Demand Planning

El exceso de inventario. ¿Por qué?

El exceso de inventario es uno de los problemas más comunes en empresas que almacenan stock para la venta (la gran mayoría), y no es otra cosa que la acumulación de stock en nuestros almacenes más allá de un nivel apropiado (u óptimo) y que en la mayor parte de las ocasiones se estima de una forma bastante elemental.  Esta acumulación de inventario no deseada se le denomina exceso de stock o sobre stock y se corresponde con productos cuya rotación es baja, hasta llegar a ser nula. En épocas recientes, debido fundamentalmente a la crisis que ha afectado a gran parte de los sectores económicos, se ha demostrado que un exceso de inventario provoca grandes problemas financieros a las empresas. El inventario forma parte de los activos de la empresa. Por lo tanto, la posesión de los mismos incrementa el valor de ésta. Pero estos activos están para su rápida salida a los mercados para los cuáles fueron adquiridos. Si esto no se produce, el equilibrio financiero de la empresa se deteriora. En pocas palabras, acumular producto en nuestros almacenes conlleva una serie de costes, que dependiendo de su magnitud, puede ser más que contraproducente.

Desde un aspecto logístico,  trabajamos para que el inventario se mantenga en unos niveles estables y ofrecer el mejor servicio al cliente. Esto se debe traducir en una mayor disponibilidad de producto. Es decir, queremos que cada línea de pedido que nos solicita un cliente pueda ser suministrada en ese mismo momento y no tener que esperar a reposiciones por Rotura de Stock. Pero este simple hecho a veces es mal interpretado, existiendo una tendencia natural a acumular inventarios de forma desproporcionada para suplir carencias que tenemos en otras áreas. Es más fácil para la empresa acumular inventarios (se trata solamente de aprovisionar más cantidad), que examinar a fondo su Cadena de Suministro   para determinar en qué fases realmente tiene los problemas que provocan este exceso de inventario.

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Efecto río del inventario. Fuente propia

Podemos comparar el nivel de stock con el caudal de un río. Cuando una empresa reduce sus niveles de stock (es decir, reduce el nivel del agua) en todo el proceso productivo y/o comercial, en una gran proporción y de una forma continuada, puede sufrir el llamado efecto río: el agua deja ver las rocas que interfieren el proceso. Por ejemplo, al ajustar al máximo nuestros niveles de stocks a la demanda, la empresa puede descubrir defectos de calidad, plazos de entrega excesivos, que la producción es poco flexible, que el transporte ineficiente; problemas que hasta entonces desconocía o a los que no prestaba atención. Puesto que pone al descubierto los  problemas, este fenómeno puede tener un efecto muy beneficioso (si se interpreta correctamente) en la empresa, ya que salen a relucir todas las ineficiencias antes enmascaradas por un stock sobredimensionado o excesivo.

¿Quién decide el nivel de inventario?

El inventario, en la mayor parte de las empresas, no tiene un único “dueño”. Son varios los departamentos que de forma directa o indirecta interaccionan con el mismo. Veamos quiénes son los principales beneficiarios de la tenencia de inventario.

(I) Logística. Es el principal gestor, ya que de forma habitual en las empresas, es quién controla la gestión física del mismo. Una vez llega al almacén, su control, verificación, custodia, movimientos, etc., depende de este departamento. Pero este control no significa decidir cuánto stock tenemos que tener. Si incluimos en Logística el proceso de planificación de la demanda, sí que interviene de forma más decisiva en la cantidad de inventario. La planificación es una parte importante para decidir de cuánto stock vamos disponer de forma permanente o en un periodo de tiempo, es decir, aprovisionar para tener la máxima disponibilidad teórica posible.

(II) Marketing y/o Ventas. Dos acciones son las que afectan de forma más directa al inventario. La primera es la decisión de qué productos son los que se incorporan al mercado, es decir, la creación de nuevos productos. Nunca está muy claro que aceptación tendrán en el mercado, por lo que la decisión de cuánto almacenar siempre es compleja al carecer de históricos. La segunda es la realización de campañas o promociones que conllevan una acumulación de stocks no previstos para atender el aumento de demanda en épocas determinadas.

