analítica avanzada y Reporting automático de los indicadores de gestión, facilitando el control y aumentando la pro-actividad – “Business Intelligence” mirando hacia el futuro.

Además, las economías de escala, la globalización del conocimiento y el acceso a la información permiten que cada día sea más posible y factible adquirir estos tipos de aplicaciones que en el pasado solo era posibilidad para las grandes corporaciones.

Múltiples estudios han demostrado que las empresas con mayor precisión de la demanda, procesos de la planificación maduros y uso de tecnología innovadora, obtienen amplios beneficios y sacar provecho de ellos es decisión propia del negocio, ya que la gestión de la planificación de la demanda es algo que está aquí para quedarse y apoyar la organización.

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8 comentarios

  1. Hola Felipe,
    Primero que nada, gracias por tu articulo, es muy interesante. ¿Que marcas de software recomiendas que cumplan con las principales características que mencionas en tu articulo?.

    1. Hola Israel, Muy amable por tu parte y me satisface te haya gustado el artículo.

      Hay varios software interesantes. Depende del alcance o has dónde queramos que nuestro software llegue. Bajo mi punto de vista, todo software de planificación de la demanda debe gestionar los pronósticos, aprovisionamientos, inventarios. Ademas debe ser muy proactivo en términos de información y datos. Es decir generar informaciones relevantes (Business Intelligence) y que sirvan como soporte para el Sales & Operation Planning. Hay varios en el mercado y todo depende de la actividad de la empresa.
      Slim4 (Slimstock) es uno de los más completos y cubre muchos modelos de negocio.

      Un saludo

      Victor

  2. Hola Víctor, muy buen artículo, felicitaciones!!
    Cuáles son las métricas que se suelen manejar para la planificación de la demanda y el reaprovisionamiento de insumos al almacén para empresas del sector retail?

    Adicionalmente, cual consideras que es la mejor forma de medir el Forecast Accuracy ?

    Gracias

    Yl

    1. Hola Wolfang, Muy amable por tu parte y me satisface te haya gustado el artículo. La planificación tiene en el inventario y los pronósticos los principales KPI`s. Rotación, Costes. Forecast Accuracy
      Todo ello se puede establecer en distintos niveles (tienda, almacén central, canales de distribución, etc…). Lo impprtante de los insdicadores es que estén equlibrados entre ellos y no se establezcan objetivos contradictorios que puedan suponer conflictos de intereses entre departamentos.

      El MAPE y WMAPE para medir el Forecast Accuracy. Fáciles de calcular e interpretar. Todo el mundo los entiende..

      Un saludo

      Victor

  3. Hola,

    Cual seria la mejor manera para manejar una ruptura de stock o cual es la accion que se toma normalmente para estos casos.
    por otra parte el tener un gran stock implica perdida y el no tenerlo tambien como dirias que se consigue el balance perfecto entre tener el ¨perfecto stock¨

    1. Hola Arianna
      Para la gestión de Roturas de Stock no hay una sola medida. Depende de nuestra empresa y sector. Lo primero que debemos hacer es medirla correctamente. Es decir, saber cada cierto tiempo cuales han sido nuestras roturas por SKU (SKU, Cantidad, Valoración). Si tenemos bien segmentado nuestro catálogo, podremos identificar aquellas que son importantes (no todas lo son). Y a partir de ahí, buscar causas que lo provocan para luego tomar medidas.
      El stock óptimo no implica el 100 % de nivel de servicio en todos los productos porque ello nos llevaría a unos niveles de stock que ninguna empresa podría soportar. Vuelvo a lo dicho antes. Hay que segmentar el catálogo de productos (por ejemplo en un modelo ABC bidimensional) y asignar niveles de servicio en función de la importancia.
      También depende de como sea nuestra estructura o canales de distribución. ¿Un solo almacén? ¿varios almacenes? ¿almacenes y tiendas?

      En general, no encontraremos nunca una solución perfecta. Lo que si podemos hacer es implantar buenas prácticas y siempre, no lo olvidemos, medir.

      Victor Felipe

  4. ¿Cuales son esa tecnologías actuales que gestionan de la demanda y ademas, cumpla con todas estas caracteristcas que ustedes mencionan?. Tambien donde podria encontrar informacion sobre ellas.

    1. Hola Francisco. Existe una colección de sistemas que son capaces de ejecutar el proceso de planificador. Desde módulos sencillos en Excel hasta complejas aplicaciones informáticas. No hay mucha información disponible a nivel técnico sobre las mismas. Depende del tipo de información que necesites sobre este tipo de herramientas, puedo darte algunas indicaciones.

      Victor Felipe

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