(III) Finanzas. Decidir de forma general cuál debe ser el valor del inventario en la mayoría de las empresas se mantiene dentro del ámbito financiero. Una cifra global decidida en función de intereses contables y, a veces, no logísticos. Esta cifra, suele estar muy relacionada con la cifra de ventas. Aproximamos un valor medio de inventario basado en la cifra ventas, pero que puede distar bastante de lo que debe ser este valor óptimo (por arriba o por abajo!!!!).

(IV) Compras. La decisión de cuánto hay que comprar o aprovisionar afecta de forma muy directa al nivel de inventario, principalmente en el establecimiento de cantidades mínimas y/o lotes de compra. Estas cantidades pueden provocar que nuestro inventario esté muy por encima del óptimo previsto, cuestión que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta cuando realizamos las previsiones de nuestro valor óptimo.

Una vez que el producto entra a formar parte del activo de la empresa, puede comenzar el camino hacia el sobre stock. Diferentes causas son las que conducen a que parte de nuestro inventario termine siendo producto obsoleto.

Exceso de Inventario

¿Cuáles son los principales problemas que causan el exceso de inventario?

Como hemos visto antes, el inventario no tiene un propietario o gestor único. Por lo tanto, los problemas que puede causar el exceso de inventario también afecta a diferentes variables dentro de la empresa. Los podemos resumir en:

(I) Costes financieros. El problema más importante puede ser el coste financiero que supone para una empresa mantener unos niveles económicos elevados de stock. Bien desde el punto de vista del Working Capital (o Fondo de maniobra) como del rendimiento que se deja de obtener por no tener ese capital en inversiones más productivas.

(II) Costes logísticos. Un exceso de inventario genera unos costes de mantenimiento o posesión más elevados en forma de mayores costes de almacenaje e incremento de costes de manipulación interna.

(III) Obsolescencia. El exceso de inventario termina en la obsolescencia. Son existencias cuyo valor contable ha disminuido de forma parcial o total por su depreciación en el mercado al que va dirigido. Contablemente suponen pérdidas para la empresa en el año de la depreciación y generalmente se establecen provisiones de forma anual para evitar pérdidas no previstas.

(IV) Desabastecimiento. Mantener un elevado nivel de stock trae como consecuencia una “disfuncionalidad” del inventario total. Existen artículos de los que poseemos un valor excesivo provocando que no podamos mantener stock suficiente de otros más necesarios para nuestro ciclo de ventas.

(V) Nivel de servicio. El nivel de servicio global, entendido como la probabilidad de no sufrir rotura de stock, disminuye de forma importante. Paradójicamente, mantenemos un mayor nivel de inventario en nuestros almacenes pero un nivel de servicio bajo, deteriorando la calidad que pretendemos ofrecer a los clientes. Esto ocurre porque tenemos el inventario mal segmentado y se ha ido acumulando en referencias dónde ya no es interesante mantener stock.


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¿Cómo podemos mantener un nivel mínimo de exceso de inventario?

No existe uniformidad en los criterios a seguir para mantener un nivel bajo de sobre stock. Depende de la empresa y el sector en el que se realice la actividad, pero existe una obligación de crear el escenario para que los niveles de inventario permanezcan de forma constante en unos valores adecuados. De manera general, se pueden apuntar las siguientes acciones para un mejor control del exceso de inventario.

(I) Crear un sistema de valoración del exceso de inventario que de forma periódica nos ofrezca una valoración de la cantidad y valor del exceso por SKU y por línea de negocio. Este informe debe contener tanto detalle como necesitemos para entender la magnitud del problema. No poseer un sistema de indicadores que evalúen este dato puede conducir el inventario a niveles nada deseados.

(II) Elaborar de forma anual objetivos por líneas de negocio (si hubiera más de una) teniendo en cuenta las circunstancias propias del producto. Compras en países lejanos, evaluación de stocks de seguridad, ciclos de vida de producto, lotes de compra.

(III) Sistema de clasificación de artículos que nos permita controlar de forma eficaz aquellos productos que puedan tener una mayor probabilidad de generar exceso de inventario.

(IV) Coordinación eficaz con otros departamentos implicados en la adquisición y venta (Compras, Marketing, Ventas). Detectar posibles excesos de inventario a tiempo y establecer canales de comunicación con otros departamentos para buscar soluciones y salida al producto. Por ejemplo, planificar promociones y descuentos para productos que estén en fase de declive de ventas, negociar devoluciones a proveedores, buscar canales de exportación.

(V) Sistema de Planificación de la Demanda. Contar con un sistema informático avanzado de cálculo de necesidades de aprovisionamiento (Demand Planning System) es un factor clave para optimizar el inventario, de tal forma que busque el equilibrio entre el Stock y el Nivel de Servicio. Qué pedir, Cuándo pedir y Cuánto pedir.

 

¿Cómo se puede medir el exceso de inventario económico?

El exceso de inventario no tiene una única forma de medirse, y podríamos decir que cada empresa en función del sector que opera, puede mantener criterios de medición distintos.

Vamos a proponer dos formas de medir el exceso de inventario económico por cada referencia que tenemos stock almacenado.

(I) En función de la cobertura media. Podemos establecer un nivel de cobertura máximo a mantener por referencia. Todo el valor de inventario que exceda este valor se puede considerar exceso de stock.

Por ejemplo, podemos determinar que nuestra cobertura máxima admitida es de 3 meses. Si nuestro valor de cobertura del inventario nos da una cifra superior a 3, estaremos incurriendo en un exceso por la diferencia entre el valor obtenido y valor máximo.

CO (Mes) =   Stock Promedio  / Venta Promedio

Co (Real) = 5 meses

Cob (Objetivo) = 3 meses

Exceso de inventario (EI) = 5 – 3 = 2 meses

Valor Exceso de Inventario Económico = 2 x Coste Producto

(II) En función del Stock.

Si Stock > Stock de seguridad + 2*(Prev. periodo cobertura)

Valor Exceso de Inventario = Stock – Stock de seguridad + 2*(Prev. periodo cobertura)

Conclusiones

El exceso de inventario forma parte de la gestión de cualquier departamento de logística o supply chain. No es más que la suma de un conjunto de ineficiencias que se pueden producir en otras fases de la cadena de suministro, pero que solo se muestran en este valor de una forma más clara. Nunca será suficiente ni efectivo tomar medidas de reducción a corto plazo. Debemos trabajar con datos que nos permitan visualizar con mayor claridad dónde se encuentran los diferentes orígenes que causan este problema. El exceso de inventario no se comporta igual en todas las empresas que gestionan producto. Ni las causas ni las soluciones son las mismas, pero debe existir un control y seguimiento de este valor para poder tomar las medidas más adecuadas según sea nuestro modelo de negocio.

 

 

Víctor Felipe
Mi experiencia profesional de veinte años dentro del sector de la Logística me ha permitido adquirir un profundo conocimiento técnico del sector, en particular, en las áreas de cadena de suministro: Planificación de la Demanda, Aprovisionamientos, Transporte nacional e internacional, Gestión de Inventarios, Dirección de Proyectos Logísticos y de productividad, Subcontratación de Operaciones Logísticas mediante modelos 3PL. Certified Supply Chain Professional (APICS), Diplomado en Sistemas, Máster Dirección Logística y Producción, Dirección de Comercio Internacional, Six Sigma Project Lead y muchos proyectos logísticos detrás de mí. Logistics & Customer Service Manager en Praxair España, Imparto cursos y seminarios sobre Demand Planning & Inventory Compartir mi experiencia profesional y enriquecerme con la de otros es un gran objetivo.

8 comentarios

  1. Muchas gracias por el artículo.
    Es un tema muy delicado y difícil de solucionar. No queremos perder ventas por falta de material y tampoco queremos que nos sobre material, claro, lo queremos todo, por qué no!!!
    Mantener el inventario ajustado es un trabajo que no queremos pagar, sólo pedimos responsabilidades y el que se equivoca, paga. Esta situación no es agradable para nadie, nos dicen que no debemos tener miedo al error, pero cuando esto repercute en dinero, nadie se acuerda.
    A veces tomamos decisiones a través de las estadísticas, pero, esto falla, las ventas no suelen seguir una regularidad, tenemos que asumir un porcentaje de error y tener un máximo control, cometemos muchos errores que inciden en los desequilibrios de estock.
    Ventas siempre prevé vender más de lo que vende y compras se deja llevar por las gangas en los precios por cantidades.

    1. Hola Josep
      Comparto plenamente lo que has comentado. Una cosa es la teoría y otra la práctica. De acuerdo que ante falta de stock, el responsable es aquel que lo gestiona, aunque realmente es una responsabilidad compartida. En mi experiencia, el inventario no forma parte de una estrategia clara de mejora continua que implique a todos los beneficiarios del mismo. Esto conduce a que haya una tendencia natural a mantener una política optimista, es decir, mejor que sobre que no que falte.
      Insisto, creo que se debe una la no existencia de una estrategia compartida entre VENTAS, PRODUCCIÓN y LOGÍSTICA. Hace muchos años se desarrolló el S&OP con ese objetivo, pero sigue siendo un gran desconocido.

      También es importante la implementación de software de planificación y optimización de inventarios, cuestión que muchas empresas todavía desconocen.

      Victor Felipe

    1. Hola Jorge
      Básicamente, inventarios altos implican un mayor deterioro de la situación financiera de la empresa. Hay mayor cantidad de dinero “atrapado” en forma de inventario. El activo circulante tiene el fin de convertirse en efectivo a corto plazo dentro del normal funcionamiento del negocio, por ejemplo materias primas, productos semi-terminados, pr4oductos terminados, deudores, clientes…. El exceso de inventario tiende a alargar la disponibilidad inmediata del capital para las empresas, por lo que deterioramos lo que se conoce como Fondo de Maniobra. Además lleva asociado otros costes como puede ser el almacenamiento, costes del capital, etc.

      Bajo mi punto de vista, lo más complicado es determinar el inventario óptimo que debe tener una organización.

      Un saludo

      Victor Felipe

    2. Hola Jorge, respondiendo a tu pregunta, mantener inventarios tan altos significa que dispones de un gran capital financiero inmovilizado, con este sobre stock se da la siguiente problemática: Obsolescencia y caducidad, problemas de flujo efectivo, problemas de espacio y costos asociados, reducción de márgenes entre otras cosas. Las estrategias que se aplican entre las áreas de ventas, planificación y logística son vitales

  2. Hola Excelente articulo y muy claro es sus desventajas por los altos inventarios, estoy totalmente de acuerdo con ud, pero podrias explicarme por que dice que el inventario no forma parte de una estrategia clara de mejora continua?

    1. Buenos días Roberto, Gracias por tus comentarios. No se en que parte del artículo indico esas palabras o que frase te hace interpretarlo de esa forma. Lo que apunto en mi artículo es que las medidas a corto plazo por si solas no son válidas. El inventario debe formar parte de la estrategia de las empresas (Cuanto y Donde). Es más, diría que toda Cadena de Suministro tiene su base precisamente en lo ello. A partir de la decisión de Cuanto inventario debo tener y Donde lo debo situar, se generan los flujos logísticos y los costes que los acompañan.
      El exceso de inventario forma parte de toda empresa que almacena producto. Unas más otras menos dependiendo del sector y actividad. Tenerlo medido y controlado es fundamental.

      Un saludo

      Victor Felipe

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